Digitale Ablage leicht gemacht – so vermeiden Sie das Daten-Chaos

31. August 2020
Digitalisierung, Sekretariat & Assistenz, Soft Skills
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Sie kennen das sicher: Sie haben eine E-Mail mit einem Dokument bekommen und sollen Ihre Kommentare einfügen. Sie speichern die Datei einfach schnell auf Ihrem Desktop ab, um Ihre Anmerkungen zu machen. Anschließend senden Sie das finale Dokument an den Absender zurück. Doch was passiert mit der Datei auf dem Desktop? Sie verschieben sie natürlich in einen passenden Ordner auf Ihrem Netzwerk, oder? Wenn wir ehrlich sind: Natürlich nicht. Die Datei wird nun vorerst auf Ihrem Desktop verweilen, bis Sie der Aufräumzwang packt und Sie rigoros alle Dateien von Ihrem Desktop löschen – „Oh Mist, ich hätte die Datei doch noch gebraucht!“

Wollen Sie dem Daten-Chaos endlich den Kampf ansagen? Dann sollten Sie sich schleunigst für eine digitale Ablage entscheiden – und zwar für eine mit System! Wir zeigen Ihnen, wie Sie Schritt für Schritt Ihre perfekte digitale Ablage entwickeln.

1. Schritt: Desktop aufräumen

Um eine Struktur auf Ihren Desktop zu bringen, sollten Sie sich bereits vor dem Speichern einer Datei diese vier Fragen stellen:

  • Werde ich die Datei nochmal brauchen?
    Wenn nicht, speichern Sie diese zum Lesen und löschen Sie diese danach am besten direkt. So vermeiden Sie unnötigen Müll auf Ihrem Desktop.
     
  • Ist die Datei nur für mich relevant oder müssen auch Kollegen darauf zugreifen können?
    Wenn andere Mitarbeiter ebenfalls auf die Datei zugreifen müssen, ist es sinnvoll, diese direkt auf einem Netzwerk zu speichern und erst gar nicht auf dem eigenen Desktop.
     
  • Muss ich die Datei oft oder eher selten öffnen?
    Dateien, die man täglich benutzt, sind sinnvoll auf dem Desktop abgelegt, aber Dateien, die Sie nur alle paar Monate benötigen, können vielleicht auch an einem anderen Ort abgespeichert werden.
     
  • Ist die Datei für ein bestimmtes Projekt wichtig und werde ich noch weitere Dateien zu diesem Projekt ablegen müssen?
    Dann sollten Sie sich nun Gedanken zu Ihrer Ordnerstruktur machen und ob es sinnvoll ist, diese auf Ihrem Desktop oder Ihrem Netzwerk anzulegen.

2. Schritt: Bestandsaufnahme machen und Dokumente gruppieren

Analysieren Sie zunächst, welche Arten von Dateien Sie digital ablegen müssen: Haben Sie viele Fotos von Veranstaltungen, Word-Dokumente oder Excel-Dateien, die Sie ordentlich digital verwahren möchten? Vielleicht haben Sie auch einen USB-Stick eines Kollegen bekommen, dessen Dateien nun sortiert werden müssen. Gehen Sie hierbei systematisch vor und dokumentieren Sie den gewünschten Ablageort im Voraus. Nach der Bestandsaufnahme sollten Sie versuchen, die Dokumente sinnvoll zu gruppieren. Hierbei können Sie zum Beispiel nach Formaten, Projekten, Kunden, Abteilungen oder Themen vorgehen.

3. Schritt: Priorisierung festlegen

Nun ist die Reihenfolge der einzelnen Kategorien festzulegen, denn einige Themen werden häufiger benutzt als andere und sollten demnach oben stehen.

Sie können hierzu die Ordner nummerieren, so bleibt der erste Ordner stets oben! So kann zum Beispiel der Ordner „01_Reporting“ ganz oben stehen, obwohl er alphabetisch gesehen eher am Ende angezeigt werden würde.

4. Schritt: Dokumente ablegen

Um auf dem Netzwerk eine geordnete Reihenfolge der Dokumente zu erzielen, ist die Benennung wichtig. Eine bewährte Methode ist:

Datum_eindeutiger-kurzer-Dateiname_Mitarbeiterkürzel.Dateiendung

Durch das Beginnen mit dem Datum sortiert der PC die Dokumente automatisch in der Reihenfolge ihrer Erstellung.

Wichtig: Wenn eine Datei doppelt abgelegt werden muss, zum Beispiel weil zwei verschiedene Abteilungen darauf zugreifen müssen, macht es Sinn eine Verknüpfung zu erstellen und die Datei nicht doppelt abzuspeichern. So eliminieren Sie die Gefahr, dass zwei Leute gleichzeitig an der Datei arbeiten und die Änderungen des einen von denen des anderen überschrieben werden.

Das sollten Sie bei der digitalen Ablage noch beachten

Um die abgelegten Dokumente schnell wiederfinden zu können, sollten Sie bei der Benennung der Dateien folgende Regeln beachten:

  • Nutzen Sie Unterstriche statt Leerzeichen!
  • Vermeiden Sie Umlaute!
  • Verwenden Sie außer Punkt, Binde- und Unterstrichen keine Sonderzeichen!

Generell sollten Sie die digitale Ablage gemeinsam mit Ihrem Team entwickeln, sodass jeder über alle Regelungen Bescheid weiß. Hierzu können Sie einen kleinen Workshop organisieren, um zu erfahren, was anderen Kollegen wichtig ist und worauf geachtet werden sollte. Gerade wenn viele Personen mit einer Datei arbeiten, ist sauberes Arbeiten und Ablegen für einen reibungslosen Workflow unabdingbar.

Außerdem sollten Sie in jedem Fall stets konsequent mit der Ablage und Datei-Benennung sein. Auch wenn es zu Anfang nach mehr Arbeit aussehen mag, als alles auf dem Desktop zu speichern – Sie werden Ihre digitale Ablage nach kurzer Eingewöhnungszeit nicht mehr missen wollen.

4 Top-Tipps von Expertin Martina Müll-Schnurr

Unsere Office-Expertin Martina Müll-Schnurr hat uns ihre 4 Top-Tipps verraten, mit denen Sie Ihre digitale Ablage auf das nächste Level bringen – so bleiben keine Fragen offen.

Befreien Sie sich von Altlasten

Als ersten Schritt legen Sie auf Ihrem Laufwerk „Sekretariat“ einen Ordner „Altdaten“ an und verschieben Ihre Ablage dahin. Danach legen Sie sich zwei neue Ordner, „Aktuelle Vorgänge“ und „Abgeschlossene Vorgänge“, an.

Bilden Sie Vorgangsordner

In den Ordner „Aktuelle Vorgänge“ legen Sie für jeden neuen Vorgang einen Ordner an:

Aktuelle_Vorgaenge

  • 2017_12_07_Weihnachtsfeier-vorbereiten
  • 2016_Office-Pool-initiieren
  • 2017_09_Abteilungssitzung
  • 2016_05_Bereichsleitersitzung

Nun sortieren Sie und andere berechtigte Personen alle Dokumente in diese Ordner. Sie erkennen, dass einige Ordner bereits in „Abgeschlossene Vorgänge“ verschoben werden können.

Sortieren Sie die Vorgänge nach Prozessen

Wenn Sie jetzt nur Vorgangsordner anlegen würden, wäre dies nach einiger Zeit auch wieder schnell unübersichtlich. Deshalb fassen Sie gleichartige Vorgänge zu Prozessen zusammen.

Aktuelle_Vorgaenge

  • Gegenstaende_einkaufen
    § 2017_06_Laptoptasche_Bender-Sebastian
    2017_06_INFO-Bueromarkt.pdf
    2017_06_Rechnung-Nr.12354.pdf
     
  • Urlaubsplanung_organisieren
    § Anleitung_Urlaubsplanung.pdf
    § 2017_Urlaubsplanung_Marketing-Abteilung.xlsx
     
  • Abgeschlossene_Vorgaenge
    Veranstaltung_organisieren
    § 2016_12_07_Weihnachtsfeier
    RG-Restaurant.pdf
    Teilnehmerliste.xlsx

Nun haben Sie eine schnelle Übersicht über aktuelle und erledigte Vorgänge. Bestimmt haben Sie noch Dokumente in Ihren Altdaten, die Sie noch benötigen. Kopieren Sie diese Dokumente und legen diese in dem dafür vorgesehenen Vorgangsordner ab.

Noch ein Tipp: Wenn Ihnen die alphabetische Ordnung nicht gefällt, setzen Sie eine Nummer vor den Prozessnamen (mindestens zweistellig).

Wenn sich nun der Vorgesetzte ein Bild über den aktuellen Stand der Weihnachtsfeier machen möchte, klickt er in den Ordner Sekretariat und vor auf den Vorgang „Weihnachtsfeier vorbereiten“. Hier liegen dann alle relevanten Dokumente zur Weihnachtsfeier – auch E-Mails.

Speichern Sie Wissen und Vorlagen bei den Prozessen

Manche Dokumente benötigen Sie oft oder haben eine längere Lebensdauer. Wohin speichern Sie die Liste der Schulferien? Diese Liste gehört zum Prozess Urlaubsplanung organisieren. Dort gibt es einen Wissensordner und genau dort kommt dieses Dokument rein. Ebenso verfahren Sie mit „Checklisten zu Veranstaltungen“. Legen Sie sich hierfür Klammerordner an, zum Beispiel „(Wissenswertes)“ – durch die Klammern rutscht der Ordner automatisch nach oben in der Datei.

Diese Tools unterstützen Sie bei der digitalen Ablage

Natürlich müssen Ihre Dateien nicht zwingend auf einem Netzwerk abgelegt werden. Es gibt mittlerweile zahlreiche Unternehmen, die nur noch auf webbasierte Ablagesysteme setzten. Hier können Cloud-Dienste, wie beispielsweise Dropbox, in Betracht gezogen werden – achten Sie hierbei aber stets auf aktuelle Datenschutzrichtlinien!

Boxcryptor kümmert sich hierbei um die Sicherheit Ihrer Daten bei Online-Diensten. Mit der Verschlüsselungstechnologie lassen sich Ihre Daten sicher teilen und bearbeiten. Das ist ein großer Vorteil für das ganze Team, denn so können all Ihre Mitarbeiter sicher in der Cloud zusammenarbeiten. Sie können eigenständige Nutzungsrichtlinien festlegen und verwalten die einzelnen Nutzer separat.

Wenn Sie einmal Dokumente ablegen möchten, die nicht in die Struktur Ihrer digitalen Ablage passen, zum Beispiel Notizen aus Meetings, können Sie diese mit der Moleskine Notes-App bearbeiten. Hiermit können Sie Notizen und Gezeichnetes mit einem speziellen Stift in Ihren digitalen Note-Online-Kalender übertragen. Danach ist die gespeicherte Notiz digital verfügbar und kann sogar bearbeitet werden.

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