Die 6S-Methode – das Lean-Tool zur Effizienz- und Produktivitätssteigerung

Um Arbeitsprozesse zu standardisieren, etablieren viele Unternehmen im Rahmen von Lean Management als erstes die 5S-Methode – was viele dabei noch nicht unbedingt wissen, es gibt mittlerweile schon die 6S-Methode. Bei diesem geschätzten Lean-Erfolgstool handelt sich um eine schnell verständliche und einfache Art der Arbeitsorganisation, bei der jeder Aufgabenablauf ursprünglich in fünf, heute sogar in sechs Schritte unterteilt wird. Das Ziel dabei: Nicht wertschöpfende Tätigkeiten, die zu Verschwendung führen würden, gezielt zu minimieren, um die Effizienz zu steigern.

1. Sortieren

In diesem ersten Schritt geht es ganz einfach darum, sich Ordnung und einen Überblick zu verschaffen. Deshalb sollten nur die Materialien bereit liegen, die für den bevorstehenden Arbeitsprozess auch wirklich gebraucht werden. Der Rest wird konsequent aussortiert und außer Sichtweise gebracht.

2. Systematisieren

Die Anordnung der Arbeitsmaterialien sollte bei Anwendung der 6S-Methode fortwährenden Bestand haben, so wird langfristig auch ein Lerneffekt erzielt. Eine Unterstützung können optische Hilfsmittel sein, beispielsweise Tafeln oder Übersichtspläne, die Antworten auf Fragen wie diese liefern: Wie sollten die Fächer für die Materialien beschriftet sein? Welche Teile werden häufiger gebraucht als andere? Wo befinden sich Materialien, die besonders oft benutzt werden? Und wo diejenigen, die eher selten Verwendung finden?

3. Säubern

Wartungsintervalle lassen sich erheblich vergrößern, wenn Maschinen oder Arbeitsgeräte gepflegt und sauber gehalten werden. Außerdem können so auch Beschädigungen frühzeitig identifiziert und schneller ausgebessert werden. Punkt drei der 6S-Methode sollte also auf keinen Fall vernachlässigt werden.

4. Standardisieren

Werden die bisher beschriebenen Schritte der 6S-Methode für alle Abteilungen und für unterschiedliche Arbeitsschritte zum Standard gemacht, so kann sich jeder Mitarbeiter an egal welcher Position im Unternehmen schneller zurechtfinden. Denn jeder weiß zukünftig, wo er welche Teile finden kann. Als gute Unterstützung dienen dabei auch Formulare, Checklisten oder Fotos mit verständlichen Ablaufplänen für alle.

5. Selbstdisziplin und ständiges Verbessern

Dieser Schritt ist wahrscheinlich der schwierigste der 6S-Methode: Wenn man sich nicht selbst möglichst genau an die vorher festgelegten Standards hält, wird es schwer werden, Verschwendung zu vermeiden. Hier wird wieder die Grundvoraussetzung von Lean Management deutlich: Die Lean-Kultur muss von allen Mitarbeitern gleichermaßen gelebt werden. Wenn einzelne Teile des Systems nicht mitspielen, ist Verschwendung die logische Konsequenz.

Dazu müssen aber alle Mitarbeiter von der Strategie überzeugt sein und sich an die Vorgaben halten. Abweichungen müssen erkannt und kontinuierlich verbessert werden. Durch regelmäßige Kontrollen kann die Einhaltung gewährleistet und eine Verbesserung erreicht werden. Die 6S-Methode ist also ein stetiger Kreislauf und niemals ein einmaliger Prozess – wie im Übrigen eigentlich keine der bewährten Lean-Methoden.

6. Sicherheit

Dieser 6. Punkt ist noch nicht so lange Bestandteil der 6S-Methode. Deshalb ist er aber nicht weniger wichtig. Gerade in der heutigen Zeit spielt die Arbeitssicherheit schließlich eine immer größere Rolle im Berufsalltag und insbesondere in der Produktion. Dieser neuste und letzte Punkt zielt daher darauf ab, dass während der Umsetzung einer Tätigkeit die Sicherheit der Mitarbeiter immer berücksichtigt wird, also der Arbeitsschutz bestmöglich gewährleistet wird.

Sie sehen anhand der sechs beschriebenen Aspekte, dass die 6S-Methode Arbeitsprozesse wesentlich strukturierter gestaltet und damit ein produktiveres Arbeiten ermöglicht. Das Schöne daran: Sie können diese Methode auf jeden beliebigen Prozess im Alltag anwenden, also auch außerhalb des Produktionsumfeldes.

Ein Beispiel aus dem täglichen Leben: Möchten Sie ein Essen für Freunde kochen? Zunächst sollten Sie sich in Ihrer Küche von allem unnötigen Arbeitsmaterial trennen, das nicht in die Küche gehört. Nur so behalten Sie wirklich den Überblick. Dann gilt es, alle Zutaten, die Sie für Ihr Essen brauchen, zurechtzulegen. Dazu gehören nicht nur die Lebensmittel, auch die Küchengeräte und Werkzeuge. Sind die Kartoffeln geschält? Dann bitte: Die Schale in den Müll und den Sparschäler direkt in die Spülmaschine. Achtung – nicht von den Kindern ablenken lassen! Selbstdisziplin ist gefragt. Der Pfannenwender kommt immer wieder zurück in die gleiche Schublade, damit keine überflüssigen Suchzeiten anfallen.

Sie haben natürlich an alles gedacht: Beschriften Sie den Zucker und das Salz, so vermeiden Sie eine peinliche Überraschung bei Ihrem perfekten Dinner. Und das gibt? Genau – Sicherheit! Kein Blutbad mit dem Gurkenhobel, keine Nervenzusammenbrüche, weil die Milch übergekocht ist. Und auch Ihre Mitbewohner werden sich in der Küche leicht orientieren können, da alles standardisiert ist.

Nun noch einmal zurück in das Berufsleben in der Produktion. Was beurteilen eigentlich Experten die 6S-Methode?

Lean Management ist ein ganzheitliches Modell. Die 6S-Methode zu etablieren ist zwar ein guter Schritt in die richtige Richtung, für echte Lean-Erfolge muss aber das ganze Unternehmen umdenken und die Kulturveränderung leben.

Beachten Sie also: Es reicht nicht aus, ein paar Arbeitsabläufe umzustrukturieren, es muss ein Umdenken in den Köpfen aller Mitarbeiter stattfinden.

Ordnung und Sauberkeit sind Prinzipien, die nicht jedem Mitarbeiter gleichermaßen sinnvoll erscheinen. Dazu kommt, dass es sich um eine sehr individuelle Empfindung handelt, ob etwas ordentlich und aufgeräumt ist, oder nicht. Das lässt sich auch bei erwachsenen Menschen nicht mehr „anerziehen“ und ist oft eine Frage der Persönlichkeit. Daher sind Prozesskontrolle und die Standardisierung von großer Bedeutung. Vorgesetzte müssen eine Vorbildfunktion einnehmen und alle Mitarbeiter von den Vorteilen und dem Nutzen überzeugen, damit das Prinzip funktionieren kann.

Dabei sollte vermieden werden, dass Menschen sich kontrolliert fühlen und die Maßnahmen als „bürokratisch“ wahrnehmen. Umso wichtiger ist es, die Mitarbeiter vorher auf die Missstände aufmerksam zu machen und dafür zu sensibilisieren, damit sie den Sinn hinter den Maßnahmen verstehen und sich nicht bevormundet fühlen. Die Einführung von Anreizsystemen bei der Einhaltung von Standards, zum Beispiel mittels Boni oder Prämien, können die Zuverlässigkeit stärken.

Gut etabliert, führt die 6S-Methode sicher zu einer gesteigerten Effizienz, höherer Produktivität und besserer Produktqualität, was wiederum eine hohe Kundenzufriedenheit zur Folge hat.