Die 5-Why-Methode: Wie Sie mit 5 Fragen Licht ins Dunkel bringen

Eine breite Produktpalette, Konkurrenzdruck und gleichzeitig die Kundenzufriedenheit mit einer guten Qualität zu halten – die Messlatte liegt sehr hoch. Oft fehlt in der Entwicklung und in der Umsetzung die Zeit, Produkte ausreichend zu testen. Die Folge sind Fehler, die viele Ursachen haben können. In der Qualitätssicherung greift man auf eine simple Methode zurück, die versucht, Problemen tatsächlich auf den Grund zu gehen: Die 5-Why-Methode.

Wer es erfunden hat? Raten Sie mal – genau. Saichi Toyoda, Gründer des Automobilherstellers Toyota. Der Erfinder integrierte die 5-Why-Methode seiner Zeit in das Produktionssystem und legte damit einen wertvollen Grundstein, den man sich einfach zunutze machen kann – auch außerhalb des Produktionsumfelds.

Nicht immer ist die Lösung eines Problems offensichtlich erkennbar, manchmal liegt die tatsächliche Ursache tief im Verborgenen. Die Methode hat im Englischen auch den Namen „Root-Cause-Analysis“. Man versucht stufenweise mit Warum-Fragen der Wurzel des Problems auf den Grund zu gehen, weil man davon ausgeht, dass mehrere Kausalzusammenhänge ineinandergreifen.

Das System ist leicht erklärt, aber es steckt viel dahinter. Nimmt man sich wirklich Zeit, die Fragen mit Bedacht zu stellen und zu diskutieren, sind die Ergebnisse äußerst gewinnbringend.

Beschreiben Sie Ihr Problem so detailliert, wie möglich!

Je mehr Fakten Sie dabei sammeln, desto schneller gehen Sie der Ursache auf den Grund. Um welche Schwierigkeit handelt es sich, wann ist diese erstmalig aufgetreten und wie häufig? Wer hat es entdeckt und welche Folgen sind daraus entstanden? Es ist besonders wichtig, sich direkt vor Ort ein Bild zu machen. Das Prinzip wird im japanischen „Genchi Genbutsu“ genannt. Versuchen Sie quasi den Ort des Geschehens zu betrachten, mit allen tatsächlich betroffenen Beteiligten zu sprechen, und nicht aus der Ferne vom Schreibtisch aus zu beurteilen. Die Nutzung einer zentralen Wissensdatenbank kann hilfreich sein, um alle relevanten Informationen zusammenzutragen – gerade in großen Unternehmen.

Vermeiden Sie es in dieser Phase, Annahmen zu treffen – Sie könnten falsche Schlüsse ziehen.

Verstehen Sie den Zusammenhang und verlieren Sie nicht die Geduld!

Hier kommt die 5-Why-Methode zum Einsatz. Stellen Sie nach und nach Warum-Fragen, um sich an den Wirkungszusammenhang heranzutasten. Das funktioniert für viele Unternehmensbereiche, in der Produktion, aber auch im Alltag.

Problem: Herr Schäfer kommt zu spät zur Arbeit.

Umkehrschluss: Wenn Herr Schäfer Streit mit seiner Frau hat, dann kommt er zu spät zur Arbeit. Geben Sie nicht auf, solange Sie nicht zur echten Ursache vorgedrungen sind. Manchmal sind drei Fragen nötig, manchmal fünf oder mehr, um Sie auf die richtige Erkenntnis bringen.

Entwickeln Sie passende Maßnahmen!

Was trägt dazu bei, das Problem abzustellen und wer kann welche Maßnahme umsetzen? Wie lange wird das dauern und welche Folgen wird die Umsetzung haben? Herr Schäfer sollte den Streit mit seiner Frau beilegen.

Bleiben Sie stetig am Ball!

Betrachten Sie nachträglich, ob Ihre Schritte langfristig Wirkung zeigen. Sollten Sie nachbessern? Hat sich daraus eine andere Schwachstelle ergeben?

Oft wird der Zyklus von Fragen zu früh abgebrochen. Die echte Ursache ist dann nicht wirklich beseitigt und es kommt nach einiger Zeit wiederholt zu Schwierigkeiten.

Sie können es testen: Funktioniert der Umkehrschluss Ihrer Annahmen, so sind Sie wahrscheinlich am Ende der Kausalkette angelangt.

Man sollte sich bewusst machen, dass mit Hilfe der 5-Why-Methode nur eine Ursache für eine Problemstellung gefunden wird, doch oft gibt es verschiedene Gründe, die Auslöser sind. Eine Alternative ist beispielsweise das Anfertigen eines Ishikawa Diagramms. Es ermöglicht die Darstellung mehrerer Haupt- und Nebenursachen, die zur Lösung beitragen. Aufgrund des Designs wird es auch häufig Fischgrät- beziehungsweise Fishbone-Diagramm genannt.