Compliance Officer einstellen, ja oder nein? Aufgaben & Haftung auf einen Blick

Unternehmensführung ohne Compliance Officer? Kann man machen, sollte man aber nicht. Denn ein Compliance-Beauftragter, oder auch Compliance Manager, vermeidet im Idealfall genau das, was für Ihren Betrieb unangenehm oder gefährlich werden könnte. Compliance Officer überwachen für Sie alle Geschäftstätigkeiten und sorgen dafür, dass das Unternehmen nicht Gefahr läuft, gegen geltende Gesetze zu verstoßen, hohe Bußgelder bezahlen zu müssen oder sein gutes Image zu verlieren.

Doch wobei kann Sie ein Compliance Officer konkret unterstützen? Welche Skills müssen Bewerber für diese Position mitbringen? Und was ist, wenn etwas schief geht? Müssen Compliance-Beauftragte für ihre Aussagen und Handlungsempfehlungen haften oder doch die Unternehmensführung? In diesem Beitrag beantworten wir diese und weitere Fragen rund um das Profil des Compliance Officers.

Eine saubere Unternehmensführung ist nicht möglich, ohne bestimmte Richtlinien und geltende Gesetze einzuhalten. Von Vorstand, Geschäftsführung und Top-Management muss man zwar erwarten können, dass diese mit den wichtigsten Vorschriften vertraut sind, aber zum einen reißt die Flut an neuen Regelungen und gesetzlichen Vorgaben nicht ab und zum anderen sind gerade die Fachbereiche nicht immer in der Lage, allen anfallenden Vorschriften gerecht zu werden.

Damit gerade Letztere sich nicht in ihrem Tatendrang bremsen müssen und innovative Entwicklungen aus Angst vor Vorschriften und Gesetzen gestoppt werden, macht es Sinn, eine Person zu haben, die das kritische Hinterfragen übernimmt und bei der legalen Entwicklung unterstützen kann. Die Rede ist von einem sogenannten Compliance Officer oder Compliance Manager. Diese Person verantwortet nicht ein einziges Fachgebiet, sondern arbeitet abteilungsübergreifend als Schnittstelle zwischen Fachabteilungen und Geschäftsführung. In seiner Funktion berät ein Compliance-Beauftragter nicht nur in gesetzlichen Fragestellungen und liefert benötigte Informationen, sondern greift auch rechtzeitig ein, sollte ein Fachbereich Gefahr laufen, Vorschriften zu verletzen.

Klingt gut, oder? Doch welche Aufgaben kann ein Compliance Manager dabei konkret übernehmen?

Die Aufgaben des Compliance Officers oder Compliance Managers sind nicht nur vielfältig und komplex, sondern haben häufig auch mit sensiblen Daten zu tun. Das gehört zum Aufgabenprofil:

Damit Unternehmer gut schlafen können, müssen sie sich zu 100 Prozent auf die Arbeit und Einschätzung ihrer Compliance-Beauftragten verlassen können. Compliance Officer und Manger sorgen also vereinfacht gesagt für das Sicherheitsgefühl von Unternehmern, indem sie:

Für Compliance Officer und Manager gibt es keine herkömmliche Berufsausbildung oder einen konkreten Studiengang. Vielmehr sind eine kaufmännische oder gewerbliche Ausbildung sowie ein Studium in Bereichen wie BWL oder Jura empfehlenswert. Oftmals geht es wie erwähnt um rechtliche Aspekte, sodass insbesondere Juristen für eine Stelle im Compliance Management als sehr geeignet erscheinen. Das ist aber kein Muss, wichtig sind insbesondere diese Skills:

Es ist nicht unüblich, dass der Compliance Officer intern gesucht und nicht extern ausgeschrieben wird. Denn es ist hilfreich, wenn die entsprechende Person das Unternehmen und das Marktumfeld bereits kennt und darüber hinaus die oben genannten Qualifikationen mitbringt. Über die neue Position und begleitende Weiterbildungen kann dann sehr gut ein unabhängiger Compliance Manager etabliert werden, der alle Geschäftstätigkeiten im Sinne des Unternehmens im Auge behält. Wenn Sie auch jemanden intern zum Compliance Manager weiterbilden möchten, helfen wir Ihnen gern dabei. Werfen Sie einen Blick auf unsere Seminare speziell für Compliance Officer und Manager.

Da Compliance-Beauftragte viele Anforderungen erfüllen müssen und eine Menge Verantwortung tragen, sollte sich das in der Entlohnung widerspiegeln. Hinzu kommt das schon angesprochene Thema Haftung, das wir nun genauer betrachten wollen.

Werden Compliance-Anforderungen verletzt oder versäumt, ein wirksames Risikomanagement aufzubauen, dann ist das aus rechtlicher Sicht kein Kavaliersdelikt. Vielmehr droht bei Compliance-Verstößen, Pflichtverletzungen aber auch Nachlässigkeiten die persönliche Haftung durch den Compliance Officer oder Manager, noch dazu hohe Geldstrafen und im schlimmsten Fall die fristlose Kündigung. Es ist also sehr wichtig, dass Sie sich als Unternehmen genauso wie Ihr Compliance-Beauftragter darüber im Klaren sind, wie Sie sich fachlich und persönlich absichern.

Legen Sie daher gemeinsam fest:

Durch einen ausführlichen Austausch zwischen Geschäftsleitung, Aufsichtsrat und Compliance Beauftragten können Sie die persönlichen und unternehmerischen Haftungsrisiken erheblich reduzieren und im Ernstfall vor allem eine wirksame Compliance-Organisation nachweisen.

Übrigens: Um sich und Ihre Compliance Officer vor Haftungsrisiken zu schützen, prüfen Sie Ihre Directors-and-Officers-Versicherung (D&O-Versicherung). Diese muss nicht nur Geschäftsführer, Aufsichtsräte oder Vorstände abdecken, sondern kann auch auf andere Entscheidungsträger im Unternehmen ausgeweitet werden, so auch den Compliance Officer oder Manager. Lassen Sie sich am besten beraten und geben Sie Ihren Mitarbeitern dadurch finanzielle Rückendeckung, damit das berufliche Risiko nicht zu einem persönlichen wird.

Eine der größten Herausforderungen neben der Komplexität der Aufgaben ist für einen Compliance Officer mit Sicherheit die Schnelllebigkeit der Rechtslage. Immer wieder kommen neue Anforderungen und Gesetze hinzu, bestehende Vorschriften ändern sich – schauen wir nur einmal in Richtung aktueller Beispiele wie das Hinweisgeberschutzgesetz oder das EU-Lieferkettengesetz. Wichtig beim Einstellen eines Compliance-Beauftragten ist daher auch, dass Sie eine Person wählen, die am Puls der Zeit bleibt. Compliance Officer und Manager müssen sich proaktiv informieren, wenn nötig zeitnah die Belegschaft schulen und bestehende Prozesse entsprechend verändern.

Das wichtigste Tool für Compliance-Beauftragte ist damit das bei den Aufgaben schon erwähnte Compliance Management System. Wenn Sie sich also für einen Compliance Officer entschieden haben und mit Ihrem Unternehmen den Schritt in Richtung Compliance gehen wollen, dann betrauen Sie Ihren neuen Compliance Officer oder Manager als erstes mit dem Aufbau eines Compliance Management Systems zur Prozessüberwachung und Risikoanalyse. Bei diesem Prozess vom ersten Compliance-Check bis hin zu einem wirksamen System unterstützen wir Sie gern mit unserem Seminar „Aufbau einer Compliance-Organisation“.

Wir wünschen Ihnen viel Erfolg beim Aufbau Ihres Compliance Managements.