Drucken Sie noch oder unterschreiben Sie schon elektronisch?

20. October 2020
Digitalisierung
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Die wichtigste Antwort zum Thema gleich vorweg: Ja, eine elektronische Signatur ist rechtskräftig. Elektronische Signaturen sind in über 180 Ländern der Erde anerkannt.  Gesetzlich geregelt werden elektronische Signaturen in der sogenannten eIDAS-Verordnung. Was das ist und was Sie sonst noch über das elektronische Unterschreiben wissen müssen, verrät Franzisca Acs von DocuSign im folgenden Beitrag.

Was besagt eIDAS?

Die Abkürzung eIDAS steht für electronic IDentification, Authentication and trust Services. Diese EU-Verordnung regelt den Umgang mit elektronischen Signaturen. Für die allermeisten Unternehmens- und Verbrauchertransaktionen in der EU ist keine besondere Art der elektronischen Signatur vorgeschrieben. Allerdings setzen einige Transaktionen—je nach dem geltenden nationalen Recht—eine fortgeschrittene oder qualifizierte Signatur voraus. In manchen Fällen ist es auch sinnvoll, sich freiwillig für eine dieser Signaturarten zu entscheiden, da sie mehr Sicherheit und eine zuverlässigere Authentifizierung bieten.

Die eIDAS-Verordnung schafft eine klare Rechtsgrundlage für elektronische Transaktionen. Zumindest theoretisch dürfte dies den grenzüberschreitenden E-Commerce und die Digitalwirtschaft fördern.

Es gibt drei Arten der elektronischen Signatur

Die einfache elektronische Signatur ist vom Gesetzgeber ganz bewusst ausdrücklich offen geregelt. Dort wollte der Gesetzgeber kaum Vorgaben machen, so dass möglichst viel als zumindest einfache elektronische Signatur gilt. Die Anforderungen sind dort lediglich, dass es elektronische Daten gibt, die kombiniert sind mit anderen Daten mit denen sich der Unterzeichner sozusagen zu Erkennen gibt. Das kann bildlich gesprochen etwas so einfaches sein, wie ein elektronisches Textdokument unter das eine eingescannte Unterschrift eingefügt wurde. Dies sagt jedoch sehr wenig über denjenigen aus, der diese Unterschrift dorthin eingefügt hat und ob im Nachhinein das Dokument vielleicht verändert wurde.

Bei der fortgeschrittenen elektronischen Signatur bedarf es bei der Identifizierung eines zusätzlichen Mechanismus. Das kann man auch als 2-Faktor-Authentifizierung bezeichnen und vorzunehmen ist das dann von einem Vertrauensdienstanbieter. Die 2-Faktor-Authentifizierung ist eine Standardsicherheitsfunktion zum Schutz Ihrer Daten. Diese Funktion schützt Ihr Konto, indem zwei Überprüfungen erforderlich sind. Standardmäßig sind alle Benutzer durch ein Passwort geschützt. Bei der 2-Faktor-Authentifizierung muss der Benutzer erstens, sein Passwort wissen und zweitens Zugriff auf z.B. sein Telefon haben, um sich anmelden zu können.

Die qualifizierte elektronische Signatur ist die höchste der drei Ebenen. Hier gelten gesetzlich die strengsten Vorgaben, die sich insbesondere auf den Bereich der Identifizierung beziehen. Es gelten vergleichbar hohe Anforderungen jemanden zu identifizieren, wenn er elektronisch unterschreiben soll, wie beispielsweise bei der Eröffnung eines Bankkontos. Die qualifizierte elektronische Unterschrift einer Person stellt sicher, dass es sich tatsächlich um diese besagte Person handelt. Es gibt eine Menge von Möglichkeiten, wie Benutzer ihre Identität online überprüfen lassen können. Diese kann durch die Verwendung von Gesichtserkennungs-Tools, Videoanrufen und dem Vorlegen persönlicher Informationen erfolgen.

Dieser Prozess mag zunächst sehr zeitaufwendig erscheinen, aber er legt den Grundstein für das Vertrauen der Unternehmen und deren Kunden. Dies ist erforderlich, da es  bedauerlicherweise unzählige Vorfälle gibt, bei denen Menschen die Anonymität des Internets ausnutzen und sich online als eine andere Person ausgeben.

Unternehmen sind daher immer vorsichtiger und führen strenge Identitätsprüfungen durch, wenn es um die Verwendung elektronischer Signaturen geht. Besondere Vorsicht wird bei vertraulichen Verträgen oder Dokumenten, welche internationalen Gesetzen entsprechen müssen, geboten.

Sie sind noch zögerlich?

Die elektronische Unterschrift erfreut sich immer größerer Beliebtheit und dementsprechend auch immer häufiger ihre Verwendung.  Mit DocuSign können Sie auf einfache, sichere und vollständig digitale Weise jedes Dokument jederzeit und überall signieren, senden und verwalten. Dabei können Sie nebenbei noch Ihre Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit steigern.

Vorteile elektronisch zu unterschreiben sind unter anderem:

Kosten Einsparungen von €31 pro Dokument. Wer elektronische Signaturen verwendet, spart die Ausgaben für Papier, Tinte oder Toner, Fax und Porto.

Vereinfachte Abläufe. Verträge in 15 Minuten oder weniger abschließen. Dokumente aller Dateiformate, einschließlich PDF, lassen sich mit einem Verfahren elektronisch signieren.

Schneller signieren. 82% Verträge innerhalb eines Tages abschließen. Statt Stunden oder gar Tagen brauchen Sie und Ihre Kunden mit elektronischen Signaturen nur noch Minuten, um Dokumente zu unterzeichnen.

Der größte Vorteil zunächst ist, dass Sie mit der elektronischen Unterschrift ortsungebunden zu jeder Zeit und von jedem Gerät Verträge unterschreiben können. Dadurch können Sie Verträge schneller und effizienter abwickeln. Sparen Sie bares Geld, indem Sie lästiges Drucken, Faxen und postalisches Versenden durch digitalisierte Prozesse ersetzen. Dies ist nicht nur für Ihren Geldbeutel gut, sondern trägt auch zum allgemeinen Wohl bei, indem Sie Ressourcen schonen.

Die digitalen Anwendungen sind aufgrund ihrer Vorteile klar im Vormarsch. Die Anwendungsgebiete erweitern sich tagtäglich so wie der Funktionsumfang und die damit verbundenen neuen Möglichkeiten. Genauso groß wie die Euphorie über die Technologie bei den Anwendern, ist die Ungewissheit bei all jenen, die mit der neuen Technologie noch nicht in Berührung gekommen sind.

Unternehmensprofil

DocuSign unterstützt seine Kunden dabei, ihre Vertragsabläufe – das Vorbereiten, Unterzeichnen, Ausführen und Verwalten der Dokumente – miteinander zu verknüpfen und zu automatisieren. eSignature ist Bestandteil der DocuSign Agreement Cloud und führend in Sachen elektronischer Signatur. Das Unternehmen hat die weltweit erste Cloud für Vertragsdokumente entwickelt und umfasst Dutzende Anwendungen und 350 Integrationen für eine reibungslose Verbindung und Automatisierung des gesamten Vertragsprozesses. Heute nutzen mehr als 500.000 Kunden in mehr als 180 Ländern DocuSign.

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