Facility Management und Gebäudemanagement – alles, was Sie wissen müssen

29. December 2016
Facility Management
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Facility Management (FM) garantiert die optimale Nutzung eines Grundstückes und der dazugehörigen Immobilie. Dabei wird der vollständige Lebenszyklus eines Gebäudes begleitet, Facility Management trägt damit zur indirekten Wertschöpfung bei. Oft wird es jedoch mit Gebäudemanagement gleichgesetzt und es herrscht Unsicherheit, was alles mit diesem Begriff verbunden wird. Deshalb gibt Professor Uwe Rotermund, der bundesweit erste öffentlich bestellte und vereidigte Sachverständige für Facility Management, einen umfassenden Überblick zum Thema. Außerdem beleuchtet FM-Experte Jens Schlüter die neue Rolle des Facility Managers.

Die Organisation des Facility Managements – Stolpersteine und Optimierungsmöglichkeiten

Am deutschen Markt sind viele unterschiedliche Organisationsmodelle für die FM-Leistungserbringung im Einsatz. Die meist verbreitete Form ist eine Mischung aus Eigen- und Fremdleistung, wobei in diesem Modell der Fremdleistungsanteil seit Jahren zunimmt. Die reine externe Leistungserbringung und Vergabe aller Facility Management Leistungen an einen oder mehrere Dienstleister ist nicht umsetzbar. In der Praxis hat sich gezeigt, dass die externen Leistungen gesteuert werden müssen und der Dienstleister – nicht nur unter dem Aspekt Betreiberpflicht – eine Überwachung und Leistungsabnahme benötigt.

Gute Erfolge lassen sich mit dem „Management-Modell“ erzielen. In diesem Modell werden die strategischen Leistungen intern erbracht, auch die administrativen Leistungen erfolgen überwiegend intern, während die operativen Leistungen extern erbracht werden. Der große Vorteil dieses Organisationsmodells liegt in der Tatsache begründet, dass das Know-how des Gebäudebetriebs im eigenen Unternehmen verbleibt und jederzeit eine Neuausschreibung und Vergabe der Leistungen möglich ist.

Egal welches Organisationsmodell Sie nutzen, auf diese beiden Punkte sollten Sie im Besonderen achten:

  • Die IT-Systeme und die Daten der Gebäude gehören in das Eigentum des Auftraggebers. Daten stellen eine wesentliche Grundlage für Organisationsentscheidungen dar – aus diesem Grund muss der Auf- und Ausbau der IT-Systeme sorgsam durchgeführt werden. Das Datenmanagement muss, gerade bei externen Leistungen, geplant werden.
  • Zudem sollten Sie darauf achten, dass die externe Dienstleistung austausch- und somit wettbewerbsfähig bleibt. Aus diesem Grund sind Beteiligungsgesellschaften oder steuerliche Organschaften kritisch zu hinterfragen.

Die Organisation der Eigenleistung im Facility Management birgt noch sehr viele Optimierungspotenziale. Nur die wenigsten Unternehmen verfügen über ein Betriebskonzept oder über Betriebshandbücher für ihr Facility Management. Stellenbeschreibungen, Leistungskataloge, und Personalbedarfsermittlungen, all diese Punkte sind im Bereich der Eigenorganisation oft optimierungsfähig. Das Know-how in den Köpfen der Mitarbeiter war gestern, gefordert ist eine moderne, zielorientierte Organisation der Eigenleistung.

Die richtige Organisation des Gebäudebetriebs im Facility Management

Die Organisation des Gebäudebetriebs ist sehr umfangreich: Viele Facetten müssen dabei beachtet werden. Grundsätzlich muss die Organisation des Gebäudebetriebs in Neubauten und Bestandsgebäuden getrennt werden.

Bei Bestandsgebäuden ist oftmals die Aufbauorganisation festgelegt, jedoch kann die Ablauforganisation deutlich verbessert werden. Hierzu sollten Sie die notwendigen Leistungen des Gebäudemanagements aufnehmen, exakte Leistungskataloge definieren, eine Personalbedarfsermittlung durchführen und die IT-Systeme nutzungsorientiert einführten. Mit den Gebäudenutzern werden Service-Level und Verfügbarkeiten definiert. Außerdem wird die interne Organisation darin geschult, die Nutzer des Gebäudes als Kunden zu betrachten.

Bei einem Neubau bietet es sich an, den Gebäudebetrieb von vornherein mit zu planen. Viele neue Gebäude werden zunächst errichtet, der Aufbau der FM-Organisation erfolgt erst nach Fertigstellung des Gebäudes – dies ist aber oft viel zu spät! Idealerweise bietet sich schon vor der Fertigstellung eine Kombination aus Berechnung der zukünftigen Nutzungskosten (Nutzungskostenberechnung), der zukünftigen Lebenszykluskosten (Lebenszykluskostenberechnung) und der Erstellung eines Betriebskonzeptes an. Bei der Nutzungskostenberechnung müssen viele Parameter des späteren Gebäudebetriebs bereits berücksichtigt und festgelegt werden, zum Beispiel Reinigungsintervalle, Instandhaltungsraten oder Außenanlagenpflegezyklen. Diese Parameter werden neben der Anwendung für die Berechnungen gleich im Betriebskonzept erfasst und niedergeschrieben. Zudem sollte die Eigenleistungstiefe früh festgelegt werden. Oftmals orientieren sich die notwendigen Eigenleistungen an der gewünschten Verfügbarkeit des Gebäudes. Für die Eigenleistungen wird eine Personalbedarfsermittlung durchgeführt, die externen Leistungen werden ausgeschrieben.

Die Ermittlung eines optimalen Personalbedarfs für die eigene Betriebsorganisation

Zur Ermittlung des Personalbedarfs für die eigene Betriebsorganisation liegen nur sehr wenige Verfahren vor. Die öffentliche Hand hat ein Verfahren für die Ermittlung des Personalbedarfs im technischen Gebäudemanagement entwickelt, welches jedoch nur für den Gebäudebetrieb und nicht für Planung, Bauherrenvertretung und Projektsteuerung anwendbar ist.

Im fm.benchmarking werden in 2016 bereits zum zweiten Mal Kennzahlen zum Eigenpersonal erhoben. Die erste Erhebung in 2013 zeigte ein sehr stark schwankendes Bild. Obwohl eine Bereinigung um die Fremdleistungsanteile durchgeführt wurde, variierten beispielsweise die „bewirtschafteten Flächen“ pro Mitarbeiter sehr stark. Somit ist es nicht möglich, eine Personalbedarfsermittlung mit Hilfe von Benchmarks durchzuführen. Diese sollten maximal zur Validierung der Berechnungsergebnisse genutzt werden.

Mein Team und ich haben in den letzten Jahren – aufbauend auf gültigen Regelwerken – ein Verfahren zur Personalbedarfsermittlung für das gesamte Facility Management entwickelt. Grundlage für die Berechnungen bilden die Sollkosten für die einzelnen Dienstleistungsarten, erstellt mit einer Gebäudenutzungskostenberechnung. Für die Leistungen wird zunächst gemäß dem Betriebskonzept der Eigen- und Fremdleistungsanteil festgelegt. Die Eigenleistungen werden unterschieden in Personal- und Materialaufwand. Anschließend erfolgt für die Teilbereiche Bauherrenvertretung, Projektsteuerung, Planung und Gebäudemanagement eine individuelle Berechnung der erforderlichen Personalkapazität je Kostenart.

Ergänzende Leistungen zur Erhöhung der Verfügbarkeit, wie Betrieb, Gebäudeleitzentrale oder Tagesreinigungskräfte, werden besonders berücksichtigt.

Personalbedarfsberechnungen ergeben sehr unterschiedliche Ergebnisse. Grundsätzlich kann nicht davon ausgegangen werden, dass ein Mehrbedarf besteht – obwohl dies häufig der Fall ist. In einigen Fällen sollten Sie auch eine Produktivitätssteigerung der bereits vorhandenen Mitarbeiter prüfen.

Der Einkauf von Facility Management Leistungen

Der Einkauf der Facility Management Leistungen bietet noch immer ein sehr großes Optimierungspotenzial. Nur wenige Unternehmen oder öffentliche Einrichtungen haben den Einkauf der FM-Leistungen strategisch geplant. Oft werden Errichter-Firmen mit den Wartungsleistungen ohne vorherigen Wettbewerb beauftragt oder es besteht eine Vielzahl von Einzelverträgen – erste Indikatoren für verfügbare Optimierungspotenziale.

Den Nachfragern steht ein mittlerweile sehr großer Markt von FM-Dienstleistern gegenüber – nur wie finde ich den richtigen Partner? Erfahrungsgemäß hat Unternehmensgröße nichts mit Qualität zu tun, oft sind es sogar die eigentümergeführten Dienstleistungsunternehmen, die eine hohe Qualität zu angemessenen Kosten liefern.

Bei größeren Ausschreibungen empfehle ich Ihnen die Erstellung eines Ausschreibungskonzeptes. Im Ausschreibungskonzept werden die wichtigsten Punkte der Ausschreibung wie

  • Vergabe in Losen
  • Vertragslaufzeit
  • Standardvertrag
  • Bestandsdaten
  • Eigenleistungstiefe Dienstleister
  • Vergütungs-Regelungen
  • Betreiber-Verantwortung

geklärt. In den Gremien können diese „heiklen“ Punkte noch vor der Erstellung der Ausschreibungsunterlagen diskutiert und festgelegt werden.

Die Bündelung der FM-Leistungen ist ein Schlüssel zum Erfolg. Dies bedeutet nicht, dass ein einziger Dienstleister alle Einzelleistungen erbringen muss. Vielmehr bedeutet es, dass nach dem Management-Modell eine geringe Zahl an Dienstleistern mit der gebündelten Erbringung der Leistungen beauftragt wird.

Die Ausschreibung mit Hilfe von professionellen Unterlagen (Vertrag, Leistungsbeschreibung, Leistungsverzeichnis, Anlagen) sichert einen großen Projekterfolg. Die Angebots-/Vertragsunterlagen der anbietenden Dienstleister sollten Sie nicht nutzen, sondern stattdessen bewährte Unterlagen, die auf den Bedarf des Unternehmens angepasst werden. Die Ausschreibung von FM-Leistungen kann nicht nebenher erfolgen, sondern muss gerade bei größeren Vergaben sorgfältig umgesetzt werden.

In der Ausschreibungsdatenbank der Plattform www.fm-ausschreibung.de stehen umfangreiche Dienstleistungspreise zur Verfügung, die gegebenenfalls auch noch Regionen geclustert werden können.

Die neue Rolle des Facility Managements

Der Facility Manager hat noch immer einen zwiespältigen Ruf, die Branche ringt um Anerkennung und versucht sich mit Zahlen zum Beitrag des Bruttosozialproduktes als echte Wertschöpfung darzustellen. Doch ist das der einzige Weg? Wie sieht die neue Rolle des Facility Managers in der modernen Arbeitswelt aus? Dazu schreibt im Folgenden Jens Schlüter.

Lassen Sie mich das Pferd einmal von einer anderen Seite aufziehen. Was genau machen wir in unserer Branche eigentlich? Um mich hier nicht in der Aufzählung von Attributen und Dienstleistungen zu verzetteln, beschränke ich den Aufgabenumfang einmal vereinfacht auf den Betrieb von Büroimmobilien (ungerecht den industriellen und sonstigen Kollegen gegenüber, doch ich bitte um Nachsicht).

Ich sage es frei heraus, ohne den Nutzer und den Mitarbeiter, der die Immobile benutzt, wäre unser Beruf eigentlich verfehlt. Wir betreiben eine Immobilie nicht der Immobilie wegen, sondern eben der Nutzer wegen. Wir warten und halten Instand, pflegen und betreiben, doch das sind für mich Basics, die vorauszusetzen sind. Doch wo bleibt die individuelle Anpassung an das, was der Kunde (der interne oder externe Mitarbeiter) benötigt, um seine eigne Arbeit zielgenau, passgerecht und mit hoher Effizienz zu verrichten?

Sicher, eine Immobilie bildet die Hülle für das, was das Unternehmen darin abbildet und dennoch kommt der Nutzer, seine persönlichen Bedürfnisse und der Zwang zur Anpassung der Immobilie, des Interieurs und die damit verbundene individuelle Anpassung des FM meist zu kurz.

Arbeiten 4.0 und die veränderte Rolle des Facility Managers

Der neue – und gar nicht so neue – Trend nach neuen Arbeitskonzepten, new ways of working, flexiblen Arbeitswelten und damit verbundenen Investitionen findet starke Beachtung und ganze Unternehmenszweige und -berater sind mittlerweile darauf spezialisiert, die Unternehmen auf diese neuen Bürokonzepte zu trimmen. Ich selbst bin ein großer Fan davon, denn es ergeben sich völlig neue Wege des Zusammenarbeitens und die neuen Medien erlauben vielfältige Arbeitssituationen – eben genau angepasst auf die Nutzerbedürfnisse des Mitarbeiters zum Zeitpunkt seines Tuns.

Das Facility Management hingegen sieht sich noch meist in der Betreiberrolle der Immobilie. Dabei sollten der Nutzer und seine Bedürfnisse im Vordergrund stehen. Bleiben wir bei der Büroimmobilie, Tech-Unternehmen und Startups machen es vor: Die Wertschätzung des Mitarbeiters, die vielzähligen Angebote an ihn in solchen Unternehmen spiegeln diese Leichtigkeit wider, in der viele trendige Mitarbeiter sind und Ihren Arbeitsalltag verbringen wollen. Diese Unternehmen haben verstanden, dass die Attraktivität des Arbeitsplatzes mehr ist als der Gehaltscheck und die Altersvorsorge. Das Facility Management in diesen Häusern betreibt, wartet und managed auch Fläche, doch daneben verstehen sie sich auch als Service-Dienstleister für Ihren Kunden, den Mitarbeiter. Ich glaube, dass unsere Dienstleistungsindustrie hier viel von dem Betrieb von Hotels lernen kann, indem man den Kunden als Gast der Fläche sieht und entsprechende Services anbietet, bis hin zum Concierge.

Das geht zu weit, meinen Sie? Die demographische Entwicklung und die Nachfrage nach Fachkräften machen eben nicht vor der Werkstatttür halt. Auch Unternehmen gehen in den Konkurrenzkampf für Fachkräfte in der IT, der Dienstleistung und der sonstigen „Knowledge“ Worker.

Also wie stemmen sich Unternehmen dagegen – sie polieren das Image, die Gebäude, das Interieur, auf und bieten neue Arbeitswelten. Aber oft sind dann die Facility Manager abgehängt, um dies auch zu bespielen und entsprechend zu managen. Eine derartige Büroumgebung braucht eine ganz andere Aufmerksamkeit, einen anderen Betrieb und mehr Innovationskraft als der klassische Bürokamm.

Ich denke, der Ruck durch unsere Branche, die Unternehmen zu verstehen, was sie ausmacht, welches Branding und Image von ihm ausgehen und warum und welche Mitarbeiter dort angestellt sind, ist noch nicht vollzogen!

Der Facility Manager als Concierge Manager?

Die Unternehmen zu durchdringen wird dann zu einem Erfolgsfaktor und lässt sich nur schwer in einem Standardleistungsbuch darstellen. Facility Services mit Empathie und Integrität, angepasst an das Leitbild, die Werte und die Kultur des Unternehmens zu vollbringen, sollte eine wesentliche Aufgabe sein. Dieser Ansatz erfordert ein Umdenken, natürlich auch in der Art wie FM im Unternehmen positioniert ist, welche Verbindungen zu HR, Management und Corporate Communications besteht. Nur so wird es gelingen, innere Werte auch nach außen zu tragen und äußeren Ansprüchen durch innere Services gerecht zu werden, idealerweise in einem verzahnten Prozess.

Im War for Talent: Zufriedene Mitarbeiter durch modernes Facility Management

Es ist klar, neue Techniken, Digitalisierung und Prozesse, der Trend zum Büro-Loft und vibrierende Unternehmen können nicht das Maß aller Dinge sein und viele Unternehmen gehen da auch nicht mit, da es nicht zu Ihrem Werteverständnis passt. Aber ein Verstehen des Nutzers ist trotzdem unabdingbar, weil Mitarbeiter eben auch schnell verstehen, ob die Liebe zum Service auch vorhanden ist und er sich (eben auch) von dem Facility Manager verstanden fühlt. Machen wir ihnen, unseren Kunden, das Leben ein klein wenig einfacher.

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