Personalbemessung in der Praxis – ein Schlüssel zum Erfolg

Die Ressource Mensch ist zum begrenzenden Wachstumsfaktor geworden, wie der Fachkräftemangel aller Orten zeigt. Die knappe und teure Ressource Mensch ist deshalb sparsam und gezielt einzusetzen. Für die bedarfsgerechte Personaleinsatzplanung ist eine Personalbemessung unerlässlich, weiß Eckhard Eyer, Inhaber der Perspektive Eyer Consulting – und zwar unabhängig davon, ob der Mitarbeitereinsatz in der Produktion, im Operationssaal, im Büro oder im Homeoffice zu planen ist. Im Interview verrät der Experte, wie Personalbemessung in der Praxis funktioniert und welche Erfolgsbeispiele er kennt.

Herr Eyer, das Thema Personalbemessung rückt immer stärker in den Fokus des Managements, besonders bei der Zunahme der Arbeit im Homeoffice und dem Führen auf Distanz. Was ist damit gemeint und ist das wirklich ein neues Konzept?

Das Thema Personalbemessung ist schon sehr lange aktuell. Bereits in der Wissenschaftlichen Betriebsführung von F. W. Taylor zu Beginn des letzten Jahrhunderts taucht es auf. 1924 wurde in Deutschland der „Reichsausschuss für Arbeitszeitstudien“ mit dem Akronym REFA gegründet. Die Zeit, die Mitarbeiter zum Verrichten einer Arbeit benötigen, wurde mit der Stoppuhr erfasst und diente zur Personalbemessung, Kapazitätsplanung und in der Produktion auch zur Akkordentlohnung. Die umfangreiche Personalbemessung bei Arbeitern, das heißt bei gewerblicher Arbeit, ist seit mehr als einem Jahrhundert Standard, dort wurden Arbeitsschritte zum Teil in 1/100 Minuten gemessen. Man bemühte sich sehr genau zu sein, um Leerlauf und Verschwendung zu vermeiden. Dazu kam das Motto der Unternehmer: Vertrauen ist gut – Kontrolle ist besser.

Und wie war es bei Angestellten?

Bei Angestellten ging man von einem anderen Menschenbild aus, von motivierten und engagierten Mitarbeitern, die nahe beim Chef arbeiteten. Der Chef motiviert sie durch sein Vorbild und die Mitarbeiter stehen – bei den Betriebsgrößen in der Vergangenheit – sozusagen gleichzeitig unter seiner Aufsicht. Aufgrund des Menschenbildes erübrigte sich nach damaliger Auffassung bei den Angestellten eine sorgfältige und methodische Personalbemessung weitgehend. Es war auch die Meinung verbreitet, dass Leistungsdruck nur zu Fehlern führt, die Qualität reduziert und die Kreativität einschränkt.

Verstehe ich Sie richtig, dass nur bei Arbeitern eine Personalbemessung vorgenommen wurde?

Die Antwort ist ein eindeutiges „JEIN“. Die Produktion stand all die Jahrzehnte im Interesse des Managements, weil am Industriestandort Deutschland viele Menschen in der Produktion arbeiteten. Bei den Angestellten hat man die Personalbemessung lange vernachlässigt und ihnen – wie beschrieben – ein hohes Engagement und eine hohe intrinsische Motivation unterstellt. Mit dem Wandel von der Industriegesellschaft zur Dienstleistungsgesellschaft in Deutschland gewann die Personalbemessung auch bei Angestellten zunehmend an Bedeutung, denken sie zum Beispiel an Reinigungsunternehmen, Call Center, Altenheime oder Banken und Sparkassen. Diese Branchen übernehmen zunehmend die Methoden der Personalbemessung, die in der Industrie schon lange angewandt werden.

Wie sieht die Vorgehensweise der Personalbemessung heute aus?

Es wird gerne mit Planzeitkatalogen gearbeitet, das heißt für gewisse Arbeitsschritte oder Arbeiten werden die Zeiten ermittelt, die notwendig sind. Das geschieht zunehmend weniger mit der traditionellen Stoppuhr, sondern mit der statistischen Auswertung vorhandener Ist-Daten. Mit intelligenten Algorithmen werden diese nach dem „Gesetz der großen Zahl“ ausgewertet und dann zur Grundlage für die Personalbemessung, Kapazitätsplanung und verbindlichen Terminzusagen für Kunden gemacht. Die Personalbemessung ist auch für Mitarbeiter im Homeoffice, die auf Distanz geführt werden, wichtig!

Fühlen sich die Mitarbeiter nicht überwacht und unter Druck gesetzt, wenn sie Vorgaben für gewisse Arbeiten gemacht bekommen? 

Wenn es methodisch sauber gemacht wird, in der Regel nicht. Sicher ist das für manche Mitarbeiter gewöhnungsbedürftig, aber es hat auch seine guten Seiten für die Mitarbeiter. Die Zeiten für gewisse Arbeiten geben dem Mitarbeiter ja auch die Sicherheit, dass er nicht zu viel Arbeit für seine Arbeitszeit von zum Beispiel acht Stunden am Tag zugeteilt bekommt und erwartet wird, dass das zu viel an Arbeit klaglos – in 10 Stunden ohne Überstunden zu dokumentieren – abgearbeitet wird.

Gibt es Grenzen für die Personalbemessung?

Grenzen gibt es grundsätzlich nicht, aber es stellt sich die Frage, wie man eine Balance zwischen Aufwand und Ertrag schafft. Denken Sie an einen Sanitärhandwerker, der Reparaturen bei nassen Wänden im Haus vornimmt, dort ist es schwer mit Vorgabezeiten und einer sauberen Personalbemessung zu arbeiten. In der Autowerkstatt bei einer Reparatur, zum Beispiel dem Austausch von verschlissenen Bremsbelägen, kann man ohne weiteres mit Vorgabezeiten und einer entsprechend sauberen Personalbemessung arbeiten.

Können Sie ein Beispiel für die Personalbemessung bei anspruchsvollen Dienstleistungen nennen?

Denken Sie zum Beispiel an den Operationssaal in einem Krankenhaus, in dem Hüft- und Kniegelenke ausgetauscht werden. Dort gibt es Planzeitkataloge, nach denen die Kapazität berechnet wird und Patienten für die geplanten Operationen einbestellt werden. Natürlich kommen auch ungeplante Operationen wie zum Beispiel nach Unfällen hinzu. Es gibt in den Operationssälen Erfahrungswerte wie das Verhältnis der planbaren zu den nicht planbaren Operationen ist. Diese Erfahrungswerte fließen auch in die Personalbemessung und Kapazitätsplanung ein. Das heißt, ein Teil der Kapazitäten wird nicht fest verplant, weil bekannt ist, dass Unfälle kommen.

Kennen Sie weitere Beispiele?

Das Dienstleistungsunternehmen „car expert“ ist eine Sachverständigenorganisation, die Schadensgutachten bei Kfz-Unfällen gerichtsfest erstellt. Den Kunden ist zugesagt, dass sie innerhalb von 24 Stunden nach der Schadensmeldung ein Gutachten erhalten. Um einen Planzeitkatalog zu erstellen, wurden die möglichen Gutachten „vom Kratzer bis zum Totalschaden“ klassifiziert und die Zeit für die durchschnittliche Fahrt von Werkstatt zu Werkstatt regional differenziert ermittelt. Berücksichtigt werden pauschal auch Zeiten für Qualifizierung und Meetings. Aufgrund des so entstandenen differenzierten Planzeitkatalogs planen die Mitarbeiter in der Zentrale bei Wiesbaden – bei denen Schadensmeldungen der Werkstätten und Versicherungen eingehen – die Aufträge für die Schadensgutachter am nächsten Tag und vereinbaren die Termine verbindlich mit den Kunden.

Und das funktioniert auch beim Urlaubsverkehr?

Ja, aufgrund einer intelligenten Jahresarbeitszeit können die Mitarbeiter mit ihrer Arbeitszeit flexibel auf den Arbeitsanfall reagieren. Hinzu kommt, dass vereinbart ist, dass die Mitarbeiter bei Bedarf auch an zwei Wochen im Jahr „versetzt“ werden dürfen. Sie arbeiten dann nicht von ihrem heimischen Homeoffice aus, sondern in den Regionen, in denen zum Beispiel lokal Blitzeis oder Hagelschäden aufgetreten sind.

Wohin kann man sich wenden, wenn man eine professionelle und methodisch saubere Personalbemessung im Unternehmen vornehmen will?

Das methodische Rüstzeug inklusive entsprechender Tools stellen zum Beispiel REFA und MTM zur Verfügung. Eine Vielzahl von Beratern nutzt deren Methoden und Tools um Unternehmen – zunehmend auch im Dienstleistungsbereich – bei der Personalbemessung zu unterstützen und mit der Ressource Mitarbeiter sparsam umzugehen. Wichtig ist es, zu beachten, dass die jeweils angewandten Methoden auch von Mitarbeitervertretern, Betriebsräten und Gewerkschaften akzeptiert werden. Aus diesem Grund arbeiten zum Beispiel bei der Methodenentwicklung und der darauf aufbauenden Tools von REFA die Bundesvereinigung der Deutschen Arbeitgeberverbände (BDA) und der Deutsche Gewerkschaftsbund (DGB) zusammen. Durch die Personalbemessung wird auch die Basis für eine faire Leistungsvergütung gelegt.