MC Backstage Teil 3: So entsteht ein Seminar-Konzept

Nachdem Diana Brandl berichtet hat, warum ihr die Digitalisierung der Assistenz am Herzen liegt und Projektmanagerin Christine Welz darauf eingegangen ist, warum sie sofort von der Zusammenarbeit mit der Expertin begeistert war, geht es im heutigen Doppel-Interview um das Erstellen des Seminar-Konzepts. Wie viel Zeit benötigt das Konzept, welche Themen sind für die moderne Assistenz relevant und wie findet man den passenden Veranstaltungsort? Erfahren Sie es jetzt!

Frau Welz, nachdem die gemeinsame Zusammenarbeit beschlossen ist, wie geht der Weg weiter? 

Jetzt müssen erst einmal organisatorische Rahmenbedingungen geklärt werden: Das Wann und das Wo. 

Ich schaue mir die Jahresplanung an und überlege, wo ich die Veranstaltung am besten platziere, damit wir dem Seminar die bestmöglichen Startbedingungen geben. Nachdem ich einen geeigneten Termin mit Frau Brandl abgesprochen habe, kommt eine sehr wichtige interne Abteilung ins Spiel: Unsere Hotelorganisation. 

Meine Kollegin Sandra Kearns macht sich auf die Suche nach dem passenden Tagungshotel. Sie achtet dabei darauf, dass die Hotels eine gute Lage und einen überdurchschnittlichen Standard haben. Schließlich sind ein schönes Umfeld, freundlicher Service, gutes Essen und ein angenehmer Tagungsraum, in dem unsere Teilnehmer sich wohlfühlen, auch wichtig für das Gelingen des Seminars. 

Knifflig wird es, wenn ich Seminare mit mehreren Referenten plane, die alle einen vollen Terminkalender haben. Da kann es schon einmal passieren, dass sich zwar alle auf einen Termin verständigen konnten, mir meine Kollegin dann aber schonend beibringt, dass leider genau zu diesem Zeitpunkt kein Hotel zu finden ist, beispielsweise weil am Wunschort zum Wunschtermin eine Messe ist. Einen Tagungsraum würden wir vielleicht noch bekommen, aber unsere Teilnehmer müssten plötzlich astronomische Hotelzimmerpreise bezahlen. Das geht natürlich nicht. Und dann geht die Terminsuche von vorne los…. Es empfiehlt sich deshalb jederzeit einen aktuellen Messekalender greifbar zu haben! 

Wenn wir mit einem exklusiven Seminartermin an den Start gehen, wie das bei diesem Seminar der Fall sein wird, spielt der Ort eine große Rolle. Wir versuchen dann möglichst in der Mitte von Deutschland zu bleiben, um für alle Interessenten eine gute Anreise zu gewährleisten. Typische Städte sind dann Frankfurt oder Köln. In diesem Fall haben wir uns für Frankfurt entschieden –glücklicherweise ist rund um unseren Wunschtermin keine Messe geplant und wir haben mit dem Mövenpick ein super Hotel gefunden! 

Werden die Schulferien in diese Planung mit einbezogen? 

Nein, das machen wir bewusst nicht. Zum einen müssten wir, wenn wir die Ferien in allen Bundesländern berücksichtigen, einige Monate mit unseren Veranstaltungen pausieren, das geht natürlich nicht. Zum anderen haben wir gerade in den Ferienzeiten oft eine gute Resonanz auf unsere Seminare. In einigen Firmen ist es etwas ruhiger und die Assistenzen können eher mal zwei Tage zur Weiterbildung fahren. 

Und damit kommen wir zu Ihnen, Frau Brandl. Welche Themen wollten Sie unbedingt in Ihrem ersten eigenen Seminar einbringen? 

Zwei Themenblöcke lagen mir bei der Konzipierung des Seminars besonders am Herzen. Zum einen der Bereich Digitalisierung im Office. Alle und ich meine tatsächlich alle Office-Kräfte müssen sich massiv auf die New Work Gesellschaft einstellen und all die kulturellen als auch organisatorischen Anforderungen, die sie mit sich bringt. Neue Manager-Generationen warten auf uns, wir müssen innovative Technologien beherrschen und uns dabei kontinuierlich neu erfinden und weiterbilden. Da wird eine Menge von uns erwartet und es heißt hier vorbereitet zu sein. Ich selbst habe erst bis vor kurzem mit dieser neuen Manager-Generation gearbeitet: Den Millennial Managern. Ich musste mich an einigen Stellen selbst kritisch hinterfragen, was in dieser Rolle von mir verlangt oder auch nicht verlangt wurde. Der Anspruch der Millennials ist hoch und dennoch gibt es wahnsinnig spannende Potentiale, die sich hieraus ergeben. Diese möchte ich gemeinsam mit den Teilnehmern erarbeiten und manifestieren. 

Zum anderen die generelle Entwicklung des Assistenzberufs. Die Arbeitswelt 4.0 braucht keine Sekretärinnen oder Assistenzen mehr. Es bedarf vielmehr einer Art Business Partner, die sich strategisch und auf Augenhöhe begegnen und künftig sogar Teil des mittleren Managements sein können. In erster Linie geht es mir dabei darum, diesen Leitsatz in meinem Seminar zu vermitteln und den Teilnehmern die daraus resultierenden Chancen zu vermitteln. Die eigene Positionierung und Sichtbarkeit ist hierbei natürlich unermesslich. Daher werden wir in diesem Teil des Seminars auch viel über Social Media, Networking und Selbstmarketing sprechen. Themen, die vielen Assistenzen noch heute Angst bereiten, da man aus der traditionellen Dienstleisterrolle aus Reihe zwei nunmehr in Reihe eins aufrückt. Aber glauben Sie mir, das macht großen Spaß. Man muss nur Routine bekommen. Und dabei helfe ich meinen Kursteilnehmern sehr gerne. 

Und welche Konzepte schweben Ihnen da vor? Ich nehme nicht an, dass Ihr Seminar lediglich Frontalvorträge vorsieht. 

In der Tat. Das Seminar wird eine schöne Mischung aus Vortrag, Gruppenarbeit und Einzelarbeit werden. Da gibt es tolle Methoden. So ist für jeden etwas dabei. Die introvertierten Teilnehmer freuen sich über Frontalvorträge, wo sie nichts außer aktives Zuhören machen müssen. Damit wir dabei nicht die aktiven Teilnehmer verlieren, wird zusätzlich einiges an interaktiven Übungen gemacht. Es sollte also für jeden etwas dabei sein. So werden die beiden Tage sicherlich im Fluge vergehen. 

Wieviel Zeit brauchen Sie für das Seminarprogramm? 

Wenn Zeit und Ort feststehen sowie ein Tagungshotel gefunden wurde, habe ich einen fixen Termin für die Fertigstellung des Seminarprogramms. Wir benötigen eine gewisse Zeit für Layout, Druck und die Vermarktung, so dass ich das Programm ungefähr vier Monate vor dem Termin fertigstellen muss, damit es in die Druckerei gehen kann. Für unsere Veranstaltung heißt das, im Februar die inhaltliche Gestaltung abzuschließen. 

Ihr Feedback zum Seminargeschäft: Haben Sie sich die Arbeit so vorgestellt oder haben Sie es sich einfacher, schwerer oder gar lustiger vorgestellt? 

Ich bin noch immer im Lernprozess, da es wöchentlich wieder etwas Neues zu entdecken gibt. Davon hatte ich vor Beginn natürlich kaum eine Vorstellung. Ich bin ja ein Newbie. 

Frau Welz und ich kommunizieren per Mail und Telefon und gefühlt rückt alles nun schneller an uns heran als gedacht. Vor Weihnachten dachte ich noch, ach – da ist ja noch Zeit. In 2018 angekommen, hat die Organisation ordentlich an Fahrt aufgenommen und ich muss mich hüten, alle Deadlines zu schaffen. Frau Welz agiert unglaublich professionell und agil, das macht die Zusammenarbeit äußerst angenehm. Ich mag es, wenn man schnell Dinge bespricht und Themen angeht. 

Wichtig ist Frau Welz auch die Abgrenzung meines Seminars zu anderen Seminaren im Management Circle Portfolio. Hier bedarf es sehr intensiver Abstimmungen zwischen Frau Welz und den Dozenten. Das läuft bisher sehr gut und Frau Welz ist mir auch hier ein toller Sparringspartner. 

Sie können sich also sehr auf das Seminarprogramm freuen! Wir werden Sie darüber natürlich auf unserem Blog auf dem Laufenden halten.