Urlaubsvertretung übernehmen: 6 Tipps für eine entspannte Urlaubszeit

09. July 2019
Sekretariat & Assistenz, Soft Skills
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Sommerzeit ist nicht nur die Zeit für Sonne, Strand und Meer – sondern auch die Zeit für Urlaubsvertretung!

Im Durchschnitt haben die deutschen Arbeitnehmer jährlich 28,9 Urlaubstage – und Ihre Kollegen haben es jetzt gut: Der Urlaub steht vor der Tür und die Reisekoffer sind gepackt. Sie bleiben aber zurück und sollen sich um die Urlaubsvertretung kümmern? Keine Panik – Sie müssen nicht in Chaos versinken! Mit unseren sechs wertvollen Tipps können Sie einem vollen Schreibtisch und der Vernachlässigung Ihrer eigenen Aufgaben gekonnt entgegenwirken.

6 Tipps für eine entspannte Urlaubsvertretung

Halten Sie sich auf dem Laufenden

Aktuelle Projekte und Kundentermine sollten Sie immer im Blick behalten. Schon einige Wochen vor dem Urlaub sollten Sie sich mit dem zu vertretenden Kollegen zusammensetzen und regelmäßige Meetings abhalten, um sich auf dem neuesten Stand zu halten. So können Sie die Urlaubsvertretung entspannt angehen und gegebenenfalls schon vorarbeiten.

Bitten Sie um eine schriftliche Urlaubsübergabe

Niemand kann sich alle wichtigen Details eines fremden Projektes merken. Bitten Sie Ihren Kollegen deshalb um eine schriftliche Urlaubsübergabe, die Sie bei Fragen zur Hand nehmen können. Dies bedeutet zwar vorerst einen Mehraufwand für Ihren Kollegen, allerdings wird er nach seinem Urlaub einen geordneten Platz vorfinden und kann seine Arbeit wieder entspannt aufnehmen.

Klären Sie System-Zugänge und Vollmachten

Nichts ist unangenehmer als eine dringende Aufgabe erledigen zu müssen aber nicht den entscheidenden Zugang zu dem notwendigen System zu haben – am besten noch, wenn ein ungeduldiger Kunde oder Kollege am Telefon wartet. Klären Sie mit den Verantwortlichen (in der Regel mit der IT-Abteilung), ob Sie Gast-Zugänge bekommen oder während der Urlaubsvertretung die Zugangsdaten Ihres Kollegen nutzen können. Außerdem ist abzusprechen, ob die E-Mails des Kollegen an Sie weitergeleitet werden sollen, oder ob Sie Zugriff zum kompletten E-Mail-Postfach erhalten. Eine weitere wichtige Frage ist, ob Sie für die Urlaubsvertretung auch bestimmte Vollmachten benötigen. Wenn ja, sollten diese frühzeitig organisiert werden.

Holen Sie sich Unterstützung

Sie können kaum eine ganze Urlaubsvertretung allein bewerkstelligen – schließlich haben Sie auch noch eigene Aufgaben zu erledigen. Holen Sie sich deshalb Hilfe aus dem Team. So können Sie Aufgaben aufteilen und vorab, wenn Ihr Kollege noch nicht im Urlaub ist, die verschiedenen Zuständigkeiten klären. Wichtig: Kommunizieren Sie diese Zuständigkeiten auch an das gesamte Team, damit jeder weiß, an wen er sich bei welchen Fragen oder Aufgaben wenden muss.

Kommunizieren Sie die Urlaubsvertretung

In der Regel informiert der Urlauber die Kollegen und Kunden, wer in seiner Abwesenheit seine Angelegenheiten bearbeitet. Dafür sollten Anrufbeantworter und Abwesenheitsnotizen im E-Mail-Postfach mit Ihrem Namen bespielt werden, damit jeder weiß, dass Sie der richtige Ansprechpartner sind. Sollte Ihr Kollege das vergessen, gehen Sie aktiv auf Teammitglieder und Geschäftspartner zu. So bleiben Sie vor zornigen Reaktionen aufgrund unbeantworteten E-Mails und Anrufen an die falsche Person gefeit.

Bleiben Sie entspannt

Letztendlich ist Ihr Kollege ja nicht verschollen, sondern nur im Urlaub. Erhalten Sie Anfragen oder Aufgaben, die Sie partout nicht bearbeiten können, sollten Sie ehrlich sein und keine Angst vor schiefen Blicken haben. Jeder wird dafür Verständnis haben und solange Sie alles in Ihrer Macht Stehende versucht haben um das Anliegen bearbeiten zu können, müssen Sie auch kein schlechtes Gewissen haben.

Bonus-Tipp:

Nicht nur für die Urlaubsvertretung, sondern auch für neue Mitarbeiter, Auszubildende oder Praktikanten kann eine „Bedienungsanleitung“ für Ihre Abteilung hilfreich sein. Hier sammeln Sie alle wichtigen Informationen wie zum Beispiel Zuständigkeiten und Abläufe zu allgemeinen Prozessen wie der Reisekostenabrechnung. So können Kollegen auch ohne spezielle Übergabe die Urlaubsvertretung übernehmen oder im Krankheitsfall einspringen.

Rückkehr vorbereiten

Wenn Ihr Kollege bald aus dem Urlaub zurückkommt, sollten Sie beginnen eine Zusammenfassung zu erstellen. Hier notieren Sie alle wichtigen Informationen, die während der Urlaubsvertretung aufgekommen sind, wie zum Beispiel den jeweils aktuellen Stand der Aufgaben und Projekte. Außerdem sollten Sie To-dos für Ihren Kollegen notieren, die er nach seinem Urlaub bearbeiten muss. So hat er gleich einen Überblick über alle Projekte und muss sich nicht sofort durch sein prall gefülltes Postfach klicken.

Generell gilt: Umso besser Sie die Urlaubsvertretung für Ihre Kollegen machen – desto leichter wird es ihrem Team auch fallen, wenn Sie selbst mal im Urlaub sind! Auf unserem Blog haben wir bereits einen Beitrag verfasst, der Sie bei der unterstützt und Sie vor Chaos bei Ihrer Rückkehr bewahrt – wir wünschen Ihnen viel Spaß im Urlaub!

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