Vorhang auf: Wie Sie wirkungsvoll auftreten

18. June 2019
Sekretariat & Assistenz, Soft Skills
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Als Assistenz sind Sie oft mit hierarchisch höher gestellten Personen in Kontakt. Doch können Sie in diesem Umfeld auch wirkungsvoll auftreten? Viele Assistenzen wirken dabei unsicher und strahlen dies auch aus – doch ohne Grund!

Wir zeigen Ihnen, wie Sie diese Unsicherheit überwinden und Sie sich im Gespräch selbst gekonnt in Szene setzen.

Wie Sie beim ersten Eindruck wirkungsvoll auftreten

Man sagt nicht umsonst so schön: Für den ersten Eindruck gibt es keine zweite Chance. Und dieser beschränkt sich nun einmal hauptsächlich auf das äußere Erscheinungsbild. US-Forscher haben herausgefunden, dass sich der erste Eindruck meist auch nicht mehr verändert. Mit voranschreitender Zeit festigt sich lediglich dieser Eindruck von einer Person.

Setzen Sie deshalb im Office und in Geschäftsmeetings auf ein aussagekräftiges Outfit, wenn Sie souverän wirken möchten. Passen Sie sich dabei dem jeweiligen Umfeld an. Die Regeln, die Sie bei der Kleiderauswahl beachten sollten, richten sich immer nach dem jeweiligen Dresscode. Begegnen Sie Ihren Mitmenschen ebenso immer mit einem Lächeln. Das macht es leichter wirkungsvoll aufzutreten und von anderen akzeptiert zu werden.

Wie Sie während eines Gesprächs wirkungsvoll auftreten

Gerade in Gesprächen oder bei Präsentationen möchten Sie sich Gehör verschaffen und Ihren Standpunkt klarmachen. Mit diesen elf einfachen Tipps gelingt es Ihnen garantiert:

Achten Sie auf Ihre Körpersprache
Vor allem Frauen neigen dazu, beim Sprechen eher kleine Handbewegungen zu machen, die nah am Körper sind.  Schränken Sie Ihre Gestik und Körpersprache nicht ein und tun Sie es ihren männlichen Kollegen gleich. Nehmen Sie sich den Raum, den Sie für Ihre Argumentation benötigen. Versuchen Sie es, Sie werden merken, wie Ihre Argumente dadurch nachdrücklicher werden. Die Körpersprache ist der erste Schritt, um wirkungsvoll aufzutreten!

Sprechen Sie nicht zu schnell
Reden Sie langsam, denn schnelles Sprechen strahlt Unsicherheit aus. Zudem strengt es Ihre Zuhörer an, sodass diese überfordert sind und Ihnen nicht mehr folgen können (oder wollen).

Drücken Sie sich deutlich aus
Erleichtern Sie das Zuhören, indem Sie deutlich sprechen. Für das Üben einer akzentuierten und deutlichen Ausdrucksweise lohnen sich immer noch die guten alten Zungenbrecher, wie

„Zwischen zwei Zwetschgenbaumzweigen zwitschern zwei geschwätzige Schwalben.“

Vermeiden Sie Fremdwörter, Floskeln und Füllwörter
Und verzichten Sie auch auf firmeninterne Bergriffe sowie Abkürzungen. Sie brauchen keine Fremdwörter, um wirkungsvoll aufzutreten. So erleichtern Sie den Zuhörern das Verstehen, damit Ihnen jeder bei Ihrer Argumentation folgen kann.

Überraschen Sie Ihre Gesprächspartner
Auch wenn Sie auf Abkürzungen und Fremdwörter verzichten, heißt das nicht, dass das Gesagte langweilig sein sollte. Überraschen Sie Ihre Zuhörer und verwenden Sie auch einmal ein ungewöhnliches Wort. So bleiben Sie dem Zuhörer im Gedächtnis und wecken zudem das Interesse. Hinterlassen Sie das nächste Mal zum Beispiel mit einem „famos“ einen wirkungsvollen Auftritt!

Formulieren Sie positiv und aktiv
Informationen gelangen besser zu Ihrem Gegenüber, wenn Sie positiv formuliert sind. Auf passive Formulierungen sollten Sie verzichten, da diese ausweichend wirken. Anstatt „Da müsste ich nachsehen“ sollten Sie also beim nächsten Mal ein „Ich werde nachsehen“ verwenden.

Nutzen Sie starke Argumente
Sprachforscher fanden heraus, dass vor allem Frauen dazu neigen, ihre Argumente durch bestimmte Formulierungen abzuschwächen oder zu relativieren. Vermeiden Sie also Redewendungen wie „Ich würde gern die Frage stellen, ob…“ und sagen Sie Ihre Meinung frei heraus mit einem „Ich bin der Überzeugung, dass…“.

Setzen Sie Pausen bewusst ein
Setzen Sie Pausen bewusst bei Ihrer Argumentation ein, um die wichtigsten Aussagen zu unterstreichen. So können Ihre Zuhörer diese Argumente auf sich wirken lassen und haben genug Zeit, darüber nachzudenken.

Sorgen Sie für Abwechslung
Indem Sie Stimmlage und Lautstärke während eines Vortrages verändern, machen Sie es allen Zuhörern leichter, Ihnen konzentriert zuzuhören. Variation beim Sprechen können sich positiv auf das wirkungsvolle Auftreten auswirken.

Bringen Sie sich ein
Um all diese Tipps zu befolgen, müssen Sie aber erst einmal zu Wort kommen. Warten Sie also bei der nächsten Diskussion nicht, bis jemand nach Ihrer Meinung fragt. Bringen Sie sich selbst ein und melden Sie sich zu Wort, wenn es erforderlich scheint.

Lassen Sie den Kopf nicht hängen
In diesem Sinne: Kopf hoch und viel Erfolg beim wirkungsvoll auftreten. Den Kopf hoch zu halten stärkt außerdem die Stimmbänder, da Hals und Kinn einen rechten Winkel bilden. Diese Kopfhaltung strahlt Souveränität aus stärkt Ihr Standing bei Ihrem Gegenüber.

Exklusive Einblicke unserer Expertin

Unsere Expertin Alexandra De Lorenzis hat mit über 25 Jahren Assistenzerfahrung gelernt, sich im Office zu behaupten. Wir haben im spannenden Interview mit ihr über den Auftritt der Assistenz gesprochen.

Liebe Frau De Lorenzis, Sie werden gemeinsam mit uns ein neues Seminar zu den Themen „wirkungsvoll auftreten“ und „souverän kommunizieren“ auf die Beine stellen. Was ist Ihre Intention dahinter?

Ich habe in der Vergangenheit – sowohl bei Gesprächen, Meetings und Telefonaten als auch bei Seminaren – immer wieder festgestellt, wie wenig Selbstwertgefühl Assistentinnen teilweise haben und wie wenig sie sich des Beitrags, den sie leisten, bewusst sind. Daher treten sie auch eher selten und wenig wirkungsvoll für ihre Interessen ein.
Zudem ist ihr Auftritt – und damit meine ich explizit nicht (nur) das äußere Erscheinungsbild – oft nicht dem Umfeld angepasst und verfehlt somit auch seine Wirkung. 

Von daher möchte ich den Teilnehmern Selbstbewusstsein und Mut vermitteln, für sich und ihre Bedürfnisse einzustehen und diese angemessen zu vertreten.  

Sie haben 25 Jahre Erfahrung in der Assistenz – in welcher Situation ist Ihnen bewusst geworden, wie wichtig die Themen Selbstdarstellung und Kommunikation im Assistenz-Alltag sind?

Bei meinen ersten Seminaren zum Thema Konflikt- und Kommunikationsmanagement! 

Ich hatte immer das Glück, einen tollen, wertschätzenden Chef und ebensolche Kollegen zu haben. Umso erschrockener war ich, als ich erfahren habe, mit welchen Themen sich viele meiner Assistenz-Kolleginnen auseinandersetzen und in welchem Arbeitsklima sie arbeiten müssen. Viele von ihnen berichteten davon, nicht ernst genommen zu werden.

In diesem Zusammenhang wurde mir bewusst, dass Kommunikation allein nicht der Schlüssel ist, hier etwas zu bewirken und zu verändern.

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