Gutes Zeitmanagement trotz steigender Belastung – was hilft wirklich?

Wenn sich die Aufgaben nur noch stapeln, das Telefon ohne Pause klingelt und Ihr E-Mail-Postfach überquillt, spätestens dann ist gutes Zeitmanagement gefragt! Im besten Fall gehen Sie das Ganze aber viel früher an und sorgen mit dem richtigen Vorgehen, der nötigen Ruhe und einigen unterstützenden Techniken dafür, dass Sie erst gar nicht in die Bredouille kommen, sondern sich stets auf das Wesentliche konzentrieren können. Wir haben deshalb Zeitmanagement-Profi Sebastian Quirmbach nach seinen Empfehlungen gefragt, um alle Anforderungen des Alltags unter einen Hut zu bekommen. Zusätzlich stellen wir Ihnen mit der ABC-Analyse eine einfache Methode vor, mit denen Sie sich Ihre Zeit sinnvoll einteilen und zeigen auch, wie agile Methoden das Zeitmanagement deutlich erleichtern.

Herr Quirmbach, was sind die wichtigsten Voraussetzungen, um Zeit richtig einteilen zu können?

Klarheit. Die erste Voraussetzung für erfolgreiches Selbstmanagement ist Klarheit darüber, was wichtig ist und was nicht. Klarheit bedeutet Entscheidungen zu treffen und zu wissen, dass ein „Nein“ zu Unwichtigem die Voraussetzung für ein „Ja“ zu Wichtigem ist.

Wie kann man wiederkehrende Zeitfresser vermeiden – haben Sie praktische Tipps?

Der Begriff „Zeitfresser“ beschreibt das Gefühl, die eigene Zeit mit Unwichtigem zu verschwenden oder von Wichtigem abgelenkt zu sein. Und zu dieser Ablenkung braucht es oft nicht einmal eine andere Person.

Es gibt in jedem Beruf verschieden hohe Anteile an Selbst- und Fremdbestimmung. In selbstbestimmten Phasen sind Sie selbst dafür verantwortlich, wie sinnvoll Sie Ihre Zeit gestalten. Die Praxis zeigt, dass es Sinn macht, diese Zeit eher konservativ, dafür aber realistisch zu verplanen. Das bedeutet ein gesundes Maß an erledigten Aufgaben anzupeilen und Raum für Unvorhergesehenes zu lassen.

Für Phasen der Fremdbestimmung (zum Beispiel als Teilnehmer eines Meetings) bleiben Ihnen zwei wichtige Werkzeuge: Erstens können Sie darauf achten, den roten Faden im Blick zu behalten, zielorientiert zu bleiben und Abschweifungen zu vermeiden. Zweitens können Sie langfristig Ihr Umfeld dazu erziehen oder zumindest dahingehend beeinflussen, ähnlich respektvoll und effektiv mit der Zeit Anderer umzugehen.

Gerade E-Mails rauben im Alltag viel Zeit. Wie bekommt man die Informationsflut in den Griff?

Ist es nicht schade, dass so etwas Wesentliches wie Kommunikation mit dem Gefühl „geraubter“ Zeit in Verbindung gebracht wird? Ich behaupte, dass nicht die E-Mails (oder WhatsApps, Skype-Nachrichten, SMS, Messenger-Botschaften usw.) die Zeit rauben, sondern der eigene, undisziplinierte Umgang damit. E-Mails sind, im Gegensatz zu Telefonaten oder Besprechungen, eine nicht zeitsynchrone Form der Kommunikation und müssen nicht dringend sofort beantwortet werden.

Der Mensch ist ein Gewohnheitstier. Ist es hilfreich, sich im Berufsalltag gewisse Gewohnheiten zu schaffen, um Belastungen besser zu begegnen?

Die Persönlichkeit eines Menschen besteht aus der Summe seiner Gewohnheiten. Gezielte Veränderung bedeutet also immer auch eine Veränderung von Denkgewohnheiten, Handlungsgewohnheiten und emotionalen Gewohnheiten. Gewohnheiten, um Belastungen besser zu begegnen, finden wir in allen der drei möglichen Bereiche:

Was kann man langfristig für sein Zeitmanagement tun, um auch nach einem Jahr noch alle Aufgaben unter einen Hut zu bekommen?

Der Transfer des Gelernten in den Arbeitsalltag stellt immer eine große Herausforderung dar. Und genau aus diesem Grund hat das Thema Umsetzungsdisziplin einen besonders hohen Stellenwert. Klar formulierte Handlungsziele und ein konkreter Umsetzungsplan sind deshalb essenziell.

Das ist zwar noch keine Garantie für den Umsetzungserfolg – nach aktuellem Stand von Verhaltensforschung und Neurowissenschaften steigert dies jedoch ganz enorm die Wahrscheinlichkeit, dass aus den guten Vorsätzen auch gute Gewohnheiten werden.

Eines der bekanntesten Tools, um sich im Alltag besser zu organisieren und seine Zeit sinnvoll zu nutzen, ist die ABC-Analyse. Das betriebswirtschaftliche Verfahren ist eine der wenigen allgemein anwendbaren Methoden, mit der Sie das Wesentliche vom Unwesentlichen trennen können. H. Ford Dickie hat die ABC-Analyse erstmals beschrieben – basierend auf der 80/20-Theorie von Vilfredo Pareto, auch Pareto-Prinzip genannt. Das schöne an dieser Analyse: Sie lässt sich in jeden Arbeitsalltag einbauen und hilft dabei, Stress zu reduzieren und effizienter zu arbeiten.

A – Persönlich und sofort erledigen

Um wichtige oder große Aufträge sollten Sie sich natürlich selbst und sofort kümmern. Schließlich verdient Ihr Unternehmen damit sein Geld und sollte deshalb nicht vernachlässigt werden.

B – Terminieren und persönlich erledigen

Termine, die Ihnen bereits im Voraus mitgeteilt wurden, lassen sich wunderbar planen. Um sie aber auch rechtzeitig abzuarbeiten, sollten Sie sich eine Woche vor dem Arbeitsbeginn eine Erinnerung im Kalender eintragen. So können Sie, sollten Sie vielleicht einen zeitlichen Puffer haben, auch schon vorarbeiten. Ihre Termine werden Sie dann problemlos und entspannter einhalten.

C – Wenn möglich delegieren

Oftmals sind es Kleinigkeiten, die Sie stundenlang aufhalten. Doch auch diese müssen meist erledigt werden. Versuchen Sie deshalb, die dringendsten Sachen davon zu delegieren, um sich selbst wieder auf Ihre A-Aufgaben konzentrieren zu können. Da aber auch Ihre Kollegen oder Mitarbeiter einen straffen Zeitplan haben, stellen Sie sich beim kurzfristen Delegieren unbedingt die Frage, ob darunter die eigentlichen Aufgaben des anderen aus Zeitmangel leiden.

Die Arbeitswelt von heute ist mehr denn je durch Volatilität, Unsicherheit, Komplexität und Ambivalenz geprägt. Wir leben in der sogenannten VUCA-Welt – ein Begriff, der die Veränderungen der letzten Jahre zusammenfassen soll. Altbewährte Lösungen, lineares Denken oder auch das Aufrechterhalten von hierarchischen Strukturen halten den heutigen Herausforderungen deshalb nicht mehr so einfach Stand. Vielmehr braucht es agile Methoden, um unsere knappbemessene Zeit effektiv zu nutzen. Glücklicherweise bietet uns die Business-Welt agile Methoden, die Ihnen Ihr Zeitmanagement und damit den Arbeitsalltag erleichtern – so zum Beispiel Scrum, Daily Standups oder auch Kanban.

Scrum – Gute Selbstorganisation statt überforderndes Multitasking

Das vorrangige Ziel der Projektmanagement-Methode Scrum ist es, ein Team zur Selbstorganisation zu bewegen. Scrum definiert dazu drei feste Rollen, drei Artefakte sowie fünf Ereignisse, um maximale Transparenz und ein effizientes Arbeiten gewährleisten zu können. Der Kern dieser Regeln ist es, direkte Kommunikation und kurze Feedback-Schleifen zu ermöglichen, um bei Änderungen im Ablauf schnell zu reagieren und Fehler frühzeitig zu erkennen.

Besonders wichtig für die Methode ist der Scrum Master, der dafür sorgt, dass die oben genannten Regeln zu jeder Zeit eingehalten und die Teammitglieder von ihrer Aufgabe nicht abgelenkt werden. Denn parallele Projekte, Multitasking oder dauernde Störfälle sind gerade die Dinge, die in unserer dynamischen digitalen Welt dazu führen, dass unsere Produktivität und Effektivität leiden. Der Einsatz von Scrum ist deshalb wahrlich intelligentes Zeitmanagement!

Daily Standups – Effektiver Austausch statt stundenlanger Meetings

Ineffiziente und langwierige Meetings braucht niemand – leider ist das jedoch noch allzu oft Alltag in deutschen Unternehmen. Stundenlang wird über Themen diskutiert und am Ende sind doch nur alle Anwesenden genervt, da sie unnötig Zeit verschwendet haben. Rechnen Sie sich das mal hoch: Wenn allein zehn Projektbeteiligte für eine Stunde im Meeting sitzen, sind zehn Stunden Zeit beansprucht worden – das ist mehr als ein ganzer Arbeitstag und damit ein enormer Kostenpunkt!

Wir empfehlen Ihnen daher, öfters mal ein Standup-Meeting zu nutzen. Wie der Name schon sagt, wird diese Meeting-Variante im Stehen durchgeführt – und das allein führt meist schon dazu, dass sich alle Beteiligten bemühen, das Meeting so kurz wie möglich zu halten. Schließlich möchte ja niemand stundenlang in der Gegend herumstehen, oder?

Der Drang sich zu setzen, hält das Meeting kurz – maximal 15 Minuten sollten Sie veranschlagen. Das wiederum erlaubt es, diese Meetings häufiger durchzuführen, als Meetings, die im Sitzen abgehalten werden. Dadurch wird auch der Austausch deutlich effektiver. Damit die kurze Zeit aber gut genutzt wird, ist jeder Teilnehmer dazu angehalten, sich vorzubereiten und seine Informationen kurz und knackig vorzutragen. Drei Fragen können Ihnen dabei Orientierung bieten: Was haben Sie bereits erledigt? Woran arbeiten Sie aktuell? Und was beeinträchtigt Ihre Arbeit besonders?

Ein weiterer Vorteil übrigens: Meetings im Gehen steigern unsere Kreativität, unser Gehirn arbeitet viel besser, wenn wir uns bewegen, als wenn wir stundenlang im Meeting-Sessel herumlümmeln.

Kanban – visualisierte Prozesse statt versteckte Zeitfresser

Der aus dem Japanischen stammende Begriff Kanban bedeutet wörtlich übersetzt so viel wie „Schild“ oder „Kärtchen“ und bezeichnet eine Methode aus dem Produktionsbereich, die jedoch auch in administrativen Bereichen Erleichterung schaffen kann. Anders als in zentral gesteuerten Produktionsplanungssystemen, in denen der Materialbedarf an einer zentralen Stelle geplant wird, ermöglicht Kanban, auch bei kurzfristigen Änderungen des Bedarfs noch schnell zu reagieren. Sobald der Vorrat eines Produkts fast aufgebraucht ist, wird automatisch die Nachproduktion ausgelöst, sodass die Fertigung nie zum Stillstand kommt, unnötige Lagerbestände vermieden und Durchlaufzeiten verkürzt werden.

Außerhalb der Produktion kann Kanban dabei helfen, die einzelnen Arbeitsschritte zu visualisieren und damit Warteschlagen, Blockaden und Unterbrechungen, die den Fluss der Arbeit stören, aufzudecken. Denn gerade bei der Büroarbeit fallen solche Hindernisse oft gar nicht auf, weil sie nicht direkt sichtbar sind. Wenn Sie diese aber durch Kanban sichtbar machen, haben Sie auch einen Ansatzpunkt, diese zu beseitigen. Parallele Arbeiten können Sie so besser begrenzen, Multitasking vermeiden und damit die Produktivität und Effizienz steigern.