Digitalisierung im Rechnungseingang (er)leben

Trotz etablierter Standards werden im Rechnungseingang von Firmen immer noch viele manuelle Handgriffe benötigt. Diese kosten Zeit und bergen das Risiko von Fehlern. Lesen Sie anhand eines konkreten Beispiels, wie durchgängig die Digitalisierung der Rechnungseingangsverarbeitung gelebt werden kann. 

Natürlich sind viele Prozesse in der Buchhaltung zum Beispiel als Teil oder im Zusammenspiel mit ERP-Systemen bereits digitalisiert. Im Rechnungseingang finden wir heute häufig weiterhin eine heterogene Landschaft. Es kommen in der Regel Rechnungen an unterschiedlichen Stellen und in unterschiedlichsten Formaten an. Die Formate reichen von Papier, pdf als E-Mail Anhang, hybride Formate wie ZUGFeRD mit einer Kombination von pdf und XML-Daten über reine XML-Formate wie die XRechnung bis hin zu anderen wie Word und ähnlichem. Das Ziel des Rechnungsempfängers ist es, möglichst effizient und sicher geprüfte Daten in das ERP-System zur Verbuchung zu bekommen. 

Rechnungen kommen an und sollen wie der rote Faden einer Geschichte in das ERP-System beziehungsweise Buchhaltungssystem zur Verbuchung fließen. Bei der optimalen Wahl einer Lösung sind natürlich gesetzliche Vorgaben als auch individuelle Prozesse im Unternehmen zu berücksichtigen. 

Der erste Schritt ist die Übergabe aller eingehenden Rechnungen. Dazu werden Papierrechnungen gescannt und digitalisiert übergeben. Elektronische Rechnungen werden direkt weitergeleitet. Hier startet die Verarbeitung zur Extraktion der Daten. Im Gegensatz zu Lösungen bei denen Lieferanten per ‚Onboarding‘ Prozess integriert werden müssen, gibt es auch Lösungen, die anhand von Regeln die für Rechnungen relevanten Daten extrahieren. Je nach Qualität der Erkennung und des definierten Prozesses werden die Belege ‚dunkel‘ verbucht oder zur Prüfung der extrahierten Daten mit Hilfe einer Webanwendung weitergeleitet. Dem Ausleseprozess und der Prüfung nach Umsatzsteuerkonformität schließt sich in der Regel der Freigabeprozess zur sachlichen und inhaltlichen Prüfung der Rechnungen an. Besonders effizient ist dies durch einen IT-gestützten Workflow realisierbar. Der Prozess und die Bearbeitungsschritte durch die einzelnen Abteilungen und Mitarbeiter sollten dabei durchgehend protokolliert werden. Gemeinsam mit der Originalrechnung und den Protokollen bildet dies die Basis zur GoBD-konformen Archivierung. Abhängig vom eingesetzten System für die Buchhaltung, fehlt nur noch die Übernahme der Daten für die anschließende Verbuchung.

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