Dashboards mit Excel oder Power BI erstellen?

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Weiterbildungsprogramm für Führung & Management

19. October 2022
Controlling
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Im Reporting vieler Unternehmen sind PowerPoint-Berichte immer noch vorherrschend. Informationen werden dadurch linear angeboten, ersetzen frühere Papers und lassen sich gut auf Tablet-PCs ansehen. Werden Informationen dagegen in Form von Dashboards angeboten, kann der Empfänger aktiv werden. Dadurch wird die Vermittlung der Informationen nachhaltiger. Denn die Darstellung ist zum größten Teil visualisiert, interaktiv durch Datenselektion per Schaltflächen und orientiert sich in der Anordnung an den Anzeigen eines Flugzeug-Cockpits. Excel als Dashboard-Tool ist dafür in vielerlei Hinsicht gut geeignet. In diesem Beitrag erläutert Rainer Pollmann, Leiter unseres Seminars „Dashboards mit Excel“, wie Sie dabei vorgehen, welche Techniken Sie beherrschen sollten und was für Vorteile sich Ihnen im Alltag bieten.

Rainer Pollmann

Geschäftsführender Partner | PRT Pollmann & Rühm Training

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Gängige Vorgehensweise bei der Erstellung von Dashboards

Der Autor beobachtet bei Projekten zur Erstellung eines Dashboards eine Vorgehensweise, die meist in eine Sackgasse führt

Alle verfügbaren Daten werden „eingesammelt“, meist nach der Devise: „Was ich schon habe, kann mir niemand mehr wegnehmen.“

Dann wird überlegt, welche Kennzahlen daraus gebildet und welche Diagramme erzeugt werden können.

Danach wird festgelegt, welche Informationen sich die Empfänger wünschen könnten (oder müssten), ohne dass dazu ein Dialog geführt wird.

Die Folge sind meist sehr ineffeziente und ineffektive Dashboards, mit denen nicht gearbeitet wird.

Eine andere Vorgehensweise könnte zielführender sein und Ressourcen sparen. Dazu wird in diesem Beitrag:

Eine Vorgehensweise zur Entwicklung vorgestellt,

Die Elemente und dafür notwendigen Excel-Techniken genannt sowie

Eine Abgrenzung zu Microsoft Power BI-Desktop vorgenommen.

Die folgende Abbildung zeigt alle Schritte auf und zeigt die dafür benötigten oder zur Verfügung stehenden Excel-Techniken.

Empfohlene Vorgehensweise für Dashboards mit Excel

Wie geht man beim Aufbau und bei der Entwicklung eines Dashboards vor? Was ist dabei zu beachten? Wie sollten die Daten verdichtet werden? Mit welchen Excel-Techniken sollte man arbeiten? Ich empfehle dabei grundsätzlich "vom Ziel her zu denken"! Denn zu 80 % besteht ein Dashboard aus einem Datenmodell, nur zu 20 % aus „schönen Diagrammen und Tabellen“.

10 Fragen, die Sie für sich beantworten sollten:

  1. Welches Design und welcher Aufbau soll das Dashboard haben, wenn dem Berichtsempfänger eine interaktive Benutzerführung nach den Vorgaben des Corporate Design mit Menüs und Schaltflächen zur Verfügung gestellt werden soll?
     
  2. Welche Informationen sollen dem Management für die Steuerung des Unternehmens in maximal drei Aggregationsstufen zur Verfügung gestellt werden?
     
  3. Wie sollen die ausgewählten Informationen visualisiert werden (Diagramm/Tabelle)?
     
  4. Welches Notations- und Farbkonzept soll definiert, welche Schriftarten und welcher Schriftgrad sollen festgelegt werden?
     
  5. Wie soll die Informationsaufnahme durch die Diagrammgestaltung unterstützt werden (Diagrammtyp, Schriftart, -größe, Position der Titel usw.)?
     
  6. Wie soll die Informationsaufnahme durch die Tabellengestaltung unterstützt werden (Tabellentyp, Zahlenformat, Visualisierung der Zahlen, Schriftart, -größe, Position der Titel usw.)?
     
  7. Wie müssen die Daten aufbereitet und verdichtet werden, um das festgelegte Design als Ergebnis der Punkte 3 bis 6 umzusetzen?
     
  8. Mit welchen Methoden sollen die Daten in das Modell importiert und verdichtet warden?
     
  9. Spielt die Historie der Daten eine Rolle?
     
  10. Aus welchen Datenquellen und mit welcher Frequenz müssen die Daten im Modell importiert werden?

Sind diese Fragen beantwortet, ergeben sich daraus drei Schritte zur Erstellung eines Dashboards.

Schritt 1: Empfängerorientierung

Im ersten Schritt sollte der Informationsbedarf der Empfänger abgestimmt werden, verbunden mit der Frage nach den Vorstellungen zur Usability. Dazu kann man bereits in einem Erstentwurf mit einigen dynamischen Diagrammen, Tabellen, Kennzahlenbäumen das Look & Feel vermitteln und das Feedback dazu aufnehmen. Durch die Reaktion auf den Erstentwurf (ohne echte Daten) wird oft sichtbar, was Empfänger sich wirklich wünschen und benötigen. Oft ist ihnen das selbst nicht bewusst, wird aber mit solchen Entwürfen transparenter. Aber generell sind folgende Überlegungen hilfreich:

Ist es das Ziel für die Steuerung, wichtige Informationen zu vermitteln?

Welche Kennzahlen  sollen die Empfänger (Vorstand?) erhalten?

Wie soll das Konzept One Page Only am besten umgesetzt werden?

Welche Standard-Aussagen gibt es im Reporting und wie sollen diese Aussagen (Abweichungen, Struktur, Entwicklung, Anteil, Vergleich/Veränderungen) einheitlich durch Tabellen und Diagramme visualisiert werden?

Schritt 2: Umsetzung – zielorientiert und top down

Mit diesen recht konkreten Vorstellungen kann man sich an die eigentliche Umsetzung machen, denn nun hat man eine Zielvorgabe und kann von dieser aus „rückwärts“ gehen:

Vom Ziel ausgehend (interaktive Diagramme, Tabellen, Kennzahlenbäume), beschreiben Sie die dafür notwendigen Daten(strukturen). Vielleicht werden in den „Visuals“ besondere Elemente zur Visualisierung gewünscht. Auch dafür werden Zahlen benötigt, denn Diagramme sind nichts anderes als visualisierte Zahlen. Diese Zahlen, die nicht aus den Datenquellen stammen, müssen automatisch generiert und in einer bestimmten Struktur bereitgestellt werden. Dabei helfen zahlreiche Excel-Funktionen.

Die Beschreibung der im ersten Schritt gewünschten Visualisierungen verdeutlicht die Zahlen, die dafür in Form von Tabellen oder Einzelwerten vorliegen müssen. Vor allem werden auf dieser Ebene die Daten für verschiedene Selektionskriterien (Kategorie, Zeit, Geografie usw. ) bereitgestellt und aufbereitet.

Schritt 3: Datenbeschaffung

Die Beschreibung der im Schritt davor erwünschten Datenselektion schafft Klarheit darüber, welche Daten aus den Datenquellen benötigt werden. Spätestens hier sollte man sich darüber im Klaren sein, in welchem Umfang historische Daten aus den Datenquellen übernommen werden müssen.

Welche Daten werden aus welchen Quellen benötigt? Wie stark müssen die Daten transformiert und verdichtet werden? Wie wichtig ist eine permanente oder monatliche Aktualisierung?

Elemente für Dashboards mit Excel und dafür notwendige Excel-Techniken

Kommerzielle Dashboard-Tools bieten verschiedene Design-Vorlagen und Visualisierungsmöglichkeiten von Zahlen (Visuals) an. Sollte Ihnen das nicht zusagen, können Sie in der Regel customizen, passende Visuals kaufen oder ihr Corporate Design integrieren.

Sollten Sie ein Dashboard mit Excel erstellen, dann können und müssen Sie selbst ein Konzept erstellen und die Prinzipien der Visualisierung selbst umsetzen. Dazu gehören:

Visualisierung von Zahlen nach den Prinzipien der Informationspsychologie

Benutzerführung im Dashboard

Erstellung von Protoypen für eine große Lösung

Auf Basis dieser Anforderungen ein Tool zu entwickeln oder auszuwählen, kann sehr lange dauern, da meist „perfekte Lösungen“ angestrebt werden. Bis diese erreicht werden, haben sich meist die Anforderungen schon wieder geändert. Es ist daher überlegenswert, zunächst einen Prototypen mit Excel als Frontend zu erstellen, damit die Anforderungen der Empfänger zu identifizieren und schnell umzusetzen.

Mit relativ geringem Aufwand können Sie den Empfängern zeigen, was prinzipiell möglich ist, deren Wünsche aufnehmen und im Ping-Pong-Verfahren in das Modell integrieren. Mit diesem Ansatz erhalten Sie eine Leistungsbeschreibung und erstellen einen „Appetizer“ um ggf. das Budget für eine große Lösung zu erhalten.

Mit Excel können Sie das Management von den Vorteilen eines solchen Tools überzeugen, indem Sie die Chancen zeigen, denn die Benutzeroberfläche ist prinzipiell bei allen Tools ähnlich, der „Maschinenraum“ kann aber unterschiedlich sein.

Dashboards mit Excel oder Power BI

Diese Frage wird häufig gestellt. Eigentlich ist diese Frage nicht ganz exakt gestellt. Eigentlich müsste man diese Frage für Power BI Desktop-Berichte und Excel-Dashboards stellen. Denn Power BI ist inzwischen eine sehr große Plattform geworden, die Servives anbietet, die weit über ein Reporting-Dashboard hinausgehen. Auf den ersten Blick könnte man meinen, Power BI Desktop-Berichte (ab hier nur noch Power BI genannt) und Dashboards mit Excel seien sich sehr ähnlich. Optisch ja, technisch gibt es jedoch große Unterschiede.

1. Datenimport und -verdichtung

Hier nutzen beide Tools Power Query und die DAX-Funktionen. Über DAX-Funktionen können komplexere Berechnungen erstellt werden. Damit sind in Power BI Datentabellen und Measures möglich, die als Datenbasis in Visuals (Diagramme/Matrizen) per Drag and Drop platziert werden können.

In einem Excel-Dashboard kann die notwendige Datenbasis für Visualiserungen (Diagramme/Tabellen) mit Power Pivot mittels Cube-Funktionen sowie durch Power Query mittels Pivotieren erstellt werden.

Während die Dynamik bei den Visualisierungen in Power BI bereits Bestandteil der Visuals ist, müssen diese Möglichkeiten in Excel über Funktionen (zum Beispiel INDEX(), BEREICH.VERSCHIEBEN() ) und Schaltflächen selbst generiert werden.

2. Datenaktualisierung

Sowohl bei Excel-Dashboards als auch bei Power BI kann eine automatische Datenaktualisierung für das Öffnen der Datei als Menüoption eingestellt werden. Nachteil ist bei allen Methoden, dass die Aktualisierung nur die erste Stufe betrifft, das heißt, dass die Quellen unter Umständen (Staging-Konzept) nicht weiter zurück aktualisiert werden. Dies kann man, falls es denn erforderlich ist, per VBA automatisieren und das ist nur für EXCEL verfügbar.

3. Interaktion

Hier hat Microsoft mit Power BI ein Tool geschaffen, mit dem man in kurzer Zeit eine interaktive Präsentation erstellen und verteilen kann. Die Interaktion erfolgt über Cross-Filter. Das heißt, klickt man einen Teil eines Visuals (zum Beispiel die Kostenstelle) an, werden alle anderen Visuals ebenfalls auf diese Kostenstelle ausgefiltert. Außerdem lassen sich sehr leicht und intuitiv Ebenenwechsel (Drill-Down) vollziehen. Diese Möglichkeiten kann man so in Excel auch einrichten, sind aber aufwändiger und nur mit dem Einsatz von Funktionen, Datenschnitten und Schaltflächen realisierbar.

4. Visualisierung

Power BI bietet mit den Visuals beachtliche „Diagramme“ an. Allerdings folgen die dem Standard-Microsoft-Design und sind nur begrenzt formatierbar. Möchten Sie hier customizen, benötigen Sie Know-how in der Sprache oder müssen passende Visusals kaufen.

Mit Excel können Sie mit den vorhandenen Features so ziemlich jedes Design-Konzept umsetzen, gerade was das Hervorheben von Daten mit grafischen Elementen betrifft.

5. Kosten

Power BI Desktop ist zunächst kostenlos. Erstellen Sie damit ein Dashboard und laden es in die Microsoft Cloud, dann benötigt jeder Nutzer dieses Dashboards eine Power BI Pro Lizenz, die pro Monat 8,40 € kostet. Excel ist kostenfrei.

Hier nicht berechnet sind natürlich die Ressourcen, die benötigt werden, mit dem einen oder anderen Tool ein Dashboard zu erstellen.

6. Responsives Design

Nach der Publikation eines Reports im Power BI Dienst in der Cloud, kann man von jedem Endgerät darauf zugreifen und, falls erlaubt, interaktiv mit den Daten „spielen“. Im Gegensatz zu Excel-Dashboards ist ein responsives Design garantiert. In Excel ist ein responsives Design nicht möglich. Das Speichern in der Cloud ist über OneDrive bzw. Sharepoint möglich, noch besser in Teams.

7. Security

Nutzt man Power BI, nutzt man die Microsoft Cloud, was wahrscheinlich sicherer ist, als ein selbst betriebenes Rechenzentrum. Der Zugriff lässt sich zentral sehr gut administrieren.

Bei Dashboards mit Excel hingegen ist der Schutz lediglich auf Dateiebene möglich. Eine Datei kann leicht kopiert oder gelöscht werden. Der Schutz ist hier im Grunde nicht gegeben.

Power BI ermöglicht über definierte Rollen und Benutzerberechtigungen eine row-level-Security. Damit können Sie ein Modell erstellen und über dieses Konzept steuern, wer was ansehen darf. Bei Excel-Dashboards müssen Sie dazu Datei-Varianten erstellen und versenden.

Sind Dashboards mit Excel noch zeitgemäß?

Ab einer gewissen Unternehmensgröße ist grundsätzlich die Datenhaltung, das Standard-Reporting, die Verabeitung von sehr großen Datenmengen (Big Data) mit dafür vorgesehen Tools, wie zum Beipsiel Power BI empfehlenswerter.

Legen Sie Wert auf eine einfache Realisierung, individuelle Diagramme, die Ihre Gestaltungsrichtlinien umsetzen, und transparente Datenflüsse, dann sollte Excel das Tool Ihrer Wahl bleiben. Mit den Excel-Techniken können Sie in recht kurzer Zeit ein Dahboard erstellen, wodurch es in einem agilen Umfeld empfehlenswert bleibt.

So oder so: Auf Tachometer-Diagramme sollten Sie verzichten. Die benötigen mehr Platz für die Informationsdarstellung, als zum Beispiel ein Säulendiagramm. Aber sie sehen zugebenermaßen stylischer aus.

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