9 Excel-Tipps, die Ihnen Zeit und Nerven sparen

30. May 2017
Informationstechnologie, Sekretariat & Assistenz, Soft Skills
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Excel ist aus Ihrem Office-Alltag nicht mehr wegzudenken, oder? Und obwohl jeder von uns in seinem Lebenslauf gute oder gar sehr gute Kenntnisse im Bereich Office Programme angibt, fühlen sich die wenigsten wohl bei der Bearbeitung komplexer Excel-Tabellen. Die vielen Funktionen und Eigenarten des Microsoft-Programms erschweren den Zugang und stehlen einiges an Zeit, wenn sie nicht hinreichend bekannt sind. Aber keine Sorge: Mit unseren Excel-Tipps können Sie diese Zeit wiedergutmachen!

Excel-Tipp #1: Zeilenumbruch innerhalb der Zelle

Wenn Sie nicht nur Zahlen, sondern auch ganze Sätze in Ihre Excel-Tabelle einfügen müssen, ist ein Zeilenumbruch innerhalb der Zelle oft wünschenswert. Doch, wenn Sie auf Enter drücken, erzielen Sie nicht den gewünschten Effekt. Stattdessen springen Sie in die Zelle darunter.

Der Zeilenumbruch innerhalb der Zelle gelingt bei einem Windows-Rechner nur mit der Tastenkombination Alt + Enter. Bei einem Apple-Produkt nutzen Sie hingegen die Tastenkombination Control + Option + Return.

Dieser Tipp eignet sich zwar hervorragend für Einzelfälle, aber wenn Sie ein komplexes Dokument mit viel Text haben, ist es sinnvoller, automatische Zeilenumbrüche einzurichten. So passt sich Ihr Text immer automatisch der Breite Ihrer Spalte an, auch wenn Sie diese nachträglich noch ändern müssen und die Funktion ist auf mehrere Zellen gleichzeitig anwendbar.  So geht es: Markieren Sie alle Zellen, auf die Sie die Funktion anwenden möchten und gehen Sie dann wie folgt vor Rechte Maustaste > Zellen formatieren > Ausrichtung > Textsteuerung > Zeilenumbruch.

Excel-Tipp #2: Aktuelles Datum generieren

Zeit sparen ist bei der Bearbeitung von Excel-Tabellen essentiell. Gerade das Eintippen von Daten und Uhrzeiten kostet viel Zeit. Mit der Kombination Steuerung und Punkt  (STRG + .) können Sie einfach und schnell das aktuelle Datum generieren. Dasselbe gelingt Ihnen übrigens auch mit der Funktion = HEUTE(). Mit = JETZT() sogar das aktuelle Datum mit Uhrzeit.

Excel-Tipp #3: Wechseln zwischen Tabellenblättern

Mit der Kombination STRG + BILD HOCH können Sie innerhalb der Mappe von links nach rechts zwischen den unterschiedlichen Tabellenblättern wechseln. Mit STRG + BILD RUNTER wechseln Sie in umgekehrter Reihenfolge von rechts nach links.

Excel-Tipp #4: Den Druckbereich festlegen

Wenn Sie nur einen Teil Ihrer Tabelle ausdrucken möchten, müssen Sie zunächst den gewünschten Bereich markieren und dann die Registerkarte „Seitenlayout“ öffnen. Dort finden Sie den Druckbereich, wo Sie die Funktion „Druckbereich festlegen“ auswählen können.

Excel-Tipp #5: Mehrere Tabellen nebeneinander anordnen

Wir sind es von vielen Programmen oder Browsern gewöhnt, dass sich neue Dateien in einem neuen Fenster öffnen. Excel jedoch öffnet alle Dateien in einem einzigen Fenster, sodass die flexible und komfortable Anordnung nicht ohne weiteres möglich ist.

Doch mit unseren Excel-Tipps erhalten Sie Ihre gewohnte Flexibilität wieder zurück! Wenn Sie die Registerkarte „Ansicht“ auswählen, können Sie den Bereich „Alle anordnen“ auswählen. Nun können Sie entscheiden, ob die verschiedenen Arbeitsmappen, horizontal, vertikal oder übereinander angeordnet werden.

Excel-Tipp #6: Gleicher Inhalt in mehreren Zellen

Haben Sie sich schon einmal gefragt, wie Sie denselben Inhalt in mehrere Zellen einfügen können? Auch hier hilft ein einfaches Enter nicht aus. Doch kombinieren Sie Enter mit STRG und markieren vorher den Bereich, in dem Sie denselben Inhalt wünschen, voilà ist das Wunder vollbracht! Schon haben Sie dasselbe Wort in mehreren Zellen stehen, ohne dass Sie es immer und immer wieder eintippen oder kopieren müssen.

Excel-Tipp #7: Das Springen in Excel-Tabellen

Gerade wenn Sie in einer großen Tabelle arbeiten, ist es oft hilfreich, eine Abkürzung zu kennen, um an das Ende der Tabelle oder in die letzte Spalte beziehungsweise Zeile zu springen.

Markieren Sie die oberste Zelle und gehen Sie mit Ihrer Maus an deren unteren Rand der Zelle, bis der Cursor zum Zeiger wird.

Klicken Sie dann doppelt auf den unteren Linienrand, um zur untersten Spalte zu gelangen.

Dieses Springen gelingt in alle Richtungen. Sie müssen lediglich den Doppelklick auf der Randlinie durchführen, in welche Richtung sie springen möchten. Wenn Sie beispielsweise nach links springen möchten, müssen Sie den Doppelklick auf den linken Linienrand ausführen.

Doch Achtung! Der Sprung gelingt nur in einer fortlaufenden Tabelle. Sind dazwischen leere Felder, so werden Sie nie ganz bis zum Ende springen können.

Excel-Tipp #8: Das Erzeugen einer Zufallszahl

Gerade bei Gewinnspielen ist das Erzeugen einer Zufallszahl eine sehr hilfreiche Funktion und darf daher bei unseren Excel-Tipps nicht fehlen! Dazu müssen Sie lediglich folgende Formel in die gewünschte Zelle einfügen…

(=ZUFALLSZAHL()*100)

…und schon erhalten Sie eine Zufallszahl.

Sie müssen die Zufallszahl im Übrigen immer mit 100 multiplizieren, da Sie ansonsten lediglich einen Wert zwischen Eins und Null erhalten. Jetzt müssen Sie diesen Wert lediglich aufrunden und schon haben Sie Ihre Zufallszahl!

Das Runden funktioniert übrigens mit dieser Funktion:

=Runden(Zahl; Anzahl der Stellen)

Excel-Tipp #9: Mehrere Zeilen oder Spalten einfügen

Zugegeben, diesen Excel-Tipp kennen wahrscheinlich die meisten, dennoch darf dieser nicht fehlen, falls ihn der ein oder andere doch noch nicht einsetzt. Gerade bei der Überarbeitung von Tabellen benötigen Sie weitere Zeilen oder Spalten. Diese erhalten Sie, wenn Sie eine Zeilenzahl mit der rechten Maustaste anklicken und dort die Funktion „Zellen einfügen“ auswählen. Das funktioniert auch mit mehreren Zeilen oder Spalten. Hierzu müssen Sie lediglich mehrere Zeilenzahlen Markieren und dann die Funktion „Zeilen einfügen“ auswählen.

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