Virtuelle Verhandlungen – auf was es wirklich ankommt!

Wenn Sie mit Ihrem Verhandlungspartner in ein und demselben Konferenzraum sitzen, benötigen Sie für Ihren Verhandlungserfolg andere Kompetenzen und Techniken, als am Telefon oder in einer virtuellen Verhandlung. Doch was sind die jeweiligen Besonderheiten? Wie bereiten Sie sich am besten vor? Und welche Fehler sollten Sie sich auf keinen Fall leisten, wenn Sie virtuell verhandeln?

Verhandlungsexperte Valentin Nowotny gibt im exklusiven Interview Antworten auf diese und weitere Fragen und verschafft Ihnen damit in einer Zeit, in der Verhandlungen überwiegend auf Distanz und damit virtuell stattfinden, einen praktischen Leitfaden für den Arbeitsalltag.

Herr Nowotny, was sind die größten Herausforderungen bei virtuellen Verhandlungen?

Es gibt keine einfachen Verhandlungen und das heißt 100 Prozent Aufmerksamkeit, unabhängig davon, über welches Medium ich gerade kommuniziere. Das war und ist meine Meinung. Was ist jedoch der Unterschied, wenn Verhandlungen nicht mehr face-to-face, sondern über Medien ablaufen? Nun, um dies besser greifbar zu machen, habe ich in dem Buch „Agil verhandeln mit Telefon, E-Mail, Video, Chat & Co.“ den digital-agilen Verhandlungsmotor entwickelt.

Dieses Modell legt nahe, dass man zunächst mit einer Start-Reflektion loslegen sollte:

Ist dies geklärt, so stellen sich Fragen wie:

Es geht also darum, die ausgewählte Strategie mit dem optimalen Medien-Mix sowie einer intelligent gewählten Abfolge von Fragen, Statements und Forderungen auf eine agile und zeitgemäße Art und Weise medial umzusetzen.

Wo liegen Ihrer Meinung nach die Chancen beim Verhandeln auf Distanz?

Je nach Strategie kann zum Beispiel Intransparenz von Vorteil sein. Wenn ich über Medien verhandele, dann ist es für andere generell sehr viel schwieriger, mir in die Karten zu schauen. Das Gegenüber bekommt beispielswese nicht mit, welches Team mich im Hintergrund unterstützt oder welche Checklisten und Hilfsmittel ich in der Verhandlung einsetze. Aber auch Verhandlungen, die ein größeres Maß an wechselseitigem Vertrauen voraussetzen, lassen sich über Medien sehr gut realisieren, wenn man weiß, wie man zielgerichtet Vertrauen auf Distanz aufbauen kann. Die Gefahren liegen darin, dass man den Überblick verliert, die Taktiken und auch die Persönlichkeit der Gegenseite nicht zu lesen weiß oder sich von Technik irritieren lässt. Mentale Stärke ist hier also von Vorteil. Und das lässt sich auch sehr gut trainieren!

Wie bereitet man sich am besten auf multimediale Verhandlungen vor?

Das A&O ist die Wahl der für die Ausgangsituation jeweils passenden Strategie, die Antizipation der Reaktionen der Gegenseite, aber auch aktive Einwirken auf die Situationswahrnehmung durch die Gegenseite. Hat man eine passende Strategie gefunden, so wählt man passende Taktiken aus und kreiert einen geeigneten Medien-Mix.

Dann werden in der weiteren Vorbereitung die passenden Fragen, Argumente und Forderungen ausgesucht und mit entsprechenden rhetorischen Mitteln verstärkt. Hilfreich ist hier übrigens eine Checkliste. Welche konkrete Checkliste man hierfür verwendet ist zweitrangig. Wichtig ist, dass man eine solche konsequent einsetzt und sich so systematisch vorbereiteten kann. Die Ergebnisse sollten schriftlich und übersichtlich auf einer Seite festhalten werden, das erleichtert später den Abgleich.

Denn neben der Vorbereitung ist eben auch die Nachbereitung wichtig:

„Nach dem Spiel ist vor dem Spiel!“, wie es der Fußball-Trainer Sepp Herberger einmal so treffend ausdrückte, und das gilt auch für die einzelnen Spielzüge in einer multimedialen Verhandlung.

Wie sollte sich eine virtuelle Verhandlung von einer vor Ort oder am Telefon unterscheiden – damit jeder bei der Sache bleibt, die Dauer überschaubar ist, etc.?

Bei Verhandlungen vor Ort zählt der direkte Kontakt, der natürlich ein bestmögliches Einfühlen in die Sichtweisen und Bedürfnisse meines Gegenübers erlaubt. Daher bietet die Verhandlung vor Ort gute Chancen für eine Win-Win-Strategie. Herausforderung bei Verhandlungen vor Ort sind jedoch oft harte Verhandlungen. Das ist ohne Training für manche Menschen gar nicht einfach zu realisieren!

Verhandlungen am Telefon enthalten zuweilen viele vertrauensvolle und emotionale Elemente, der geplante Verlauf ist jedoch für das Gegenüber intransparent. Zudem kann ein Telefonat recht einfach mit Überraschungen aufwarten und ungeübte Verhandler in die Knie zwingen. Somit bietet das Telefon Chancen für jemanden, der eine harte Verhandlungsstrategie verfolgt. Aber auch Vertrauen lässt sind am Telefon durchaus aufbauen, wenn man sich konsistent verhält, die Grundlagen einer fairen Gesprächsführung beachtet und zugleich Ruhe und Ausgewogenheit ausstrahlt

Die Videokonferenz hingegen birgt guten Chancen für die Umsetzung eine Win-Win-Strategie, da hier auch komplexe Verhandlungen über ein reichhaltiges Medium abgebildet werden können. Eine durchdachte Agenda ist hilfreich, zudem das „Lesen“ des Gegenübers, zum Beispiel hinsichtlich körpersprachlicher Elemente. Bei einem positiven Verlauf schafft die Videokonferenz ein schnelleres wechselseitiges Vertrauen und einen höheren Grad an Verbindlichkeit als das Telefon! Schlecht strukturierte Verhandlungen über Video können jedoch irritierend sind und der Streit über das, worüber man sich geeinigt hat und über noch strittige Punkte ist dann oft vorprogrammiert.

Welche Fehler sollte man bei virtuellen Verhandlungen nicht machen?

Vor jedem Telefonat, jeder Videokonferenz, jeder E-Mail und auch jeder SMS sollte man seine Strategie und Taktik überprüfen und diese gegebenenfalls überdenken und dann neu anpassen. Und auch online sollte man übrigens immer wieder Pausen machen und anregen. Denn Pausen verschaffen beiden Seiten neue Spielräume und führen so indirekt zu häufigeren neuen Lösungen und nachhaltigen Einigungen.

Aber Achtung: Auch online sollte man sich nicht zu einem schlechten Deal hinreißen lassen, sondern sich an den eigenen Zielen orientieren, die man in der Vorbereitung festgelegt hat. Gerade wenn die Einigung in greifbarer Nähe ist, gilt es, Nerven zu behalten, und die sich auftuenden letzten Gewinn-Chancen nicht zu verspielen!