Sind Hürden bei der Integration von Softwaresystemen (un-)überwindbar?

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02. Februar 2023
Informationstechnologie
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Bei der Integration von Softwaresystemen kommt es laut Nenad Bartolic auf eine nachhaltige Umsetzung und kontinuierliche Mitarbeiterschulungen an. Der Experte sieht daher derzeit noch viel Entwicklungspotenzial im Geschäftsmodell „Softwareintegration“. Warum das so ist, welche Herausforderungen auf Unternehmen warten und wie Sie vorgehen können, um Ihre Mitarbeiter zu qualifizieren, verrät der Qualitätsmanager in diesem Beitrag.

Nenad Bartolic

Qualitätsmanager Projekte | FESTO SE & Co. KG

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Herausforderungen bei der nachhaltigen Integration von Softwaresystemen

In meiner Diplomarbeit 1999 zur „virtuellen Lehre“ hatte ich zur damaligen Zeit eine gesamthaft integrierte computerunterstütze Lernumgebung an der FH Heilbronn geschaffen, die heute ein Standard ist. Die Planung, Aufgabenbeschreibung, Hardware-/Softwarebeschaffung sowie die Betreuung von sechs Studierenden, welche von mir ausgewählt wurden und Inhalte zuarbeiteten, wurde damals umgesetzt. Der Dozent erhielt dafür 2000 den Landeslehrpreis und nach seiner Aussage gelte ich als Pionier in der virtuellen Lehre.

Seit dieser Zeit im Besonderen, aber auch bereits davor, bin ich immer wieder verwundert, wie Softwaresysteme in Unternehmen integriert werden. Ist die scheinbare Quick-Win-Einstellung bei der Umsetzung dafür verantwortlich und wird eine nachhaltige Umsetzung hintenangestellt? Ich beantworte Ihnen dazu einige Fragen.

 

Warum ist die Integration von Softwaresystemen in Unternehmen so langwierig?

Die Integration von Softwaresystemen in Unternehmen kann langwierig sein, weil es viele Faktoren zu berücksichtigen gilt. Zunächst müssen die Anforderungen des Unternehmens genau definiert werden, um sicherzustellen, dass das neue System diese auch erfüllen kann. Dann muss das neue System in die bestehende IT-Infrastruktur des Unternehmens integriert werden, was oft komplexe und zeitaufwendige Prozesse erfordert. Die Datenübertragung und -integration von bestehenden Systemen kann auch Schwierigkeiten bereiten. Schließlich müssen die Mitarbeiter des Unternehmens geschult werden, um das neue System richtig zu verwenden, was ebenfalls Zeit in Anspruch nehmen kann.

 

Warum wird behauptet, dass die Integration von Softwaresystemen innerhalb kurzer Zeit abgeschlossen ist, aber tatsächlich mehrere Jahre dauert?

Softwarefirmen bzw. Unternehmen können behaupten, dass die Integration einer Software innerhalb kurzer Zeit abgeschlossen ist, weil es sich oft um eine Standardversion handelt, die in vielen Unternehmen verwendet werden kann. Diese Standardversion kann schnell und einfach implementiert werden, da sie nicht auf die spezifischen Anforderungen eines Unternehmens angepasst werden muss.

Aber in der Praxis kann die Integration von Softwaresystemen in ein Unternehmen komplexer sein als es scheint. Zum Beispiel haben Unternehmen unterschiedliche IT-Infrastruktur, verschiedene Workflows und Prozesse müssen angepasst werden. Es kann auch Herausforderungen bei der Datenmigration und -integration geben. In solchen Fällen dauert die Integration länger als ursprünglich behauptet wurde.

Außerdem kann es auch passieren, dass Softwarefirmen und Unternehmen die Integration in ihrer Aussage als „abgeschlossen“ bezeichnen, wenn die grundlegenden Funktionen der Software implementiert sind, aber die Feinabstimmung und Optimierung des Systems kann noch viele Monate oder sogar Jahre andauern.

Mitarbeiterqualifikation für die Softwarebenutzung

Woran liegt es, dass die Mitarbeiterqualifikation bei der Softwareintegration in Unternehmen oberflächlich erfolgt und der qualitative Mitarbeiternachweis mangelhaft durchgeführt wird?

Es gibt mehrere Gründe, warum die Mitarbeiterqualifikation für die Benutzung von Software innerhalb einer Softwareintegration in Unternehmen oberflächlich erfolgen und der qualitative Mitarbeiternachweis mangelhaft durchgeführt wird. Einige Gründe könnten sein:

Hoher Zeitdruck:
Wenn ein Unternehmen unter Zeitdruck steht, die Software schnell zu implementieren, kann es wenig Zeit und Ressourcen geben, um die Mitarbeiter ausreichend auszubilden.

Fehlende Schulungsressourcen:
Ein Unternehmen kann nicht genug Schulungsressourcen haben, um die Mitarbeiter ausreichend auszubilden und ihnen den qualitativen Mitarbeiternachweis anzubieten.

Mangelnde Motivation:
Einige Mitarbeiter können unmotiviert sein, sich in die neue Software einzuarbeiten und den qualitativen Mitarbeiternachweis durchzuführen, weil sie sich unsicher fühlen oder Angst haben, ihre Arbeitsweise zu verändern.

Fehlendes Verständnis:
Manche Mitarbeiter können das Ziel und den Nutzen der Softwareintegration nicht verstehen und deshalb keine Motivation haben, sich auszubilden und den qualitativen Mitarbeiternachweis durchzuführen.

Es ist wichtig, dass die Unternehmen diese Herausforderungen erkennen und angemessene Schulungsprogramme sowie Unterstützung für die Mitarbeiter bereitstellen, um sicherzustellen, dass die Softwareintegration erfolgreich ist und die Mitarbeiter in der Lage sind, die neue Software effektiv zu nutzen.

Mitarbeiternachweise zur sicheren Softwarenutzung

Wie kann ein geeigneter Mitarbeiternachweis bei der Integration von Softwaresystemen erfolgen?

Ein geeigneter Mitarbeiternachweis zur sicheren Nutzung von Software kann auf verschiedene Weise erfolgen. Einige Möglichkeiten könnten sein:

Schulungen:
Ein Unternehmen sollte Schulungen für die Mitarbeiter anbieten, um ihnen die Fähigkeiten und Kenntnisse zu vermitteln, die sie benötigen, um die neue Software sicher und effektiv zu verwenden.

Dokumentationen und Anleitungen:
Ein Unternehmen sollte leicht verständliche und detaillierte Anleitungen und Dokumentationen bereitstellen, die die Mitarbeiter verwenden können, um sich in die neue Software einzuarbeiten.

Mentoring:
Ein Unternehmen kann erfahrene Mitarbeiter als Mentoren für diejenigen bereitstellen, die sich in die neue Software einarbeiten, um sicherzustellen, dass sie die Unterstützung haben, die sie benötigen.

Tests:
Ein Unternehmen kann Tests durchführen, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter die erforderlichen Kenntnisse und Fähigkeiten erworben haben, um die neue Software sicher und effektiv zu verwenden.

Überprüfungen:
Es ist wichtig, dass das Unternehmen regelmäßig die Anwenderkompetenzen überprüft und gegebenenfalls weitere Schulungen oder Unterstützung anbietet.

Es ist wichtig zu beachten, dass ein Mitarbeiternachweis nicht nur zu Beginn der Softwareintegration erfolgen sollte, sondern auch regelmäßig überprüft und angepasst werden muss, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter die erforderlichen Kenntnisse und Fähigkeiten aufrechterhalten, um die Software sicher und effektiv zu verwenden.

Mitarbeitereignung und Aneignung neuer Softwarekenntnisse

Welche Inhalte sollte eine Checkliste zur nachhaltigen Überprüfung der Mitarbeitereignung bei der Benutzung von Software in einem Unternehmen enthalten?

Eine Checkliste zur nachhaltigen Überprüfung der Mitarbeitereignung bei der Benutzung von Software in einem Unternehmen sollte möglicherweise folgende Inhalte enthalten:

Kenntnisse und Fähigkeiten:
Überprüfung der Kenntnisse und Fähigkeiten der Mitarbeiter im Umgang mit der Software, insbesondere im Hinblick auf die wichtigsten Funktionen und Tools

Sicherheitsmaßnahmen:
Überprüfung der Kenntnisse der Mitarbeiter über die Sicherheitsmaßnahmen, die bei der Verwendung der Software erforderlich sind, um Datensicherheit und Integrität zu gewährleisten

Anwendungskenntnisse:
Überprüfung der Kenntnisse der Mitarbeiter über die Anwendung der Software im Kontext ihrer täglichen Arbeit und der Prozesse des Unternehmens

Problemlösungsfähigkeiten:
Überprüfung der Fähigkeit der Mitarbeiter, Probleme mit der Software zu identifizieren und zu lösen

Anpassungsfähigkeit:
Überprüfung der Fähigkeit der Mitarbeiter, sich an Änderungen oder Aktualisierungen der Software anzupassen

Fortbildungsbedarf:
Überprüfung des Fortbildungsbedarfs der Mitarbeiter, um ihre Kenntnisse und Fähigkeiten im Umgang mit der Software auf dem neuesten Stand zu halten

Feedback:
Überprüfung des Feedbacks der Mitarbeiter über ihre Erfahrungen bei der Verwendung der Software und Identifizierung von Verbesserungspotential

Es ist wichtig zu beachten, dass diese Inhalte nicht abschließend sind und je nach Software und Unternehmen unterschiedliche Anforderungen gelten können. Eine Checkliste sollte individuell an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden.
 

Sollte die Aneignung von Softwarekenntnissen durch Mitarbeiter monetär berücksichtigt werden und ist der Mitarbeiter deshalb höher zu entlohnen?

Ob die Aneignung von Softwarekenntnissen durch Mitarbeiter monetär durch das Unternehmen berücksichtigt werden sollte, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Ein wichtiger Faktor ist, wie wichtig die Softwarekenntnisse für die Arbeit des Mitarbeiters und die Geschäftsabläufe des Unternehmens sind. Wenn die Softwarekenntnisse für die Arbeit des Mitarbeiters und die Geschäftsabläufe des Unternehmens von großer Bedeutung sind, kann es sinnvoll sein, die Kenntnisse monetär zu berücksichtigen und den Mitarbeiter dementsprechend höher zu entlohnen. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass die Entlohnung von Mitarbeitern in der Regel auf der Grundlage einer Vielzahl von Faktoren, wie zum Beispiel Erfahrung, Leistung und Arbeitsmarktlage, bestimmt wird und dass die Aneignung von Softwarekenntnissen nur ein Faktor von vielen sein kann.

Potenzial bei der Integration von Softwaresystemen

Die Integration von Softwaresystemen in einem Unternehmen ist vergleichbar mit einer Diesellok, welche sich nicht so einfach aufhalten lässt und die richtige Weichenstellung keine Quick-Win-Lösung sein kann. Mein Eindruck ist: „Softwareintegration“ als Geschäftsmodel hat noch ein ziemliches Potenzial. Gehen Sie mit?

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