Kommunikationsregeln: Worauf Sie als Projektleiter achten sollten

Führen heißt vor allem eins: Kommunikation! Doch in internationalen Projektteams gestaltet sich der Informationsaustausch nicht immer leicht. Was müssen Sie also beachten? In dieser Beitragsreihe zeigen wir, wie Sie Projektteams zum Erfolg führen – und welche Kommunikationsregeln gelten.

Wie kommt es überhaupt zu Missverständnissen in der Kommunikation? Wie interpretieren verschiedene Kulturen die Elemente der Körpersprache? Und welche Medien sollten Sie einsetzen? Den Fragen sind keine Grenzen gesetzt. Und das ist kein Wunder, gehört eine gute Kommunikation doch zu den wesentlichen Erfolgsfaktoren für ein kulturübergreifendes Projekt. Wir geben Antworten für eine gute Kommunikation!

Führungskräfte verbringen einen Großteil ihres Arbeitstages mit Kommunikation. Missverständnisse zu vermeiden, ist dabei wohl die größte Herausforderung, die Sie meistern müssen, wenn Sie Regeln für die Kommunikation definieren. In internationalen Projektteams kann es aufgrund verschiedener Sprachen zu unterschiedlichen Auffassungen kommen. Auch die Art der Interpretation von Ausdrücken oder Körpersprache-Elementen kann von Kultur zu Kultur variieren.

1. Unpünktlichkeit bei Projekt-Meetings:

Das Verständnis von Zeit und Terminen wird nicht in jeder Kultur gleich aufgefasst. Während wir Deutschen die Termintreuen sind, stoßen wir damit bei Südländern auf Unverständnis. Als Projektleiter müssen Sie die nötige Disziplin zur Termintreue aufbauen. Unterstützend dazu, können Sie Meetings wöchentlich zur gleichen Zeit ansetzen, um Ihre internationalen Mitarbeiter daran zu gewöhnen.

2. Rituale bei der Begrüßung:

Blickkontakt, Verbeugungen, Hände schütteln – nicht jede Kultur begrüßt sich auf die gleiche Art und Weise. Während bei Arabern, Indern oder Südamerikanern ein Körperkontakt als vertrauensbildend verstanden wird, neigen Europäer oder Asiaten dazu, Distanz zu wahren. Neben dem persönlichen Unwohlsein kann Missachtung empfunden werden. Sie sollten deshalb bereits im Kick-off-Meeting Verhaltens- und Kommunikationsregeln definieren.

3. Unterbrechung des Gesprächspartners:

Jemandem ins Wort zu fallen, ist in einigen Kulturen ein absolutes No Go! Doch das ist nicht überall so. Zwar verbieten sowohl die asiatische als auch die nordische Kultur ein Unterbrechen, jedoch sind die Südamerikaner und -europäer wahre Meister dieser Disziplin. Nicht etwa, weil sie unhöflich sind, sondern weil das Unterbrechen für sie ein Zeichen des Interesses darstellt. Legen Sie auch hierfür Regeln fest, um Missverständnisse zu vermeiden.

Wenn die Muttersprache nicht dieselbe ist, versuchen wir, uns mit Händen und Füßen zu verständigen. Die nonverbale Kommunikation hat also in internationalen Projektteams einen besonderen Stellenwert. Das passiert aber nicht immer bewusst. Oftmals lassen wir Gefühlen und Gedanken ganz unbewusst über Haltung, Gestik und Mimik freien Lauf.

Bei der Mimik sind die Interpretationen über die Kulturen hinweg sehr ähnlich. Die transportierten Gefühle werden meist gleichermaßen gut verstanden, egal ob wir Erstaunen, Ärger oder Freude ausdrücken. Schwieriger wird es bei Gestik und Haltung. Beide können in unterschiedlichen Kulturen verschiedene Bedeutungen haben. Denken Sie nur an das Begrüßungsritual des Händeschüttelns oder auch an ein einfaches Vorbeugen, um besser zuhören zu können. Beides ist bei uns Deutschen gang und gäbe, während es in anderen Kulturen als unhöflich oder aggressiv wahrgenommen wird.

Sie sehen, in anderen Kulturen herrschen andere Sitten. Umso wichtiger, dass Sie feste Regeln für die Kommunikation an der Hand haben, um Missverständnisse mit internationalen Projektteams zu vermeiden. Wir geben Ihnen praktische Tipps für Ihren Führungsalltag als Projektleiter:

1. Wählen Sie ein geeignetes Kommunikationsmedium:

Ob persönliches Gespräch, Videokonferenz, Telefonat oder Diskussionsrunde – überlegen Sie, welche Form für Ihr Vorhaben und alle Beteiligten die beste ist. Berücksichtigen Sie dabei auch die sprachlichen Schwierigkeiten. Gerade Telefonkonferenzen können zur Herausforderung werden, da der fehlende Blickkontakt das Verstehen zusätzlich erschwert.

2. Vermitteln Sie Sicherheit:

Eine der wichtigsten Kommunikationsregeln: Legen Sie vorab fest, wie Sie sich einen fairen Informationsaustausch in Ihrem Projektteam vorstellen. So gewährleisten Sie, dass sich Teammitglieder in ihrer Kommunikation nicht einschränken – zum Beispiel aus Angst davor, Fehler zu machen.

3. Einigen Sie sich auf eine gemeinsame Sprache:

Vor jedem Gespräch sollten Sie die Sprachkompetenzen aller Beteiligten betrachten. Wählen Sie eine Sprache, die für alle Gesprächsteilnehmer möglich ist und legen Sie sich selbst auch auf einen Formulierungsstil und eine Geschwindigkeit fest, in der Sie sprechen.

4. Beachten Sie die Wortwahl:

Sie sollten auf Fachbegriffe oder umgangssprachliche Wörter verzichten. Verwenden Sie bekannte Begriffe des Grundwortschatzes, die jeder verstehen kann. Vermeiden Sie Zitate, Modebegriffe oder Füllwörter und setzen Sie auf kurze Hauptsätze und wenig Nebensätze.

5. Berücksichtigen Sie alle Meinungen:

In einer Diskussion prallen schon mal Welten aufeinander. Die einen, die sich aus Angst vor einem Gesichtsverlust zurückhalten, und die anderen, die sich zu viel in die Diskussion einbringen und den Rest nicht zu Wort kommen lassen. Sorgen Sie dafür, dass sich alle Beteiligten gleichermaßen einbringen und dass Sie die Stilleren ermutigen, ihre Meinung zu vertreten. Beachten Sie auch, dass Teammitglieder, die Zeit für Formulierungen benötigen, nicht unter Druck gesetzt werden, sondern aussprechen dürfen.

6. Nutzen Sie eine kreisförmige Sitzordnung:

Damit durch die Anordnung der Gesprächsteilnehmer kein Machtgefälle entsteht, können Sie Meetings in kreisförmiger Sitzordnung abhalten. So sitzen weder Sie als Projektleiter, noch Teammitglieder weiter vorne oder hinten als andere. Keiner wird dadurch bevorzugt oder benachteiligt. Gleichzeitig können Sie Ihre neutrale Moderatorenrolle viel besser einnehmen.

7. Begrenzen Sie die Redezeit:

Achten Sie darauf, dass niemand den Alleinunterhalter spielt. Sie können die Redezeit mit Hilfe Ihrer Kommunikationsregeln begrenzen und auf beispielsweise 10 Minuten pro Person festlegen. So kann jeder zu Beginn zu Wort kommen und seine Sicht der Dinge schildern, bevor Sie in die offene Diskussion einsteigen. Sowohl stillere als auch dominantere Personen haben so die gleichen Chancen.

8. Wechseln Sie die Moderatorenrolle:

Damit Sie in einer neutralen Position bleiben und der Teamgeist gestärkt wird, kann die Moderatorenrolle genau wie der Protokollverantwortliche in regelmäßigen Abständen wechseln. Gleichzeitig kann sich so jedes Teammitglied besser in diese Rolle hineinversetzen.

9. Visualisieren Sie Ihre Argumente:

Vorgestellte Inhalte werden besser verstanden, wenn Sie diese visualisieren. Gerade in internationalen Projektteams, wo die Sprache Schwierigkeiten bereitet, bieten Bilder, Grafiken oder Diagramme eine gute Möglichkeit, um verständlicher zu präsentieren.

10. Trainieren Sie sich selbst:

Sorgen Sie dafür, dass Sie Ihren Vortrag verständlich gestalten. Dazu gehören eine deutliche Aussprache, ein stetiger Blickkontakt, unterstreichende Mimik, Gestik und Körperhaltung, Sprechpausen, Fragestellungen, Wiederholungen und vieles mehr.

Die wichtigsten Kommunikationsregeln kennen Sie nun – der täglichen Arbeit in internationalen Projektteams steht also nichts mehr im Wege. Wie aber können Sie sich selbst optimal auf die Herausforderung der kulturübergreifenden Zusammenarbeit vorbereiten? Das lesen Sie im fünften und letzten Teil unserer Beitragsreihe „Internationale Projektteams“.