Grundidee von Lean Management: Das müssen Sie für den Anfang wissen

30. December 2016
Produktion
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Lean Management war viele Jahre lang der Trend in Unternehmen: Jeder versucht sich an den Methoden und Tools, dabei hat sich die Philosophie längst entwickelt und geht weit über die Tore von Produktionshallen hinaus in administrative Bereiche. Lean Management ist ein wirksames Erfolgskonzept – das macht neugierig. Erfahren Sie in unserem Beitrag, woher Lean Management kommt, welche Prinzipien es beinhaltet, wie Sie Kritiker davon überzeugen und Mitarbeiter begeistern.

Lean Management kurz und knapp erklärt

Die Wurzeln der Idee liegen etwa 60 Jahren zurück. Bei dem japanischen Autobauer Toyota suchte man nach stetiger Optimierung und effizienteren Produktionsverfahren, in der Hoffnung, die eigene Fertigung so schlank wie möglich zu gestalten. Dafür holte man sich unter anderem Ideen in den USA, wo Henry Ford gerade die Serienfertigung seines T-Modells erfunden hatte.

Bei Toyota entwickelte man die Ideen weiter und schuf daraus eine eigene Denkweise, die in den 80er Jahren mehr und mehr die Produktionssysteme der ganzen Welt erobert hat: Das Toyota-Produktionssystem. Grundlage dieser Philosophie ist eine Fertigung ohne Verschwendung. Daher rührt auch der Begriff „lean“, der sich wörtlich aus dem Japanischen mit „schlank“ übersetzen lässt.

Man versteht ein ganzheitliches System, in welchem bedarfsgenaues Produzieren, effizient, ohne Fehler und so genau wie möglich die oberste Zielsetzung ist. Diese Idealvorstellung ist aber ein nicht zu erreichendes Ziel, denn man verfolgt eine stetige Verbesserung, in der Überzeugung, dass es immer weiteres Optimierungspotenzial gibt.

Zusammengefasst kann man sagen, dass folgende Kernelemente das Lean Management bestimmen:

Minimierung von Verschwendung

Kundenorientierung

Kostenersparnis

Optimierte Abläufe

Optimierte Prozesse

Die 4 Prinzipien des Lean Management

In den 80er und 90er Jahren hat sich die Literatur umfassend mit dem Modell beschäftigt und die Methoden und Kernaussagen zu einer theoretischen Denkweise zusammengefasst. Es werden vier Lean Prinzipien gelehrt, nach denen der Produktionsprozess gestaltet sein muss:

 

1. Der Kunde steht im Zentrum der Aktivität

Fokussiert man sich auf dessen Wünsche und Anforderungen, ist das die Grundlage für die richtige Ausrichtung eines Prozesses.

 

2. Die Identifikation des Wertstroms

Darunter versteht man die Zerlegung der Abläufe in Teilbereiche, die durchdacht und analysiert werden. Alle Prozesse innerhalb der Wertschöpfungskette müssen am Ende auf diesen Wertstrom ausgerichtet werden.

 

3. Das Fluss-Prinzip

Dieser Wertstrom soll möglichst ohne Unterbrechungen und Verzögerungen, also in einem stetigen Fluss, laufen.

 

4. Das Pull-Prinzip

Diese harmonische Kette läuft rückwärtsgerichtet, da jede Aktivität vom Startpunkt des Kunden, also von dessen Bestellung, ausgeht. Im Idealfall gibt es also keine Lagerung, keine Verzögerungen und keine Wartezeiten, weil genau jedes Teil, das gerade gebraucht wird, in einem stetigen Fluss harmonisch genau an dem Ort ist, an dem es gerade gebraucht wird.

Der Kontinuierliche Verbesserungs-Prozess (KVP)

Lean Management sieht ständige Verbesserungsmöglichkeiten, durch neue Methoden, Ideen und Lernprozesse. Man gibt sich nicht mit dem Bestehenden zufrieden. Insofern wird es nie einen Optimalzustand geben, sondern die Lösungen werden ständig weiterentwickelt.

Viele Methoden und Prinzipien, auf dem Weg zur Lean-Kultur

Um diese Prinzipien zu erreichen, hat man im Laufe der Zeit zahlreiche Methoden und Tools beschrieben, die zur Unterstützung der Umsetzung dienen. Kanban, die 5S-Methode oder Heijunka sind einige davon – es gibt aber unzählige Begriffe, die im Zusammenhang mit Lean Management genannt werden.

Dazu werden sieben Arten der Verschwendung definiert – die sogenannten Mudas – definiert, die dabei helfen sollen, zu verstehen an welchen Stellen im Prozess Effizienzverluste lauern.

Das Anwenden und Verstehen von Methoden und Tools ist nicht ausreichend, um Lean Management im Unternehmen zu etablieren. Vielmehr kommt es auf eine Verinnerlichung und ein tiefgehendes Verständnis an. Führungskräfte und Mitarbeiter müssen die Philosophie zu einer Kultur im Unternehmen werden lassen und zu gelebter, ständiger präsenter Denke verankern, damit langfristiger Erfolg möglich ist. Und dies ist ein schwieriger Pfad, an dem schon so mancher Lean Manager sich die Zähne ausgebissen hat.

6 einfache Tricks, um Ihre Mitarbeiter für Lean Management zu begeistern

Alle Mitarbeiter zur Einführung von Lean Management zu motivieren, stellt viele Unternehmen vor große Herausforderungen. Es braucht demnach viel Geduld und eisernen Willen, aber auch fähige Führungskräfte, damit der Erfolg nachhaltig werden kann. Hier haben wir ein paar einfache Tipps, damit es Ihnen gelingt, Ihre Mitarbeiter von Lean Management zu überzeugen.

 

1. Einbeziehen

Wenn Sie Ihre Mitarbeiter an der Entscheidungsfindung und der Prozessverbesserung teilhaben lassen, dann wächst die Begeisterung ganz von selbst. Das eigene Einbringen von Ideen und Verbesserungsvorschlägen weckt ein Gefühl von Zugehörigkeit, das ist unser Projekt und wir zusammen können etwas bewegen. Dann werden Veränderungen aktiv unterstützt und selbst entwickelt. Führungskräfte unterstützen die Mitarbeiter dann lediglich dabei, sich selbst zu verbessern. Es ist immer einfacher, selbst Erfahrungen zu sammeln, als den Vorgaben anderer zu folgen.

 

2. Anerkennung und Verständnis

Die Einführung von neuen Ideen und Methoden ist immer mit Skepsis verbunden. Bringen Sie Ihren Mitarbeitern Anerkennung entgegen, wenn diese sich bemühen, etwas anzupacken. Es wirkt Wunder, wenn der Chef Verständnis für Wünsche und Ängste entgegenbringt und einfach mal zuhört. Wenn Sie als Chef wissen, wo der Schuh drückt und welche Probleme jeder einzelne hat, dann werden Sie bei Ihren Mitarbeitern viel schneller Bedenken ausräumen können.

 

3. Vorleben und Befähigen

Ein konsequenter Chef, der mit gutem Beispiel voran geht und die Lean Prinzipien selbst lebt, wird ernst genommen und respektiert – und so auch seine Forderungen. Halten Sie sich auch selbst daran, auch wenn gerade keiner hinsieht – Sie müssen die Lean Kultur leben und andere dazu befähigen, dies auch zu tun!

 

4. Präsenz zeigen

Es heißt nicht umsonst „Mitarbeiter“: Ein Chef zum Anfassen, der zusammen mit dem Arbeiter an der Maschine steht und die Probleme und Prozesse betrachtet, wird ganz anders wahrgenommen und einbezogen. Wichtig ist dabei, dass keine Kultur von Angst oder Kontrolle entsteht. Es geht lediglich darum ein gemeinsames Bewusstsein für die Anliegen und Prozesse zu entwickeln.

 

5. Transparenz und nachvollziehbare Entscheidungen

Wer eine Kultur von Offenheit und Transparenz pflegt, der wird schnell merken, dass er dies auch im Gegenzug von seinen Mitarbeitern bei der Einführung neuer Methoden erntet.

 

6. Marketing für Ihre Lean Erfolge

Transparenz gilt auch für Erfolge. In der Regel starten Unternehmen ihre Lean Management-Aktivitäten in mehreren Schritten. Wenn die ersten Abteilungen Erfolge aus anderen Teams sehen und erkennen, dass es wirklich funktioniert, dann wird dort wesentlich weniger Überzeugungsarbeit notwendig sein. Die Neugier für Veränderungen wird gefördert. Deshalb: Machen Sie Marketing mit Ihren Erfolgen und kommunizieren Sie, was Sie geschafft haben!

Herausforderungen, die im Zentrum von Lean Management stehen

Damit ein System entsteht, das ohne Verschwendung, kostenoptimiert und kundenorientiert funktioniert, müssen alle Ansätze miteinander ergänzt werden. Nur so kann der Grundgedanke des Lean Managements funktionieren. Leider klappt die Umsetzung nicht immer sofort, da es einige Hürden gibt, die in einem Unternehmen erst überwunden werden müssen:

Alte Arbeits- und Denkweisen

Mangelnde Teamfähigkeit

Fehlende Kooperationsbereitschaft des Geschäftsführers

Zu schnelle Umsetzung oder mangelnde Kenntnisse über das Lean Management führen nicht zum erwünschten Erfolg

Nicht einheitliche Kostenvorstellungen, mangelndes Verständnis von Qualität oder verbesserungswürdiges Kundenverständnis stehen ebenfalls dem Erfolg im Wege.

Kritik an Lean Management: Gegenargumente für Skeptiker

Die Überzeugungsarbeit, die Lean Manager täglich leisten, ist wahrscheinlich eine der größten Herausforderungen auf dem Weg hin zur Lean Kultur. Gerade in administrativen Bereichen müssen die Methoden und die Philosophie den Mitarbeitern nähergebracht werden, die vielleicht noch kein oder wenig Verständnis dafür haben. Mit diesen Kritikpunkten werden Sie höchst wahrscheinlich konfrontiert.

Der Schwerpunkt liegt lediglich darauf, Verschwendung zu reduzieren.

Kritische Stimmen werfen dem System vor, die Mitarbeiter zu kontrollieren und zu überwachen. Durch den Fokus auf die Verschwendung  würden Unternehmen einen Rückschritt weg vom eigenverantwortlichen Handeln einleiten und damit Kreativität und Eigeninitiative einschränken. Andere wichtige Aspekte geraten außerdem in den Hintergrund, wie zum Beispiel das Wohlbefinden der Mitarbeiter. Beispielsweise könnte man zusätzliche Mitarbeiter wegrationalisieren, die sich um soziale Aspekte oder Lieferantenpflege kümmern, weil die Lean-Kultur diesen Dingen gar keinen Raum lasse.

Stress und Belastung bei den Mitarbeitern nehmen zu.

Durch die zunehmende Anwesenheit der Führungskräfte auf dem Shopfloor und deren Monitoring befürchten Gegner der Methoden einen negativen Effekt auf das Arbeitsklima. Man befürchtet, dass unnötig Druck erzeugt werden könnte.

Die Fehlerkultur leidet.

Fehler machen sollte erlaubt sein und nicht durch die ständige Forderung nach Null-Fehler-Kultur zu einem Performancedruck führen. Lean-Kritiker werfen dem Drang nach stetiger Verbesserung aber genau das vor. Oft sei es aber gar nicht mehr möglich, sich unter den gegebenen Umständen, der Infrastruktur oder der Ressourcen-Verfügbarkeit noch weiter zu steigern.

Lean ist nicht zukunftsgewandt.

Der Fokus der Lean Aktivitäten richtet sich nach Meinung von Kritikern überwiegend auf das hier und jetzt, somit verliert sich der Blick auf das große Ganze.

Lean ist kein Modell der Standards.

Die vielen Einzelmaßnahmen wie KanbanHeijunka, oder Just-in-time sind vielen Kritikern ein Anlass, das Fehlen eines allgemein gültigen Modells zu bemängeln. Es gibt keinen ganzheitlichen Prozess, der die Eliminierung von Verschwendung zulässt. Vielmehr würden die Tools Verwirrung stiften, weil sie sich ähneln und man den Zweck der jeweiligen Methode nicht mehr zuordnen kann.

Effektiv nur, wenn alle mitziehen.

Der Erfolg von Lean Management ist maßgeblich mit dem Verständnis und der Fähigkeit der Mitarbeiter verknüpft. Wenn nur ein Teil dieser beteiligten Personen nicht mitzieht, wird das ganze System Lean instabil.

 

Unser Rat für den Umgang mit diesen Äußerungen

Zeigen Sie Erfolge auf und belehren Sie Ihre Kritiker eines Besseren. Legen Sie Ihren Mitarbeitern Studien und Erfolgsbeispiele vor.

Schulen Sie Ihre Führungskräfte, damit die Anwesenheit auf dem Shopfloor eben genau nicht als Kontrolle wahrgenommen wird, sondern als Chance für die Mitarbeiter, Fragen zu stellen. Die Chefs sollten teilhaben, Fragen beantworten und sich mit den Ängsten und Sorgen der Mitarbeiter beschäftigen anstatt diese zu bevormunden.

Bilden Sie sich weiter! Lean Management ermöglicht gerade den Blick auf das große Ganze, wenn man es als eine Unternehmenskultur etabliert. Aber dafür braucht man Nachhaltigkeit und Geduld. Lassen Sie sich von der Kritik nicht entmutigen.

Innovation und Fortschritt wird durch Lean Management explizit ermöglicht. Methoden wie PDCA und Shopfloor-Management sind gerade dazu da, das Wissen, das in den Mitarbeitern an erster Front steckt, ans Tageslicht zu fördern.

Viele der Kritikpunkte betreffen die Einführung und die Umsetzung und nicht die Methoden an sich. Legt man also auf die Planung, Implementierung und die Schulung der Mitarbeiter, insbesondere die der Führungskräfte, besonderen Schwerpunkt, sind die Hindernisse schon weitestgehend aus dem Weg geräumt.

Lean Management und kein Ende: Auf dem Weg zum Lean Business System mit der Change Formel

Kathrin Saheb hat im Rahmen ihrer Erfahrung als Beraterin viele Unternehmen bei der Umsetzung von Lean Management begleitet. Sie gibt hier einen spannenden Einblick, warum die Philosophie aktueller denn je ist und wie Sie die Implementierung mit einer einfachen Faustformel in Ihrem Bereich umsetzen können.

 

Warum beschäftigen wir uns immer noch mit Lean Management? Seit der Veröffentlichung von Womack und Jones* in den 90er Jahren des letzten Jahrtausends gibt es kaum noch Unternehmen, die das Thema Lean noch nicht auf der Agenda hatten. Wäre es nicht langsam Zeit sich anderen, neueren und innovativeren Managementansätzen zuzuwenden?

Ein wichtiges Argument dagegen ist, das Lean Management nicht aus klar definierten Projekten mit konkretem Anfang und Ende besteht, sondern bei erfolgreicher Implementierung in den Aufbau einer neuen, „Lean“ Unternehmenskultur mündet, die ständig weiter zu entwickeln und zu verbessern ist. Und das ist oft noch nicht gelungen. Viele Lean Initiativen sind im Stadium der Optimierung einzelner Unternehmensbereiche, meistens mit Start in der Fertigung. Aber um die mit Lean verbunden Potenziale komplett zu heben, sollten alle Bereiche nach Lean Kriterien gestaltet und das Lean Business System eingeführt werden. Denn Verschwendung und unabgestimmte Prozesse findet man ja nicht nur in der Produktion, sondern meistens auch in allen anderen Unternehmensbereichen.

Oft wird auch übersehen, dass jede Lean Implementierung substantielle Verhaltensänderungen von den Mitarbeitern und Führungskräften erfordert. Und für Verhaltensänderungen braucht man mehr Zeit und Unterstützung als für die Einführung neuer Tools und Techniken. Dazu gibt es eine sehr hilfreiche Change Formel von zwei amerikanischen Soziologen (Dannemiller & Tysen**), mit der die Erfolgsaussicht einer Veränderung im Vorfeld bewertet werden kann und aus der ersichtlich wird, an welchen Schalthebeln der Veränderungsprozess noch konkret unterstützt werden sollte.

Diese Formel lautet:

R < D x V x F

R esistance ist der zu erwartende Widerstand bei einer Veränderung

issatifaction bezeichnet die aktuelle Unzufriedenheit mit einer Situation

ision ist die Vorstellung eines besseren Zustandes

irst Steps ist der Glaube an die Umsetzbarkeit der Veränderung

Für jede erfolgreiche Veränderung braucht man also eine gewisse Unzufriedenheit mit der bestehenden Situation sowie eine Idee, wie es besser sein könnte und den Glauben, dass Verbesserungen im eigenen Unternehmen auch realisierbar sind.

Deshalb ist beispielsweise in Organisationen, denen es sehr gut geht, so gut wie keine Veränderungsbereitschaft vorhanden.


K. Saheb, Saheb Consulting

Mit dieser Formel können neben der gesamten Lean Implementierung auch alle kleineren und größeren Teilprojekte bewertet und geplant werden. Nehmen wir als konkretes Beispiel die Einführung von 5S auf dem Shopfloor. Meistens ist die Begeisterung der Mitarbeiter dafür zunächst überschaubar. Aber je größer der zu erwartende Widerstand, desto hilfreicher ist die Arbeit mit der Formel. Zunächst gilt es herausfinden, wo die Mitarbeiter selbst mit ihren Abläufen oder dem Arbeitsumfeld unzufrieden sind (Dissatisfaction). Dann ist es die Aufgabe des 5S Moderators oder der Führungskraft, die Mitarbeiter für mögliche Verbesserungen zu begeistern (Vision) und ihnen gleichzeitig Unterstützung bei der Umsetzung von Verbesserungen zuzusichern (First Steps). Bei einer 5S Einführung könnten mit der Formel beispielsweise die folgenden Punkte gemeinsam herausgearbeitet werden:

D: Die Mitarbeiter müssen ständig ihre Werkzeuge suchen, haben lange Wege und Wartezeiten

V: Alle Arbeitsmaterialien sind an einem festen Platz, sichtbar gekennzeichnet und verfügbar, kurze Wege und kaum noch Suchzeiten

F: Die Mitarbeiter erhalten Zeit, notwendige Ressourcen und sonstige Unterstützung durch das Management

Der anfängliche Widerstand wird in der Regel so deutlich reduziert und durch motivierte Mitarbeiter können Lean Projekte reibungslos umgesetzt werden.

Um jetzt wieder auf die Eingangsfrage nach der Aktualität des Lean Management zurückzukommen: Ja, Lean ist nach wie vor brandaktuell und es bleibt noch sehr viel zu tun auf dem Weg zur Lean Company und zum Lean Business System.

Lean-Erfolgstools: Ausgewählte Methoden für Ihren Erfolg

Sowohl für Lean-Neu- und Quereinsteiger als auch diejenigen, die Ihre Lean-Kenntnisse auffrischen möchten, erläutern wir nützliche Erfolgstools von Grund auf und geben Tipps für einen erfolgreichen Einsatz.

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