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Die Zusammenarbeit in Unternehmen und Projekten ist in den letzten Jahrzehnten stets internationaler und interkultureller geworden und erfolgt verstärkt in weit verteilten, oft über alle Kontinente verstreuten Teams. Unterstützt durch moderne Informationstechnik sind diese virtuellen Teams in der Lage, selbst komplexe Aufträge und Fragestellungen schnell und flexibel miteinander zu lösen.
Martin Kaerner arbeitet selbst seit den 1990er Jahren in globalen Projekt- und Managementteams und ist immer wieder von der rasanten Entwicklung und den Möglichkeiten der virtuellen Zusammenarbeit begeistert. In diesem Beitrag möchte er Ihnen einige Hinweise aus seiner eigenen Erfahrung geben, wie der Aufbau und die virtuelle Zusammenarbeit in einem über alle Kontinente verstreuten Team ebenso gut gelingen kann, als arbeiteten alle in einem Büro.
Die virtuelle Zusammenarbeit weist drei wesentliche Unterschiede zur Zusammenarbeit mit Präsenz vor Ort auf:
Durch die Technik der Ton- und Bildübertragung sind zwischenmenschliche Interaktionen nur eingeschränkt oder verzerrt wahrnehmbar oder sie fehlen gänzlich.
In erster Linie sind dies Blickkontakt, Mimik, Gestik und Körpersprache und aus dem Kontext zu folgernde Interpretationen wie zum Beispiel der Grad der Aufmerksamkeit oder Abwesenheit, der Zustimmung oder Ablehnung oder auch der Unterstützung oder Zweifel etc. Auch sind je nach Tonqualität Stimme und Tonfall mehr oder weniger gut verständlich.
Wenn zudem die Technik nicht richtig funktioniert, entsteht je nach Situation mitunter erheblicher Stress bei den Präsentatoren und Teilnehmern.
Gerade in der Gesprächsführung sind zwischenmenschliche Wahrnehmungen und Interaktionen aber eine wesentliche Ressource. Letztlich kann man nur ansprechen, was man beobachtet. Reduziert sich ein „Call“ aber auf den mühsamen Austausch von Daten und Fakten, so ist es besser darauf zu verzichten und das Thema per Dokumenten- oder Nachrichtenaustausch zu erledigen.
Sich zu beraten und Probleme zu erörtern, erfordert hingegen Anregung, Wahrnehmung und Kreativität. Letztlich geht es daher in der virtuellen Zusammenarbeit darum, die oben beschriebenen technisch bedingten Einschränkungen in der Wahrnehmung des Gegenübers zu überwinden.
Gerade bei kurzen Projekten oder in der Lösung akuter Probleme ist es weder praktikabel noch wirtschaftlich, sich persönlich zu treffen. Interdisziplinäre Teams kommen häufig ohne Präsenz aus, nicht weil sie es wollen, sondern ganz einfach, weil sie es müssen.
Dieser extreme Fall soll hier betrachtet werden. Ganz unabhängig davon ist es selbstverständlich von Vorteil, wenn Teams sich regelmäßig physisch treffen können. Vor allem bei großen und langlebigen Projekten oder der Gründung von Management Teams ist es nach wie vor von großem Vorteil, sich persönlich kennenzulernen. Auch mehrtägige Veranstaltungen rechtfertigen die Anreise der Teammitglieder, da Präsenzveranstaltungen einfach schneller ablaufen können als virtuelle.
Außerdem hat man bei weit verteilten Teams die einzelnen Mitglieder sozusagen „nicht in Sichtweite“. Dieser Effekt ist aber in Zeiten von Open Office, Homeoffice und Mobile Offices, flexiblen Arbeitszeiten und Vertrauensgleitzeit eher als Normalzustand zu bewerten. Auch Kolleginnen und Kollegen am selben Standort wählen sich mittlerweile virtuell von ihren jeweiligen Arbeitsplätzen ein – es geht einfach schneller und man muss keinen Raum buchen und suchen. Insofern ist die virtuelle Zusammenarbeit schlichte Realität geworden.
Der Schlüssel zu jeder Zusammenarbeit ist die Beziehung. Das bedeutet nicht notwendig eine enge oder vertraute Beziehung. Das kann eher an einem professionellen, sachorientierten und gleichzeitig die Person wertschätzenden Umgang miteinander festgemacht werden.
Ich lege daher auf drei Dinge besonderen Wert, die sich letztlich gerade in der virtuellen Zusammenarbeit als besonders hilfreich erwiesen haben: Respekt, Präsenz und Bindung.
Grundlage jeder Zusammenarbeit ist die Sichtweise des/der Einen auf den/die Andere/n. Das Stichwort „Augenhöhe“ ist eine gute Umschreibung.
Gerade in der virtuellen Zusammenarbeit sind die Menschen, mit denen Sie zu tun haben, weit entfernt. Der Einfluss, den Sie ausüben können, entsteht daher nicht durch Ihre physische Anwesenheit, sondern durch das Bild das der/die andere von Ihnen gewinnt. Gleiche Augenhöhe ist aus Erfahrung eine gute Grundlage für die weitere Zusammenarbeit, besonders im virtuellen Geschäft.
Meine Empfehlung: Gewähren und verlangen Sie gleiche Augenhöhe, ganz gleich wer Sie sind und wer der/die andere ist. Es beginnt mit Ihrer eigenen Einstellung zum Gegenüber, die sich in allen Ihren Äußerungen zeigt.
Ein augenscheinlicher Widerspruch – denn wie kann ich in der virtuellen Zusammenarbeit Präsenz zeigen?
Wieder geht es nicht um die tatsächliche, physische Anwesenheit, sondern um die Art und Weise, wie Sie informieren und antworten.
Schnelle, gut durchdachte Antworten haben große Wirkung, sie zeigen Aufmerksamkeit, Anteilnahme und Führung. Ausweichende Antworten helfen hingegen nicht weiter – es ist besser offen zu sagen, wo „es hakt“.
Aktives Nachfragen ist besonders wirksam, denn es ist die einzige Möglichkeit zu erfahren, wo der/die andere steht.
Klären Sie Irritationen sofort per Telefonanruf. Vermeiden Sie jede Art von persönlichem Angriff im virtuellen Meeting mit Dritten.
Seien Sie insgesamt guten Gewissens eine Portion extrovertierter als Sie von Angesicht zu Angesicht sind. Sprechen Sie im virtuellen Meeting offen aus, was Ihnen durch den Kopf geht, denn die anderen sehen Ihre Körpersprache nicht oder nur eingeschränkt und müssen sich hauptsächlich an dem orientieren, was Sie sagen und wie Sie es sagen. Seien Sie durch Ihre Ideen und Ihr Wirken präsent in den Gemütern.
Bindung über Ländergrenzen, Zeitzonen, ethnische und kulturelle Unterschiede hinweg zu erzielen und zu erhalten, ist für mich die Königsdisziplin der virtuellen Zusammenarbeit. Bindung entsteht durch gemeinsame Absichten und Vertrauen zueinander.
Gemeinsame Absichten müssen (das Wort „müssen“ verwende ich nur selten, aber hier ist es wirklich nötig) Sie formulieren und unter Umständen auch erst herausarbeiten. Es genügt nicht, darauf zu vertrauen, dass Sie klare Absichten haben und diese auch äußern. Denn Sie benötigen aktive Unterstützung aus der Ferne. Das heißt Sie müssen auf andere ein- und wenn nötig zugehen und das Einverständnis einholen. Sprechen Sie Klartext und seien Sie offen für das, was zurückkommt. Hier ist übrigens weder devotes noch diktatorisches Verhalten gemeint, sondern Offenheit und eine möglichst einfache und verständliche Ausdrucksweise. Berücksichtigen Sie, dass meist weder Sie noch der/die andere in der eigenen Muttersprache sprechen, daher ist jedes vermiedene Missverständnis ein wertvoller Gewinn an Zeit und Energie.
Vertrauen verdienen Sie sich erst nach und nach, es wächst gegenseitig, wenn Sie respektvoll und mit hoher Präsenz handeln und das auch einfordern. Dann werden Ihnen aus eigener Erfahrung auch Fehler leichter verziehen, vor allem wenn Sie stets auf die Augenhöhe geachtet haben. Unterschätzen Sie nicht den Ruf, der Ihnen vorauseilt. Auch wenn Sie die Leute nicht kennen, mit denen Sie zusammenarbeiten, haben diese oft schon ein Bild von Ihnen. Ein guter Ruf eilt ebenso voraus wie ein schlechter. Es ist hilfreich, ab und zu offen darüber zu reden, aber seien Sie nicht enttäuscht, wenn das nicht auf Anhieb funktioniert. Nehmen Sie die Leute immer wie sie sind.
Zusammenfassend möchte ich sagen, dass die virtuelle Zusammenarbeit sich nicht grundsätzlich von der in Präsenz unterscheidet, schließlich sind die Menschen und deren Bedürfnisse ja auch dieselben.
Bedingt durch die eingesetzten Medien und durch die Entfernung ergeben sich aber Unterschiede, die Sie insbesondere durch Ihr eigenes Verhalten überwinden können. Geben und Fordern von Respekt, Präsenz und Bindung tragen aus meiner Erfahrung sehr viel zum Erfolg virtueller Zusammenarbeit bei.
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