Keine Angst vor dem Berufseinstieg in die Assistenz

Lieber overdressed als underdressed
Man steht morgens vor dem Kleiderschrank und weiß nicht so recht, wie genau man am ersten Tag auftreten soll. Hilfreich ist hier sich an das Vorstellungsgespräch zu erinnern: Wie waren Ihre Gesprächspartner gekleidet? Wie konservativ oder leger ist das Unternehmen beziehungsweise die Branche? Generell gilt immer die Devise: Seien Sie am ersten Tag besser overdressed als underdressed.

Vermeiden Sie unnötigen Zeitdruck
Wenn Sie um 9:00 Uhr zu Ihrem ersten Arbeitstag antreten sollen, seien Sie besser fünf bis zehn Minuten vorher anwesend. Kalkulieren Sie beim Anfahrtsweg mögliche Staus oder Bahnausfälle mit ein, um auf der sicheren Seite zu sein. Fast nichts wird einem Vorgesetzten oder Kollegen länger im Gedächtnis bleiben als die Unpünktlichkeit am ersten Arbeitstag.

Duzen oder Siezen?
In vielen Unternehmen hat sich mittlerweile die Duz-Kultur etabliert. Gerade als Assistenz sind Sie auch abteilungsübergreifend die Schnittstelle zwischen Vorgesetzten und Team. Hier sollten Sie zunächst das „Sie“ verwenden – auch wenn sich alle anderen duzen. Es gibt kaum einen größeren Fauxpas, als hierarchisch höher gestellte Mitarbeiter zu duzen, ohne dass sie es Ihnen angeboten haben. Warten Sie lieber ab, bis sich die Kollegen Ihnen vorgestellt und das „Du“ angeboten haben, im Zweifel verwenden Sie besser immer das „Sie“.

Zeigen Sie Engagement
Schließen Sie sich nicht in Ihrem Büro ein und kapseln sich von Kollegen ab. Seien Sie ansprechbar und hilfsbereit, sofern Sie es schon sein können. Als Assistenz sind Sie oft die gute Seele des Teams und je nachdem wie Ihre Vorgänger den Job gehandhabt haben, haben die Kollegen einige Ansprüche. Wichtig hierbei: Lassen Sie sich nicht schon direkt am ersten Tag ausnutzen aber nehmen Sie erstmal alle Arbeitsaufträge an – im Nachgang können Sie diese mit Ihrem Vorgesetzten besprechen und abstimmen, wofür genau Sie zuständig sind.

Sie können nicht alles wissen – Fehler sind menschlich
Gerade junge, ambitionierte Berufseinsteiger wollen von Anfang an alles perfekt machen. Halten Sie sich bitte vor Augen, dass Sie noch nicht alles wissen können und auch jeder dafür Verständnis haben wird. Seien Sie motiviert und ambitioniert, zeigen Sie Willensstärke aber machen Sie sich – gerade in den ersten Tagen – keinen Druck.

Suchen Sie sich einen Mentor
Als Berufseinsteiger haben Sie in der Ausbildung oder dem Studium viel theoretisches Wissen beigebracht bekommen. Wenn es darum geht sich im Büroalltag zurechtzufinden, sei es die richtige Verhaltensweise bei PC-Problemen, Krankmeldung oder Urlaubsanträgen, können schon mal Fragezeichen aufkommen. Suchen Sie sich hierfür einen Mentor aus dem Team, denn gerade als Assistenz werden Sie oftmals der erste Ansprechpartner für Externe und Kollegen sein! Der Mentor muss nicht zwingend ein Kollege sein, der fachlich mit Ihnen in Verbindung steht, sondern jemand der sich im Unternehmen auskennt und Ihnen allgemeine Vorgehensweisen und Prozesse erklären kann. Wenn er natürlich auch mit Fachwissen und Insiderinfos aus der Branche glänzen kann, sind Sie für den Berufseinstieg perfekt gewappnet. Viele Unternehmen stellen einem Neuankömmling auch direkt einen Mentor zur Seite, der sie in der ersten Zeit an die Hand nimmt.

Lassen Sie sich nicht ausnutzen
Viele Teammitglieder sehen junge Kollegen, die dazu noch neu sind und gerade erst die Ausbildung oder das Studium abgeschlossen haben, oft immer noch als Azubi oder Praktikant. Beziehen Sie hier klar Stellung: Sie haben einen hochwertigen Abschluss und sind nun nicht mehr ausschließlich für Kopierarbeiten zuständig. Aber wirken Sie dabei bitte nicht arrogant!

Nutzen Sie Ihre Erfahrungen
Als Quereinsteiger haben Sie den Vorteil, dass Sie das Berufsleben bereits kennen, auch wenn die Tätigkeit neu sein mag. Sie wissen, wie Sie sich gegenüber Chefs und Kollegen verhalten und sind damit Berufseinsteiger um einiges voraus. Nutzen Sie also Ihre Erfahrungen – vielleicht können Sie mit Ihrem Fachwissen aus anderen Bereichen glänzen und bestehende Probleme lösen. Lassen Sie andere wissen was Sie vorher gemacht und dadurch gelernt haben.

Halten Sie sich mit Verbesserungsvorschlägen zurück
Nett gemeint aber trotzdem oft verpönt: Verbesserungsvorschläge von Neuankömmlingen à la „Das haben wir in meiner alten Firma so und so gemacht“ kommen in den ersten Tagen nicht gut an. Halten Sie sich zurück aber notieren Sie Ideen, die Prozesse optimieren oder anderweitig die Arbeit erleichtern könnten, wenn Sie mit diesen schon bei vorigen Arbeitgebern gute Erfahrungen gemacht haben.

Bilden Sie sich weiter
Als Quereinsteiger haben Sie es oftmals schwerer im Vergleich zum Branchenkenner. Davon sollten Sie sich jedoch nicht entmutigen lassen, da es heutzutage eine Vielzahl an Informationsquellen gibt, die Ihnen den nötigen Input geben können, um sich schnell in den Assistenz-Alltag einzuarbeiten. Zum einen gibt es spezifische Trainings, wie zum Beispiel unser „Perfekte Management-Assistenz“ Seminar (weitere Infos finden Sie am Ende des Artikels). Hiermit erwerben Sie Fachkenntnisse, die Sie für den Office-Alltag benötigen. Zum anderen gibt es einige kostenlose Online-Quellen, die wichtige Informationen liefern. Eine Anlaufstelle hierfür ist unser Sekretariats- & Assistenz-Blog, auf dem Sie sich gerade befinden. Wir versorgen Sie mit regelmäßigen Updates, Infos über die neusten Trends und geben Tipps rund um die Themen Sekretariat und Assistenz.