Lean Office – Verschwendungen vermeiden im Büro

22. June 2018
Organisation, Produktion, Sekretariat & Assistenz, Soft Skills
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Aus der Produktion kennen Sie Lean Management eventuell schon. Aber wussten Sie, dass die Methoden auch im Office angewendet werden können? Wir zeigen Ihnen in diesem Beitrag, was es mit Lean im Büro auf sich hat, welche Arten der Verschwendungen bei Ihnen vorliegen könnten inklusive konkreter Tipps für die Umsetzung.

Erfahren Sie außerdem aus der Praxis von Continental AG, wie man Lean und Kaizen dort im Office einsetzt und wie die moderne Assistenz von der Philosophie profitiert.

Lean Office: Vorteile auch in der Administration

Bei Lean handelt es sich um eine japanische Lebens- und Arbeitsphilosophie, die ursprünglich in der Produktion eingesetzt wurde und sich jetzt auf immer mehr Bereiche und Branchen ausweitet. Dabei wird nach kontinuierlicher Verbesserung in kleinen, nachhaltigen Schritten gestrebt. Um dieses Ziel zu erreichen, müssen Verschwendungsarten aufgedeckt und eliminiert werden.

Die sieben Arten der Verschwendung

Lean Management unterscheidet zwischen sieben Arten der Verschwendung:

Bestände
Lange To-Do-Listen, Überbestellung von Büroutensilien und offene Anfragen

Überinformation
Verschicken von E-Mails an große Verteiler und Statistiken der Statistik wegen

Warte- und Suchzeiten
Warten auf Kollegen und Entscheidungen, das Suchen von Arbeitsmitteln oder Dokumenten

Ungünstiger Informationstransfer
Missverständliche Formulierungen, Daten-Neueingabe wegen inkompatibler Systeme

Ungünstige Organisation
Schlechte Ablage- oder Ordnungsstrukturen, Doppelarbeit und Vertretungsprobleme

Arbeitsfehler und Nacharbeit
Fehlerhafte Unterlagen, falsche Auskünfte und fehlerhafte Dateien oder Formate

Bewegung
Weite Entfernung zu wichtigen Partnern, lange Dienstreise für kurze Termine und manuelles Holen von Informationen

Sieben Lean Office-Tipps gegen Verschwendungen im Büro

Wenn Sie diese Verschwendungsarten in Ihrem Office aufgedeckt haben, geht es an die Eliminierung. Wir haben selbstverständlich die passenden sieben Tipps für Sie zusammengestellt:

Schaffen Sie Ordnung
Unordnung auf dem Schreibtisch und dem Computer lenken vom Wesentlichen ab. Räumen Sie daher auf, um Verschwendungen zu vermeiden.

Arbeiten Sie sinnvoll
Oft tun wir vieles aus Gewohnheit. Hinterfragen Sie also Tätigkeiten, Meetings und Berichte. Sind alle wirklich notwendig? Lagern Sie gegebenenfalls Nebentätigkeiten aus, um schlanker und flexibler agieren zu können.

Verkürzen Sie Wege
Schaffen Sie ein einheitliches Ablagesystem, da die längsten Wege tatsächlich für Suchvorgänge zurückgelegt werden. Setzen Sie Kollegen, die viel kommunizieren müssen, nebeneinander und platzieren Sie Drucker und andere Gegenstände günstig.

Verbessern Sie den Informationstransfer
Überlegen Sie sich, wie Sie den Informationsfluss in Ihrem Unternehmen effizienter gestalten können.

Bewahren Sie Mitarbeiter und Kunden vor unnötigen Informationen
Achten Sie darauf, dass alle nur die Informationen erhalten, die notwendig sind. So wird auch die Gefahr von Doppelarbeit gemindert.

Vermeiden Sie Wartezeiten
Spüren Sie Engpässe auf und schaffen Sie standardisierte Prozesse, um Wartezeiten zu minimieren.

Vermeiden Sie Fehler
Fehler und Fehlinformationen sorgen für Rückfragen und Nachkorrekturen. Die meisten Fehler im Office entstehen durch Multitasking und missverständliche Kommunikation. Überdenken Sie also Ihre Arbeitsweise.

Aus der Praxis: Lean und Kaizen bei der Continental AG

Lisa-Katherina Schutter ist seit 12 Jahren als Assistentin im internationalen Top Management der Automobilzulieferbranche tätig. Sie kennt die Herausforderungen von Organisation und Management und hat die Vorteile von Lean für das Office Management erkannt. Im Interview berichtet sie über die Notwendigkeit neuer Strukturen und über die Vorteile, die durch Lean und Kaizen für die Assistenz bestehen.

Wettbewerbsfähige Unternehmen müssen neue Strukturen schaffen

Warum spielen Lean und Kaizen Ihrer Meinung nach insbesondere im (Geschäftsleitungs-)sekretariat internationaler Konzerne eine entscheidende Rolle?

Das Berufsbild der Assistentin hat sich in den vergangenen Jahren drastisch gewandelt. Und das war erst der Anfang. Assistenz 4.0 ist das Stichwort. Wenn wir wettbewerbsfähig bleiben wollen, müssen wir den Wertschöpfungsgrad gerade in den indirekten, den administrativen Bereichen, erhöhen. Wir Assistentinnen sind hierbei eines der wichtigsten Zahnräder im Unternehmen – die Schaltstelle der Informationen. Bei uns im Office, der Stabfunktion zwischen Chef und globalem Team, laufen alle Kanäle zusammen. Strukturen schaffen, die richtigen Infos weltweit, sofort und systematisch bereit zu stellen, ist die Kunst.

In Zeiten der Digitalisierung, einer enormen Taktung und des weltweit vernetzten Arbeitens, ist leanes Arbeiten nicht mehr wegzudenken. Zu erkennen, was ist an der eigenen Arbeit Wertschöpfung und was Verschwendung, ist der erste Schritt. Die Vorstände und Geschäftsführer internationaler Konzerne sind in der Regel 75 Prozent und mehr ihrer Arbeitszeit auf Reisen – die Bereitstellung aller relevanten Informationen 24/7 ist Grundvoraussetzung. Die Fähigkeit, aktuelle Informationen jederzeit an allen weltweiten Standorten abrufbar zu halten, wird mehr geschätzt denn je.

Das Denken in Standards ist unerlässlich.


L. Schutter, Continental AG

Hierbei helfen leane Methoden und das Wissen um Kaizen und seine Wirkungsweise ungemein.

 

Was gefällt Ihnen am Arbeiten mit Lean und Kaizen besonders? Was ist anders?

Ganz klar: Das Arbeiten mit Standards. Und zwar Standards, die sich weltweit im Team leicht ausrollen und von allen umsetzen lassen. „Poka Yoke“ ist hier das Stichwort. Wer mit Kaizen startet, unterläuft erstmal einer kleinen Japanisch-Kunde. Und das Denken in Ursachen statt in Lösungen. Es sei denn, es brennt gewaltig. Dann ist natürlich erst einmal „löschen“ angesagt. Aber generell gilt: Erst wenn wir im Team die Ursache eines Problems finden, können wir es nachhaltig beheben. Wir Menschen sind tendenziell immer schnell darin, Lösungen zu finden. Die Krux ist aber, die Ursache des Problems zu erkennen, „an der Wurzel zu packen“ und dieses dann systematisch und nachhaltig zu eliminieren, sodass wir nicht in drei Monaten vor dem gleichen Thema stehen. In Summe würde ich sagen, die Herangehensweise ist anders. Und die Kommunikation hat sich verändert. Am Ende ist Kaizen – egal in welchem Bereich – eine Philosophie, die man lebt oder nicht.

Systematisches Arbeiten hat mit Lean endlich einen Namen

Wie kamen Sie mit Lean und Kaizen in Berührung?

Lean im Sinne von struktur-orientiert war ich schon immer. Dank meines jetzigen Arbeitgebers weiß ich, dass das, was ich da mache, einen Namen hat. Wer in der Automobilbranche tätig ist, wie ich es seit über zehn Jahren bin, kommt an den Themen Lean und Kaizen nicht vorbei. Durch meinen Arbeitgeber, Continental AG in Frankfurt, hatte ich die einmalige Chance, gleich zwei Monate nach meinem Start im Konzern das interne Lean-Programm für Verschlankung im Office Bereich, genannt Lean Administration, Continental Business System, mit Kollegen an verschiedenen Standorten weltweit zu durchlaufen. Seit meinem Masterprojekt vor vier Jahren lebe ich das Thema „systematisches, standardisiertes Arbeiten“ in meinen Teams voll aus und dadurch wesentlich leichter. Mich persönlich hat es enorm bereichert und gefreut, dieses Wissen und die positiven Erfahrungen mit anderen Assistenzen zu teilen. Dabei ist es egal, auf welcher Ebene die Assistentin zu Hause ist – auf Vorstands- oder Geschäftsführungsebene, im Middle Management oder als Team Assistentin.

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