9 Excel-Tipps, die Ihnen Zeit und Nerven sparen

Excel-Tipps sind aus Ihrem Office-Alltag nicht mehr wegzudenken, oder? Obwohl viele sehr gute Kenntnisse in MS Office-Programmen angeben, fühlen sich nur wenige bei komplexen Excel-Tabellen wirklich sicher. Mit den richtigen Excel-Tipps sparen Sie Zeit und gewinnen Kontrolle. 

Übrigens: Mit unseren zahlreichen Weiterbildungen zum Thema Assistenz und Office Management perfektioneren Sie nicht nur Ihre Excel-Kenntnisse! 

Wenn Sie nicht nur Zahlen, sondern auch ganze Sätze in Ihre Excel-Tabelle einfügen müssen, ist ein Zeilenumbruch innerhalb der Zelle oft wünschenswert. Doch, wenn Sie auf Enter drücken, erzielen Sie nicht den gewünschten Effekt. Stattdessen springen Sie in die Zelle darunter.

Der Zeilenumbruch innerhalb der Zelle gelingt bei einem Windows-Rechner nur mit der Tastenkombination Alt + Enter. Bei einem Apple-Produkt nutzen Sie hingegen die Tastenkombination Control + Option + Return.

Dieser Tipp eignet sich zwar hervorragend für Einzelfälle, aber wenn Sie ein komplexes Dokument mit viel Text haben, ist es sinnvoller, automatische Zeilenumbrüche einzurichten. So passt sich Ihr Text immer automatisch der Breite Ihrer Spalte an, auch wenn Sie diese nachträglich noch ändern müssen und die Funktion ist auf mehrere Zellen gleichzeitig anwendbar.  So geht es: Markieren Sie alle Zellen, auf die Sie die Funktion anwenden möchten und gehen Sie dann wie folgt vor Rechte Maustaste > Zellen formatieren > Ausrichtung > Textsteuerung > Zeilenumbruch.

Zeit sparen ist bei der Bearbeitung von Excel-Tabellen essentiell. Gerade das Eintippen von Daten und Uhrzeiten kostet viel Zeit. Mit der Kombination Steuerung und Punkt  (STRG + .) können Sie einfach und schnell das aktuelle Datum generieren. Dasselbe gelingt Ihnen übrigens auch mit der Funktion = HEUTE(). Mit = JETZT() sogar das aktuelle Datum mit Uhrzeit.

Mit der Kombination STRG + BILD HOCH können Sie innerhalb der Mappe von links nach rechts zwischen den unterschiedlichen Tabellenblättern wechseln. Mit STRG + BILD RUNTER wechseln Sie in umgekehrter Reihenfolge von rechts nach links.

Wenn Sie nur einen Teil Ihrer Tabelle ausdrucken möchten, müssen Sie zunächst den gewünschten Bereich markieren und dann die Registerkarte „Seitenlayout“ öffnen. Dort finden Sie den Druckbereich, wo Sie die Funktion „Druckbereich festlegen“ auswählen können.

Wir sind es von vielen Programmen oder Browsern gewöhnt, dass sich neue Dateien in einem neuen Fenster öffnen. Excel jedoch öffnet alle Dateien in einem einzigen Fenster, sodass die flexible und komfortable Anordnung nicht ohne weiteres möglich ist.

Doch mit unseren Excel-Tipps erhalten Sie Ihre gewohnte Flexibilität wieder zurück! Wenn Sie die Registerkarte „Ansicht“ auswählen, können Sie den Bereich „Alle anordnen“ auswählen. Nun können Sie entscheiden, ob die verschiedenen Arbeitsmappen, horizontal, vertikal oder übereinander angeordnet werden.

Haben Sie sich schon einmal gefragt, wie Sie denselben Inhalt in mehrere Zellen einfügen können? Auch hier hilft ein einfaches Enter nicht aus. Doch kombinieren Sie Enter mit STRG und markieren vorher den Bereich, in dem Sie denselben Inhalt wünschen, voilà ist das Wunder vollbracht! Schon haben Sie dasselbe Wort in mehreren Zellen stehen, ohne dass Sie es immer und immer wieder eintippen oder kopieren müssen.

Gerade wenn Sie in einer großen Tabelle arbeiten, ist es oft hilfreich, eine Abkürzung zu kennen, um an das Ende der Tabelle oder in die letzte Spalte beziehungsweise Zeile zu springen.

Markieren Sie die oberste Zelle und gehen Sie mit Ihrer Maus an deren unteren Rand der Zelle, bis der Cursor zum Zeiger wird.

Klicken Sie dann doppelt auf den unteren Linienrand, um zur untersten Spalte zu gelangen.

Dieses Springen gelingt in alle Richtungen. Sie müssen lediglich den Doppelklick auf der Randlinie durchführen, in welche Richtung sie springen möchten. Wenn Sie beispielsweise nach links springen möchten, müssen Sie den Doppelklick auf den linken Linienrand ausführen.

Doch Achtung! Der Sprung gelingt nur in einer fortlaufenden Tabelle. Sind dazwischen leere Felder, so werden Sie nie ganz bis zum Ende springen können.

Gerade bei Gewinnspielen ist das Erzeugen einer Zufallszahl eine sehr hilfreiche Funktion und darf daher bei unseren Excel-Tipps nicht fehlen! Dazu müssen Sie lediglich folgende Formel in die gewünschte Zelle einfügen…

(=ZUFALLSZAHL()*100)

…und schon erhalten Sie eine Zufallszahl.

Sie müssen die Zufallszahl im Übrigen immer mit 100 multiplizieren, da Sie ansonsten lediglich einen Wert zwischen Eins und Null erhalten. Jetzt müssen Sie diesen Wert lediglich aufrunden und schon haben Sie Ihre Zufallszahl!

Das Runden funktioniert übrigens mit dieser Funktion:

=Runden(Zahl; Anzahl der Stellen)

Zugegeben, diesen Excel-Tipp kennen wahrscheinlich die meisten, dennoch darf dieser nicht fehlen, falls ihn der ein oder andere doch noch nicht einsetzt. Gerade bei der Überarbeitung von Tabellen benötigen Sie weitere Zeilen oder Spalten. Diese erhalten Sie, wenn Sie eine Zeilenzahl mit der rechten Maustaste anklicken und dort die Funktion „Zellen einfügen“ auswählen. Das funktioniert auch mit mehreren Zeilen oder Spalten. Hierzu müssen Sie lediglich mehrere Zeilenzahlen Markieren und dann die Funktion „Zeilen einfügen“ auswählen.

Excel-Tipps helfen Ihnen dabei, den täglichen Umgang mit Tabellen deutlich zu vereinfachen und professioneller zu gestalten. Wer zentrale Funktionen kennt und gezielt einsetzt, spart nicht nur wertvolle Zeit, sondern reduziert auch Fehlerquellen bei der Datenverarbeitung. Lesen sie zum Beispiel hier, wie Sie Dashboards mit Excel oder Power BI erstellen. Gerade im Berufsalltag verschaffen Ihnen fundierte Excel-Tipps einen klaren Effizienzvorteil, da Auswertungen schneller gelingen und komplexe Zusammenhänge transparenter werden. So entwickeln Sie Schritt für Schritt mehr Sicherheit im Umgang mit Excel und stärken nachhaltig Ihre digitale Kompetenz.