Warum eine gut strukturierte Terminorganisation den Unterschied zwischen Erfolg und Chaos macht

Teilen Sie diese Seite
Kostenloser Download

Das Handbuch für den Assistenz-Alltag 2025

Updates via Newsletter

Weiterbildungsangebote, Praxistipps und Expertenmeinungen bequem per E-Mail – für einen leichteren Alltag!

08. Oktober 2024
Beate Zuchantke
Assistenz & Office Management
0 Kommentare

Wer kennt es nicht? Meetings, Deadlines, To Dos und dazwischen sind noch Anrufe, E-Mails und Co. zu bearbeiten? Die schnelllebige Arbeitswelt kann den Office-Alltag schnell zur Herausforderung werden lassen. Eine effektive Terminorganisation ist hier das A und O, um den nötigen Überblick zu behalten! Sie hilft uns dabei, in einem vielfältigen Berufsumfeld den Überblick über anstehende Aufgaben, Meetings und Fristen zu behalten. Besonders in Berufen, die stark von der Koordination und Planung von Terminen abhängen, kann eine gut strukturierte Terminorganisation den Unterschied zwischen Erfolg und Chaos ausmachen.

Doch was genau bedeutet Terminorganisation, wie unterscheidet sie sich vom Zeitmanagement und welche Programme, Tools und Apps sind empfehlenswert? Im Folgenden gehen wir diesen Fragen nach und bieten Ihnen einen Leitfaden, um die für Sie beste Lösung zur Terminorganisation zu finden.

Was ist Terminorganisation eigentlich genau?

Der Begriff Terminorganisation bezieht sich auf die Planung und Koordination spezifischer Termine, Aufgaben und Ereignisse. Es geht darum, wann etwas gemacht wird. Sie stellt sicher, dass alle relevanten Termine im Blick behalten werden, ohne dass es zu Überschneidungen oder Doppelbuchungen kommt und konzentriert sich damit auf die konkrete Einteilung.

Das Zeitmanagement hingegen befasst sich mit der allgemeinen Verteilung und Priorisierung von Aufgaben über den Tag, die Woche oder den Monat hinweg. Die Fragestellung dabei ist, wie man seine Zeit effizient nutzt, um Aufgaben und Ziele zu erreichen.

Beide Konzepte sind eng miteinander verbunden, sie behandeln jedoch unterschiedliche Aspekte der Planung und Produktivität.

Plans are nothing; planning is everything.


Dwight D. Eisenhower

Die besten Apps und Programme für die Terminorganisation

Um die Herausforderungen der Terminorganisation zu meistern, gibt es eine Vielzahl an digitalen Helfern, die speziell dafür entwickelt wurden, den Alltag zu strukturieren und zu erleichtern. Hier sind einige der gängigsten Tools:

 

Microsoft 365
Microsoft 365 bietet durch zahlreiche integrierte Tools eine umfassende Lösung zur Terminorganisation, dadurch ist ein einfacher Austausch von Informationen immer gewährleistet. Nützlich sind z. B.:

Outlook ist das zentrale Tool für die Terminplanung. Der Kalender in Outlook ermöglicht es, Besprechungen zu planen, Einladungen zu verschicken und die Verfügbarkeit von Teilnehmern zu prüfen. Die Integration mit E-Mail erleichtert es, Besprechungseinladungen direkt aus Nachrichten zu erstellen und zu bearbeiten.

Microsoft Teams bietet Kalenderfunktionen, die speziell für die Zusammenarbeit in Echtzeit optimiert sind. Sie können Meetings direkt in Teams planen, Teilnehmer hinzufügen und sofortige Video- oder Audioanrufe starten. Integration mit Outlook für konsistente Terminplanung zwischen beiden Tools.

Microsoft To Doist nützlich, um persönliche Aufgaben und Fristen zu verwalten. In Kombination mit Outlook und Teams hilft es, Meetings und Aufgaben in Einklang zu bringen und den Überblick über Prioritäten zu behalten.

SharePoint ist empfehlenswert, wenn man Kalender oder Veranstaltungsübersichten teamübergreifend bereitzustellen möchte und eignet sich besonders für größere Projekte oder Veranstaltungen.

Planner ist geeignet für Teams, die an Projekten arbeiten. Das Tool bietet eine Möglichkeit, Aufgaben und Fristen in Verbindung mit Meetings zu planen, sodass alles organisiert bleibt.

Google Workspace 

Google Workspace bietet nicht nur den Google Kalender, sondern auch weitere integrierte Tools, die die Zusammenarbeit und Koordination erleichtern:

Google Kalender ist einer der bekanntesten und am weitesten verbreiteten Kalenderdienste. Google Kalender ermöglicht es, Termine einfach zu erstellen, zu teilen und mit anderen Kalendern zu synchronisieren. Die Integration mit anderen Google-Diensten macht es besonders nützlich für Nutzer, die bereits im Google-Ökosystem arbeiten.

Google Meet ist ein Tool für Videokonferenzen, das sich gut in Google Kalender und Gmail integriert. Es ist besonders nützlich für virtuelle Meetings und bietet ähnliche Funktionen wie Microsoft Teams.

Google Drive und Google Docs: Google Drive ist eine Cloud-basierte Speicherlösung, die das Speichern und Teilen von Dokumenten ermöglicht. Google Docs, Sheets und Slides bieten Echtzeit-Kollaboration an Dokumenten, Tabellen und Präsentationen, ähnlich wie Microsoft Word, Excel und PowerPoint.

Google Chat und Google Spaces: Diese Tools bieten Kommunikationsmöglichkeiten für Teams und sind eng mit den anderen Google Workspace-Anwendungen integriert. Sie ermöglichen Gruppenchats, Projektorganisation und die gemeinsame Arbeit an Dokumenten.

Trello

Ein beliebtes Tool für Projektmanagement, das auch für die Terminorganisation genutzt werden kann. Trello ermöglicht es, Aufgaben und Termine in Form von Karten und Listen zu organisieren, was vor allem für visuelle Planer von Vorteil ist.

 

Todoist
Diese App kombiniert Aufgabenmanagement mit Kalenderfunktionen und hilft dabei, den Überblick über bevorstehende Termine und Aufgaben zu behalten. Sie ist besonders für Personen geeignet, die ihre Aufgaben gerne in To-Do-Listen strukturieren.

 

Calendly
Dieses Tool ist besonders nützlich für die Planung von Meetings. Es ermöglicht es, verfügbare Zeitfenster freizugeben, sodass andere einfach und ohne Hin und Her einen Termin buchen können. Calendly synchronisiert sich mit verschiedenen Kalendern und spart so Zeit bei der Terminfindung.

 

Weniger bekannt, aber ebenfalls mit umfangreichen Tools rund um die Terminorganisation ausgestattet sind Zoho Workspace oder Slack. Darüber hinaus gibt es noch speziellere Tools z. B. Asana, welches sich vor allem für die Arbeit im Projektmanagement eignet.

Leitfaden zur Auswahl des richtigen Tools zur Terminorganisation

Um das passende Tool zur Terminorganisation zu finden, können Sie diesen Leitfaden befolgen:

 

1. Bedarfsanalyse

Listen Sie die wichtigsten Aufgaben auf, die Sie in Ihrem Berufsfeld erledigen müssen. Beispielsweise könnten das Terminplanung, Projektmanagement, Kundenkommunikation oder Dokumentenmanagement sein.
Welche Aufgaben haben die höchste Priorität? Welche Tools benötigen Sie am dringendsten? Dies hilft, den Fokus auf die wesentlichen Funktionen zu legen.
Gibt es spezielle Anforderungen, wie beispielsweise Datenschutz, Integration mit bestehenden Systemen, oder die Notwendigkeit mobiler Anwendungen?

2. Funktionale Bewertung

Notieren Sie die Funktionen, die ein Tool unbedingt haben muss (z. B. Kalenderintegration, Aufgabenverfolgung, Teamkommunikation).
Recherchieren Sie nach Tools und Apps, die diese Funktionen anbieten. Nutzen Sie Online-Rezensionen, Expertenbewertungen und Empfehlungen aus Ihrer Branche.
Nutzen Sie kostenlose Testversionen, um die Benutzerfreundlichkeit und Funktionalität in der Praxis zu testen.

3. Kosten-Nutzen-Analyse

Vergleichen Sie die Kosten der verschiedenen Tools. Berücksichtigen Sie dabei sowohl die direkten Kosten (Lizenzgebühren) als auch die indirekten Kosten (z. B. Schulung, Implementierung).
Überlegen Sie, ob das Tool langfristig genutzt werden kann oder ob es in Zukunft möglicherweise erweitert oder ersetzt werden muss. Ein günstiges Tool kann auf lange Sicht teurer werden, wenn es nicht skalierbar ist.

4. Integration und Kompatibilität

Überprüfen Sie, ob das neue Tool mit Ihren bestehenden Systemen kompatibel ist (z. B. E-Mail, CRM, ERP). Eine gute Integration spart Zeit und vermeidet doppelte Arbeit.

Stellen Sie sicher, dass das Tool auf den von Ihnen genutzten Plattformen (Windows, Mac, Mobilgeräte) läuft und auch unterwegs zugänglich ist.

5. Benutzerfreundlichkeit und Schulungsbedarf

Ein Tool sollte intuitiv und leicht zu erlernen sein. Überprüfen Sie, wie viel Schulungsaufwand nötig ist und ob Support und Dokumentation verfügbar sind.
Sprechen Sie mit Kollegen oder anderen Nutzern des Tools, um deren Erfahrungen in Bezug auf Benutzerfreundlichkeit und Effizienz zu verstehen.

6. Sicherheits- und Datenschutzaspekte

Überprüfen Sie, ob das Tool den Datenschutzbestimmungen entspricht, die in Ihrem Land oder Ihrer Branche erforderlich sind (z. B. DSGVO).
Stellen Sie sicher, dass das Tool über angemessene Sicherheitsfunktionen verfügt, wie z. B.  Verschlüsselung, Zwei-Faktor-Authentifizierung und regelmäßige Sicherheitsupdates.

7. Zukunftssicherheit und Weiterentwicklung

Informieren Sie sich, ob das Tool regelmäßig aktualisiert wird und ob es eine Roadmap für zukünftige Entwicklungen gibt.

Community und Support: Eine starke Benutzer-Community oder ein engagierter Kundensupport kann ein Indikator dafür sein, dass das Tool weiterhin gepflegt und verbessert wird.

8. Endgültige Entscheidung

Pilotphase: Führen Sie das Tool in einer kleinen Gruppe ein, um es in der Praxis zu testen. Sammeln Sie Feedback und beobachten Sie, ob es den Anforderungen entspricht.
Entscheidung und Implementierung: Basierend auf den Ergebnissen der Pilotphase und den vorherigen Schritten können Sie eine fundierte Entscheidung treffen und das Tool implementieren.

Fazit: Eine effiziente Terminorganisation beginnt mit der richtigen Tool-Auswahl

Eine erfolgreiche Terminorganisation ist für viele Berufsgruppen von entscheidender Bedeutung, um den Arbeitsalltag zu strukturieren und die Produktivität zu steigern. Es gibt eine Vielzahl von Programmen und Apps, die spezifisch auf die Bedürfnisse unterschiedlicher Berufsgruppen zugeschnitten sind. Durch eine sorgfältige Analyse der eigenen Anforderungen und einer bewussten Auswahl der passenden Tools kann die Terminorganisation erheblich verbessert werden. Ein Leitfaden hilft, die richtige Entscheidung zu treffen und die Terminorganisation in Ihrem Berufsalltag optimal zu gestalten.

Über die Autorin

Beate Zuchantke

Beate Zuchantke ist Teil des Content-Teams von Management Circle. Die studierte Germanistin freut sich, über aktuelle Themen, Trends und Innovationen des Berufslebens zu berichten. Sie ist zudem seit vielen Jahren Teamleiterin des Grafik-Teams.

Zum Profil
Gefällt Ihnen, was Sie lesen? Teilen Sie diesen Beitrag oder hinterlassen Sie uns einen Kommentar!

Kommentare

Keine Kommentare

Kommentar schreiben

* Diese Felder sind erforderlich

Die Management Circle AG mit Sitz in Eschborn im Taunus ist spezialisiert auf die berufliche Weiterbildung in Form von Seminaren, Konferenzen und Kongressen für Fach- und Führungskräfte.

© Management Circle 2025