Assistenz in der Geschäftsführung: Tipps & Tricks für Ihr Daily Business auf C-Level

Überdurchschnittliche Leistungsbereitschaft, sicheres Auftreten und eine ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit – all das wird von der Assistenz in der Geschäftsführung erwartet. Doch mit welchen Herausforderungen muss man als Assistenz auf C-Level rechnen und wie hat sich der Beruf im Laufe der Zeit gewandelt? Antworten und Tipps für die Arbeit auf Führungsebene gibt uns Marit Zenk im Interview.

Wenn es in der Chefetage stressig wird: Haben Sie Tipps, um in turbulenten Situationen die Ruhe zu bewahren und trotz voller To-do-Liste alle Aufgaben souverän zu meistern?

Defokussieren! Für gewöhnlich nimmt unsere Leistungsfähigkeit im Laufe des Tages ab. Wir müssen uns immer mehr konzentrieren, um den Fokus zu halten und das macht uns zunehmend enger in der Wahrnehmung. Damit verlieren wir den Überblick. Jetzt heißt es, zu defokussieren. Also raus aus der

Situation. Ich nenne das auch den „Kopf lüften“ durch eine Unterbrechung. Pausen ermöglichen uns, den Blick auf das große Ganze zurückzugewinnen und die Prioritäten neu zu ordnen. Mehr Tipps sind in meinem Buch „Der Anti-Stress-Trainer für Assistenzen – mit Souveränität und Gelassenheit das Sekretariat meistern“ zu finden. Das bekommen übrigens die Teilnehmer des Seminars „Assistenz in der Geschäftsführung“ geschenkt.

Was raten Sie Assistenzen, die von Natur aus eher zurückhaltend sind? Haben Sie Tipps, damit sie mehr aus sich herauskommen und so auch auf C-Level bestehen können?

Schön, dass Sie das fragen! Ich erinnere mich an eine Assistentin, die mir sagte, dass sie nicht so gern im Vordergrund stünde und deswegen auch gern als Assistenz arbeiten würde. Wer auf C-Level arbeitet, sollte sich an die erste Reihe gewöhnen. Auch wenn Zurückhaltung eine vornehme Tugend ist, so gehört es zum Jobprofil, so manches Mal für seinen Chef in die Bresche zu springen. Verantwortung für sich selbst und andere zu übernehmen heißt ebenso, seinen Standpunkt deutlich zu machen, Grenzen aufzuzeigen und Dinge einzufordern. Wem es noch schwerfällt, seine Meinung zu verbalisieren empfehle ich, sich mit seiner Rolle als Assistenz detailliert auseinanderzusetzen: Was erwartet die Assistenz von sich selbst und was erwarten die anderen von ihr? Diese zwei Grundfragen inklusive der sich ergebenen Schnittmenge dürften die Assistenz motivieren, sich mehr zu öffnen. Nur, wenn sie sich ausprobiert, wird sie erfahren, wie sich ihre eigene Wirkung erhöht und welchen Erfolg sie damit hat.

Welche drei Eigenschaften sollte die perfekte Assistenz in der Geschäftsführung Ihrer Meinung nach haben, um den anspruchsvollen Arbeitsalltag souverän meistern zu können?

Und warum genau diese drei Eigenschaften? Professionalität, Integrität und Resilienz. Professionell ist für mich, wer seinen Alltag souverän meistert, zuverlässig und verschwiegen ist. Wer integer ist, ist einfach unbestechlich, vertrauenswürdig und loyal. Resilient bedeutet für mich, widerstandsfähig im besten Sinn zu sein, durch Selbstreflexion, Ressourcen- und Zielorientierung mit viel Gelassenheit, Energie und Toleranz. Das wäre perfekt!

Wie sehr hat sich der Beruf der Assistenz in der Geschäftsführung Ihrer Meinung nach gewandelt?

Was wird heutzutage von ihr abverlangt? Sowohl früher als auch heute unterscheiden wir zwischen einer Eins-zu-eins-Betreuung und der Pool-Situation. Während das 1:1 seinerzeit meist mit Status und Macht zu tun hatte, rechtfertigt sich dieser optimale Betreuungsschlüssel heute durch die Vielfalt der Aufgaben einer Geschäftsführungsassistenz. Neben den klassischen Sekretariatsaufgaben erledigt die moderne Assistenz immer mehr Sachbearbeitungsaufgaben, die ihr deutlich mehr Tiefe und somit fundierteres Wissen abverlangen. Parallel dazu sehe ich bei ihr mehrere Rollen anhängig, zum Beispiel die Imageberaterin des Chefs, Vermittlerin/Übersetzerin zwischen Chef und Kollegen, Koordinatorin, Seismograf fürs Betriebsklima und vor allem die Repräsentantin des Unternehmens. Das bringt mehr Verantwortung mit sich und erhöht den Leistungsdruck. Apropos Verantwortung… diese ist auch der Grund, warum ich meinen Kunden gern von einer Pool-Lösung abrate. Oft fühlen sich alle oder niemand verantwortlich, wenn Arbeiten auf mehreren Schultern verteilt werden.

Um Missverständnisse zu vermeiden, braucht es bei einem Pool-Sekretariat klare Strukturen und eine zielgerichtete Kommunikation, damit jeder weiß, was er machen soll und nichts durchrutscht. Ohne dies ist es auch für die Assistenzen sehr unzufriedenstellend. Daher kann man zusammengefasst sagen, dass gerade die Assistenz, die mit den unterschiedlichsten Menschentypen zu tun hat, das komplette Kommunikations-Repertoire beherrschen sollte, um ihre Wirksamkeit zu erhöhen.

Welche Tools und Methoden sollte die Assistenz in der Geschäftsführung im Jahr 2020 unbedingt beherrschen (und wenn es welche gibt: Welche können getrost in Vergessenheit geraten)?

Ich habe noch das Stenografieren, Protokollieren sowie das Schreiben vom Band gelernt, musste die Reisezeit für meinen Chef durch mehrere Zeitzonen zu Fuß ausrechnen, Devisen besorgen, umrechnen und Geschäftsreisen abrechnen und so weiter.

Für all das gibt es heute tolle Tools, die den Assistenzen das Leben erleichtern: Diktier-Apps inklusive Transkription, Währungsumrechner, Reisekostenabrechensysteme, Protokollsoftware und viele mehr. Eine technische Affinität ist daher mittlerweile unumgänglich. Von einer Assistenz der Geschäftsführung wird auch erwartet, dass sie Vorbild für ihre Assistenz-Kolleginnen und kompetent im Zeit-Management ist. Nichts ist so gerecht auf der Welt verteilt, wie die Zeit – es ist eine feste Größe. Daher ist es für mich eher das Selbst-Management, was darüber entscheidet, dass die Aufgaben innerhalb der zur Verfügung stehenden Zeit geschafft werden. Und das bleibt wohl noch immer die größte Herausforderung. Daher empfehle ich, sich viele Tools zu Nutze zu machen und Methoden aufzusatteln, die effektiver machen: Zum Beispiel OneNote, um den Notizblock zu ersetzen und Dokumente, Tabellen, Bilder und Videos an einem Ort zusammenzuführen. Weitere kollaborative Tools sind Sharepoint, Samepage, G-Suite, Teams, Trello, Slack und Wunderlist. Wer sich dazu mit gängigen Methoden (zum Beispiel dem Pareto-Prinzip oder dem Eisenhower-Prinzip) und Modellen (Management-Pyramide, Johari-Fenster, Handlungskompetenzen, Kommunikationsquadrat, Säulen der Resilienz, Bedürfnispyramide usw.) vertraut macht, ist für diese Spitzenposition ganz weit vorn. Nebenbei bemerkt: Das Zehn-Finger-Schreiben ist hoch aktuell und beherrscht mittlerweile so manche Führungskraft. Nicht nur vorbildlich, sondern vor allem gewinnbringend.