Ersatzteilmanagement in der Instandhaltung: So optimieren Sie Ihre Prozesse

18. October 2021
Instandhaltung
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Das Ersatzteilmanagement wirft in der Instandhaltung vieler Unternehmen auch heute noch Fragen auf, stellt Smart-Maintenance-Experte Dr. Thomas Heller in der Praxis fest. Der Leiter unseres Seminars „Innovatives Ersatzteilmanagement in der Instandhaltung“ zeigt deshalb in diesem Beitrag, um welche Fragestellungen es sich dabei besonders häufig dreht und mit welchen Ansätzen Sie Ihr Ersatzteilmanagement fit für die Zukunft machen.

Dr. Thomas Heller

Geschäftsführer Smart Maintenance Community | Fraunhofer Gesellschaft

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Die Fragestellungen des Ersatzteilmanagements haben sich nicht verändert …

Warum sprechen wir immer noch über das Ersatzteilmanagement in der Instandhaltung? Vor einer ganzen Weile habe ich überlegt, ob Seminare zu diesem Thema nicht langsam überflüssig werden, weil ja mittlerweile in allen Unternehmen bekannt sein sollte, wie das Ersatzteilwesen zu gestalten ist. Habe ich gedacht. Ist aber nicht so. Wir sprechen in der Instandhaltung über Künstliche Intelligenz, Predictive-Maintenance-Lösungen und VR-Plattformen unterschiedlicher Ausprägung. Und dennoch werden immer wieder Fragen an mich herangetragen, die sich von den 10 Jahre alten Fragestellungen nicht unterscheiden. Sie lauten etwa:

Wie kann ich meine Bestände senken?

Wie kann ich nicht mehr benötigte Teile aussortieren?

Wie kann meine Lagerwirtschaft mit der Instandhaltung zusammenarbeiten?

Vor allem aber kommt immer wieder die Frage nach den Stammdaten, zum Beispiel wie ein Kurztext aussehen kann und wie man am besten die fehlenden Informationen zu Preisen und Lieferzeiten ergänzt. Wichtig in diesem Zusammenhang ist auch die Frage, wo die Teile denn eigentlich eingebaut sind. Und, nicht zuletzt, wie man denn in Erfahrung bringt, dass ein Teil nicht mehr lieferbar, also abgekündigt ist. Aber im Unterschied zu den Fragen haben sich in den letzten 10 Jahren die Lösungsmöglichkeiten erweitert.

… die Lösungsmöglichkeiten aber schon!

Lieferanten liefern nicht nur Teile, sondern haben sich darauf eingestellt, auch die relevanten Daten in digitaler Form mitzuliefern. Es gibt Standards, an denen man die Benennung der Ersatzteile ausrichten kann und die dazugehörigen Merkmale wie Gewicht, Werkstoff und Abmessungen gleich mit dazu. QR-Codes und automatische Nachschubkonzepte helfen, Aufwände zu reduzieren oder Fehler zu vermeiden. Und dennoch: Es gibt keine Patentlösung. Kein Best-Practice, welches auf jedes Unternehmen anwendbar ist und immer passt. Dazu sind die Anforderungen zu unterschiedlich und genauso sind es auch die Menschen, die mit dem Ersatzteilwesen vertraut sind.

Eine Prozessoptimierung gelingt nur mit umfangreicher Analyse

Die Basis vor einer Empfehlung muss daher immer eine sorgfältige Analyse der Anforderungen sein:

Wie funktioniert heute der Wareneingang?

Wie erfolgt eine Einlagerung oder die Weiterleitung zum Bedarfsort?

Was passiert mit den ausgebauten Materialien?

In vielen Firmen heißt es:

Warum sollen wir uns mit unseren bestehenden Abläufen beschäftigen, wir wissen doch, dass sie ungenügend sind?

Trotzdem ist es wichtig – und zwar aus zwei Gründen:

Erstens stellt auch ein noch so schlechter Prozess eine Basis für die Verbesserung dar und liefert die Leitplanken für den neu zu gestaltenden Prozess. Befindet sich beispielsweise mein Zentrallager an einer ungünstigen Stelle im Werk, so werde ich das sicherlich nur selten von jetzt auf gleich ändern können. Werden alle ankommenden Waren an einer Stelle angenommen und gebucht, dann muss ich das möglicherweise so hinnehmen, weil es nur wenig Alternativen für eine Veränderung gibt.

Der zweite Grund für die Betrachtung der aktuellen Prozesse ist aber genauso wichtig. Es geht darum, die Menschen im Ersatzteilwesen in den Veränderungsprozess mit einzubeziehen. Wie oben bereits erwähnt, gibt es keinen Best-Practice-Prozess, der für alle Unternehmen passt. Umso wichtiger ist es, neue Vorgehensweisen gemeinsam mit den ausführenden und leitenden Mitarbeitenden zu entwickeln. Und nicht nur genau nachzufragen, wo etwas heute nicht gut läuft, sondern vor allem zuzuhören, wo vielleicht bereits gute Ideen vorhanden sind.

Die Einarbeitung der Mitarbeitenden benötigt ausreichend Zeit

Ein neuer Prozess definiert sich nicht durch möglichst viel Innovation und Technologie. Vielmehr geht es darum, Abläufe gemeinsam mit denjenigen zu gestalten, die anschließend damit leben müssen. Dazu gehört auch, die Veränderungen zu erklären und ausreichend Zeit für Schulungen vorzusehen. Zu oft habe ich erlebt, dass gerade bei IT-Umstellungen dem Thema Einarbeitung zu wenig Aufmerksamkeit geschenkt wurde. Denn um die angestrebten Ziele auch erreichen zu können, müssen die Menschen im Unternehmen die Veränderung auch verstehen und leben können. In den letzten 20 Jahren habe ich versucht, dieses Ziel in den Mittelpunkt meines Handelns zu stellen.

Instandhaltung mit SAP

Wir haben mit Instandhaltungsexperte Prof. Dr. Karl Liebstückel in einem exklusiven Interview über den Status Quo der Instandhaltung mit SAP gesprochen und für Sie geklärt, welche Neuerungen auf Sie als Instandhalter zukommen und vor welchen Herausforderungen Sie in Zukunft stehen werden. 

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