TUI's digitale Reise – Anforderungen an den Finanzbereich im digitalen Wandel

05. April 2021
Digitalisierung, Finanz- & Rechnungswesen
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Der digitale Wandel verspricht vielen Unternehmen – gerade im Finanzbereich – ein enormes Potenzial an Produktivitätsverbesserungen und Effizienzsteigerungen. Doch wie gelingt die Umsetzung in der Praxis? Guido Kessener, Head of Group Reporting bei TUI, beschreibt in diesem Gastbeitrag anschaulich, wie der Finanzbereich der TUI Group den digitalen Wandel in Angriff genommen hat, welchen Einfluss die Corona-Krise auf die Transformation hatte und was in Zukunft noch passieren soll, um die digitale Zusammenarbeit weiter zu verbessern sowie die Produktivität zu steigern.

Guido Kessener

Head of Group Reporting | TUI AG

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Der digitale Wandel im Finanzbereich der TUI Group begann lange vor der Corona-Krise

 Der Lockdown im März 2020 und die damit verbundene Notwendigkeit zum Arbeiten im „mobile office“ hat den Finanzbereich der TUI Group in Hannover nicht ganz unvorbereitet erwischt. Bereits ein Jahr vorher hatte TUI mit der Initiative newWork@TUI wichtige Voraussetzungen für ein flexibles Arbeiten geschaffen: Neue, mobile Geräte wurden ausgerollt und Microsoft 365 mit Teams, OneDrive und SharePoint eingeführt. Daneben hatte der Finanzbereich Konzepte zum mobilen Arbeiten entwickelt und mit der Area4TUI eine Pilotfläche für ein weitgehend papierloses Activity based Working geschaffen. Damit war das TUI Finance Team in der Lage, fast nahtlos zum virtuellen Arbeiten mit Videokonferenzen, virtuellen Laufwerken und Chats zu wechseln.

Diese Entwicklung verlief parallel zum Wandel der TUI vom integrierten Reisekonzern zum digitalen Plattformunternehmen. Trotz der dramatischen Auswirkungen der COVID-19 Pandemie auf den Konzern wurde der digitale Umbau im letzten Jahr konsequent fortgesetzt. Ein gutes Beispiel hierfür ist die TUI App, mit der wir unser Angebot an Aktivitäten am Urlaubsort deutlich verbreitern, den Service für unsere Gäste verbessern und unsere Kosten nachhaltig senken konnten.

Neue Arbeitskonzepte sollen die Selbstbestimmung der Mitarbeiter stärken

Die digitale Transformation des Konzerns verändert auch die Art der Zusammenarbeit im TUI Finanzbereich:

Wie wollen wir künftig zusammenarbeiten?

Wie nutzen wir die Möglichkeiten der modernen IT, damit wir immer und überall erreichbar sind und von überall aus arbeiten können?

Wie wichtig ist die Anwesenheit im Büro?

Wie wichtig sind Ergebnisse der Arbeit – ganz gleich, wann und wo wir gearbeitet haben?

Wie verändert die Digitalisierung die Vereinbarkeit von Familie und Beruf?

All das sind Fragen, die uns beschäftigt haben.

Dabei sehen wir die Digitalisierung als Chance. Wir wollen Arbeitskonzepte stärken, die mehr Selbstbestimmung für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und eine verbesserte Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben bedeuten. Die räumliche und zeitliche Mobilität wird zunehmen, eine permanente Anwesenheit im Büro wird nicht mehr für alle notwendig sein. Uns ist wichtig, dass die Ergebnisse stimmen und nicht, wie lange jemand am Schreibtisch sitzt. Wer gute Ideen besser zu Hause oder im Café hat, der soll ohne schlechtes Gewissen dort über eine neue Strategie nachdenken oder die Präsentation erstellen. Auch für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bedeuteten diese Veränderungen eine erhebliche Umstellung – in der Organisation ihrer Arbeit, im Austausch mit Kollegen, auch im familiären Umfeld.

Die gelebte Vertrauenskultur ist Voraussetzung für eine gute virtuelle Zusammenarbeit

Die Frage, ob Kollegen mehr gemeinsam an Fragestellungen arbeiten, ist vor allem eine Kulturfrage. Ob Führungskräfte und Kollegen akzeptieren, dass die Kollegin oder der Kollege früh am Nachmittag nach Hause geht, um Zeit mit der Tochter zu verbringen und dafür die Arbeit in den Abendstunden zu Hause fortsetzt, ist vor allem eine Frage gelebter Vertrauenskultur, ganz im Sinne unserer TUI Unternehmenswerte „Trusted. Unique. Inspiring.“

Homeoffice und mobiles Arbeiten steigern die Mitarbeiterzufriedenheit

Im November haben fast 2.500 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aller deutschen TUI Gesellschaften an einer Umfrage zu ihren Erfahrungen mit dem mobilen Arbeiten teilgenommen. Die Hälfte der Befragten hatte vor der Pandemie fast ausschließlich im Büro gearbeitet. Zum Zeitpunkt der Befragung im November 2020 gaben drei Viertel der Befragten an, jeden Tag mobil oder im Homeoffice zu arbeiten. Die Befragung hat zu interessanten Ergebnissen geführt:

Hohe Zufriedenheitswerte für mobiles Arbeiten
Die Mehrheit der Kolleginnen und Kollegen ist zufrieden mit dem mobilen Arbeiten. Insbesondere regelmäßige Team-Treffen über MS Teams, eine gute technische Ausstattung und die Unterstützung von Führungskräften wurden dabei als positive Einflussfaktoren genannt. Fehlende große Bildschirme, ein nicht adäquat ausgestatteter Arbeitsplatz und fehlende informelle Kommunikation wurden als Einflussfaktoren genannt, die einen eher negativen Einfluss haben.

Produktivität leidet nicht, wenn die Mehrheit der Mitarbeitenden von zu Hause arbeitet
Von zu Hause zu arbeiten bringt eigene Herausforderungen mit sich, unter anderem mit Blick auf die Work-Life-Balance. Zwischen den Online-Meetings bleibt manchmal wenig Zeit für eine echte Pause, die Grenze zwischen Wohnzimmer und „Zuhause-Büro“ ist fließend. Die eigene Produktivität scheint bei den meisten Mitarbeitenden allerdings nicht zu leiden, wenn sie mobil arbeiten.

Kommunikation mit Kollegen ist eine Herausforderung
Fast ein Drittel der Kolleginnen und Kollegen kommuniziert mit seinen Kollegen so oft aus dem „Homeoffice“ heraus wie es das auch im Büro tun würde. Mehr als die Hälfte hat in der Umfrage allerdings angegeben, dass die Häufigkeit des Austauschs mit Kollegen abgenommen hat.

Mobiles Arbeiten bleibt auch nach der Pandemie ein wichtiges Thema
Zwei Drittel der Befragten würden gern nach der Pandemie „öfter“ von zu Hause aus arbeiten. Viele Kolleginnen und Kollegen würden auch den eigenen Schreibtisch mit anderen teilen, um eine größere Flexibilität zwischen Präsenz und mobiler Arbeit zu ermöglichen.

Der digitale Wandel des Finanzbereichs ist noch lange nicht abgeschlossen

Was folgt aus diesen Ergebnissen? Zum einen müssen auch Finance Teams prüfen, welche Büroflächen zukünftig überhaupt noch benötigt werden. Daneben müssen Regelungen für mobiles Arbeiten/Homeoffice für die Zeit nach der Pandemie entwickelt oder angepasst werden. Hierzu zählt auch die Frage, wie die passende Ausstattung eines mobilen/Homeoffice Arbeitsplatzes sichergestellt werden kann.

Zum anderen muss gerade für Finance Teams ein technologisches Umfeld geschaffen werden, um Ergebnisse und Reports digital effizient produzieren und hieraus effektiv Maßnahmen ableiten zu können. Wenn bestehende Systeme aufgrund ihres Produktlebenszyklus dabei nicht sofort abgelöst werden können, könnten modulare Lösungen in Frage kommen. Ein Beispiel hierfür ist die bei TUI eingesetzte Software CXO, die flexible Reports mit Drill-down Funktionalitäten auf der Basis der bestehenden HFM Applikation ermöglicht.

Ich mag in diesem Zusammenhang das Bild vom „digitalen Obstkorb“: Die richtige technische Ausstattung, gut strukturierte Prozesse und digitale Workflows, mit denen wir im Büro und von überall aus nahtlos und effizient zusammenarbeiten können. Zusammen mit einem hoffentlich auch bald wieder möglichen informellen Austausch am Kicker oder in der Kantine erhöht die Digitalisierung sowie die Zufriedenheit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und hilft dabei, neue Talente zu gewinnen und langfristig an das Unternehmen zu binden.

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