Englische Geschäftsbriefe: Besonderheiten zwischen Großbritannien und USA

11. February 2020
Sekretariat & Assistenz, Soft Skills
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Dank der Globalisierung ist es heutzutage immer einfacher, mit internationalen Geschäftspartnern zusammenzuarbeiten. Da bleiben englische Geschäftsbriefe nicht aus. Doch wie setzt man einen perfekten englischen Geschäftsbrief auf und welche Besonderheiten gilt es bei britischen und amerikanischen Schreiben zu beachten? Wir erklären Ihnen die wichtigsten Unterschiede, versorgen Sie mit praktischen Musterbriefen und geben Ihnen hilfreiche Formulierungstipps mit an die Hand – so werden Sie im Umgang mit internationalen Geschäftspartnern endlich sicher!

Der Aufbau: Englische Geschäftsbriefe im Detail

Das wichtigste zuerst: Im Englischen gibt es keine DIN 5008! Grundsätzlich bestehen englische Geschäftsbriefe immer aus denselben Bausteinen, egal ob Sie in britischem oder amerikanischem Englisch verfasst sind. Allerdings unterscheiden diese sich in der Reihenfolge und auch einige unterschiedliche Formalien gibt es beim Aufsetzen eines englischen Geschäftsbriefes zu beachten.

 

Geschäftsbrief in britischem Englisch:

Aufgrund des einstigen Einflusses der Kolonialmacht Großbritannien hat sich weltweit das britische Format bei englischen Geschäftsbriefen durchgesetzt. Nur wenn Sie mit Geschäftspartnern aus der USA oder deren Einflussgebieten korrespondieren, wählen Sie das amerikanische Format.

1. Briefkopf (letter head)

Der Geschäftsbrief beginnt sowohl in britischem als auch in amerikanischem Englisch mit Ihren Kontaktdaten. Vermerken Sie Ihre Firma, Anschrift, Telefon- und Faxnummer sowie Ihre E-Mail-Adresse (alternativ eine allgemeingültige E-Mail-Adresse, wie zum Beispiel customercare@firmaxy.de). In Großbritannien wird Ihre Adresse zentriert dargestellt.

Das linksbündige Bezugszeichen setzt sich meist aus den Initialen des Verfassers beziehungsweise denen der Assistenz zusammen. Je nach Branche können auch Aktenzeichen oder Nummern, die für die jeweilige Abteilung stehen, im Bezugszeichen aufgenommen werden – eine allgemeingültige Regelung gibt es hierbei nicht, da es hauptsächlich der internen Verwendung dient.

Bei der Schreibweise des Datums in britischem Englisch gibt es zahlreiche Möglichkeiten (und somit auch zahlreiche Fehlerquellen):

  • 11 Feb 2020
  • 11 February 2020
  • February 11, 2020
  • February 11th, 2020
  • February 11th 2020
  • February 11 2020

In der Regel wird das Datum linksbündig unter dem Bezugszeichen aufgeführt.

Diese folgen unter dem Datum, ebenfalls linksbündig. Hier eine Übersicht der häufigsten Vermerke für englische Geschäftsbriefe:

  • Eilt: Urgent
  • Einschreiben: Registered (mail)
  • Persönlich: Personal
  • Vertraulich: Confidential
  • Kurier: By courier

Hier vermerken Sie linksbündig die Adresse, an die der Brief gerichtet ist. Wenn Sie den Ansprechpartner kennen, nehmen Sie diesen ebenfalls mit in die Anschrift auf. Folgenden Aufbau sollten Sie beachten:

Name des Ansprechpartners
(Position/Abteilung)
Firmenname
Hausnummer, Straße
Stadt
Postleitzahl
Land

Die erste Besonderheit, die einen britischen Geschäftsbrief von einem deutschen unterscheidet, ist, dass die Anrede vor der Betreffzeile erscheint. Hier gilt es einiges zu beachten:

Mr, Mrs, Ms – bei britischen Briefen verzichten Sie auf den Punkt hinter der Anrede und auch der Doppelpunkt und das Komma fällt weg.

  • Dear Mr Peters
  • Dear Mrs Smith

Je nachdem, wie Sie Ihren Ansprechpartner in der Anschrift (Vor- und Nachname oder Anrede und Nachname) benannt haben, können Sie ihn auch mit dem Vornamen anschreiben:

Worauf bezieht sich Ihr Schreiben? Ist es ein Angebot (offer), Bestellung (order) oder eine Rechnung (invoice)? Beispiele für eine Betreffzeile könnten sein:

Your enquiry of 29 January 2020

Your Order No. 123456

Our offer No. 54854

In manchen Schreiben leitet das Wort „Subject:“ oder die Abkürzung „Sub.:“ die Betreffzeile ein, dies ist aber nicht zwingend notwendig.

Nun schreiben Sie Ihren eigentlichen Text. Am Ende dieses Beitrages haben wir einige Formulierungen für Sie zusammengestellt.

Die Grußformel in einem englischen Geschäftsbrief richtet sich nach der zuvor gewählten Anrede. Bei einer direkten Anrede wählen Sie „Yours sincerely“ / „Sincerely yours“, bei einer indirekten Anrede „Yours faithfully“ / „Faithfully yours“ – Beispiele:

Yours sincerely/Sincerely yours

  • Dear Mr Peters
  • Dear Christoph Peters
  • Dear Christoph

Yours faithfully/Faithfully yours

  • Dear Sir
  • Dear Madam
  • Dear Sir or Madam

Nach der Grußformel folgt Ihre Unterschrift sowie Ihr Name und Ihre Position.

Anschließend vermerken Sie, mit „Enc(s):“ oder „Encl:“ für „enclosure(s)“, welche Anlagen Sie dem Schreiben beifügen. Dies können zum Beispiel sein:

  • annual report: Jahresbericht
  • invoice: Rechnung
  • pro-forma-invoice: Pro-forma-Rechnung
  • CV (lat. curriculum vitae): Lebenslauf
  • publication: Veröffentlichung
  • general terms and conditions: Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)
  • publication: Veröffentlichung
  • … in duplicate/triplicate: … in doppelter/dreifacher Ausführung

Am Ende des Briefes notieren Sie, welche Personen eine Kopie des Geschäftsschreibens bekommen. Hierbei ist es üblich, nicht nur den Namen, sondern auch die Position der Person zu nennen. Abgekürzt wird carbon copy mit „Cc:“.

Geschäftsbrief in amerikanischem Englisch:

1. Briefkopf (letter head)

Auch bei Geschäftsbriefen in amerikanischem Englisch vermerken Sie zuerst Ihre Anschrift und Kontaktdaten. Achten Sie jedoch darauf, dass Sie diese rechtsbündig ausrichten und nicht wie bei britischen Geschäftsbriefen zentriert.

Die klassische Schreibweise des Datums in amerikanischen Geschäftsbriefen setzt sich wie folgt zusammen:

  • February 11, 2020

Achtung Verwechslungsgefahr: Auch eine gebräuchliche Schreibweise ist 02/11/2020 – hierbei ist zu beachten, dass die erste Stelle den Monat darstellt, die zweite Stelle den Tag und die letzte Stelle das Jahr. Somit steht 02/11/2020 für den 11. Februar 2020 und nicht für den 02. November 2020.

Bei der Schreibweise des Datums in britischem Englisch gibt es zahlreiche Möglichkeiten (und somit auch zahlreiche Fehlerquellen):

  • 11 Feb 2020
  • 11 February 2020
  • February 11, 2020
  • February 11th, 2020
  • February 11th 2020
  • February 11 2020

In der Regel wird das Datum linksbündig unter dem Bezugszeichen aufgeführt.

Hier vermerken Sie – ebenfalls linksbündig – die Adresse, an die der Brief gerichtet sein soll. Wenn Sie den Ansprechpartner kennen, nehmen Sie diesen ebenfalls mit in die Anschrift auf. Folgenden Aufbau sollten Sie beachten:

Name des Ansprechpartners
(Position/Abteilung)
Firmenname
Hausnummer, Straße, Zusatz (z.B. Apartment Nummer)
Stadt, Bundesstaatenkürzel und ZIP-Code
Land

Tipp: Um den ZIP-Code der Adresse herauszufinden, können Sie diesen einfach auf der Website des US Postal Service einsehen.

Im Amerikanischen steht der Betreff – genauso wie im Deutschen – vor der Anrede. Auch hier werden oft noch Zusätze, wie „Subject“ beziehungsweise „Sub.“ oder „Response“ beziehungsweise „RE“

Bei der Anrede in amerikanischen Geschäftsbriefen versehen Sie die Anrede noch mit einem Punkt und dem Nachnamen einen Doppelpunkt – also:

  • Dear Mrs. Peters:
  • Dear Mr. Smith:

Je nachdem, wie Sie Ihren Ansprechpartner in der Anschrift (Vor- und Nachname oder Anrede und Nachname) benannt haben, können Sie ihn auch mit dem Vornamen anschreiben:

  • Dear Theresa:
  • Dear Sam:

Haben Sie keinen bestimmten Ansprechpartner, können Sie auch die Ansprache „To Whom It May Concern“ verwenden. Diese signalisiert, dass das Schreiben nicht an eine bestimmte Person gerichtet ist, sondern von beliebigen Stellen bearbeitet werden kann.

Anschließend schreiben Sie Ihren eigentlichen Text. Einige Formulierungshilfen und Besonderheiten zu britischem Englisch finden Sie am Ende des Artikels.

Im Gegensatz zu britischen Geschäftsbriefen müssen Sie im Amerikanischen die Schlussfloskel nicht nach der Anrede richten. Hier sind nur zwei Formulierungen üblich, die jeweils mit einem Komma beendet werden: „Sincerely,“ und „Sincerely yours,“.

Nach der Grußformel folgt auch im Amerikanischen Ihre Unterschrift sowie Ihr Name und Ihre Position.

Zum Schluss vermerken Sie, wie im Britischen, mit „Enc(s):“ oder „Encl:“ für „enclosure(s)“, welche Anlagen Sie dem Schreiben beifügen. Hier gelten dieselben Standardformulierungen wie im britischen Englisch.

Am Ende des Briefes notieren Sie mit „Cc:“, welche Personen eine Kopie des Geschäftsschreibens bekommen. Hierbei ist es üblich, nicht nur den Namen, sondern auch die Position der Person zu nennen.

Im Amerikanischen steht das Bezugszeichen ganz am Ende des Geschäftsbriefes. Hier können Sie auch die Initialen des Verfassers, Aktenzeichen oder sonstige interne Codes zur Bearbeitung vermerken.

Extra-Tipp:

Sind Sie sich bei der Schreibweise mancher Wörter nicht sicher, stellen Sie einfach die Sprache Ihres Schreibprogrammes um – bei Microsoft Word finden Sie diese zum Beispiel im unteren linken Rand. Wählen Sie hierbei:

„Englisch (Vereinigtes Königreich)“ für britische Geschäftsbriefe

„Englisch (Vereinigte Staaten)“ für amerikanische Geschäftsbriefe

… und wenn wir gerade schon einmal in Ihrem Schreibprogramm sind, speichern Sie sich doch gleich eine Vorlage für Ihren englischen Schriftverkehr ab!

Formulierungstipps für Ihre englischen Geschäftsbriefe

Um Ihre englischen Geschäftsbriefe auf das nächste Level zu heben, haben wir hier einige hilfreiche Formulierungen für Sie zusammengefasst:

Would you be so kind as to … Wären Sie so freundlich …
We would appreciate it if you could send us more information about… Wir würden uns sehr freuen, wenn Sie uns mehr Informationen über … zusenden könnten
What is your current list price for … Wie lautet Ihr aktueller Listenpreis für …
We are interested in … and we would like to know … Wir sind an … interessiert und würden gerne wissen, …
We regret to inform you that… Wir bedauern, Ihnen mitteilen zu müssen…
We are pleased to confirm that… Wir freuen uns, Ihnen bestätigen zu können, dass…
I am writing to let you know that… Ich möchte Ihnen mitteilen, dass…
Please accept our apologies for… Bitte akzeptieren Sie unsere Entschuldigung für…
I am afraid that… Ich bedauere, dass…
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