Bewährungsprobe „Softwarelizenzaudit“ – So bereiten Sie sich effizient vor

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Weiterbildungsprogramm für Führung & Management

24. November 2022
Recht
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Mit einer zunehmend komplexer werdenden IT-Landschaft wächst das Risiko von Unternehmen, sogenannten Softwarelizenzaudits ausgesetzt und hierauf nicht (gut) vorbereitet zu sein. Denn Softwarelizenzaudits (unter anderem auch „Vermessung“ genannt) bedeuten nicht selten die Konfrontation mit Vorwürfen von Urheberrechtsverletzungen und können erhebliche finanzielle Nachforderungen und/oder Sanktionen nach sich ziehen. Neben der Zulässigkeit und den Grenzen von Softwarelizenzaudits sollten sich Unternehmen auch ihre rechtlichen, wirtschaftlichen und praktischen Vorbeugungs- und Einflussnahme-Möglichkeiten vor Augen führen, um nicht ihr „blaues Wunder“ zu erleben, wenn der Softwarehersteller bzw. Rechteinhaber kurzfristig und nicht selten zu einem gerade ungünstigen Zeitpunkt ein Softwarelizenzaudit ankündigt.

Rechtsanwalt Dr. Michael Herold erklärt in diesem Beitrag, welchen Zweck ein Softwarelizenzaudit verfolgt, wann es überhaupt zulässig ist und wie Sie sich bestmöglich vorbereiten, um die rechtlichen Risiken zu minimieren.

Dr. Michael Herold

Rechtsanwalt | GvW Graf von Westphalen Rechtsanwälte

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Was ist ein „Softwarelizenzaudit“?

Softwarelizenzaudits (im Folgenden „Lizenzaudit“ oder „Audit“ genannt) verfolgen den Zweck, häufig unabhängig von einem konkreten Anlass, zu prüfen, ob sich der Lizenzbestand und der tatsächlich genutzte Umfang an Softwareprodukten decken. Als ein mehrstufiges Überprüfungsverfahren können die Audits von der bloßen Selbstauskunft des Lizenznehmers bis hin zu einer Besichtigung seiner Räumlichkeiten und den Zugriff auf seine IT-Systeme reichen, an die sich eine Nachprüfung und Feststellung der Auditergebnisse anschließt. In der Regel beendet erst eine förmliche Abschlussvereinbarung das Audit-Procedere. Während der Softwarehersteller daran interessiert ist, ggf. eine nicht autorisierte Nutzung zu untersagen oder eine der Nutzung entsprechende Vergütung zu erhalten, muss sich der Lizenznehmer in dieser Drucksituation um (un-)berechtigte Nachforderungen, Beeinträchtigungen seines Betriebsablaufs, die Gefahr der Verletzung von Datenschutzbestimmungen, Betriebs- und Geschäftsgeheimnissen sowie sonstiger Rechte Dritter sorgen. In jedem Fall besteht das hohe Risiko, dass die Ergebnisse der Prüfung zur Geltendmachung von Ansprüchen des Softwareherstellers gegen den Lizenznehmer herangezogen werden.

Zulässigkeit und Grenzen von Softwarelizenzaudits

Der Softwarehersteller ist nicht ohne Weiteres zur Durchführung eines Audits berechtigt; hierfür bedarf er vielmehr einer gesetzlichen oder vertraglichen Grundlage. Den in Betracht kommenden, aus dem allgemeinen bürgerlichen Recht oder Urheberrecht stammenden, gesetzlichen Grundlagen ist gemeinsam, dass sie eine Rechtsverletzung, deren Wahrscheinlichkeit der Softwarehersteller zumindest substantiiert darlegen muss, sowie die Einhaltung des Grundsatzes der Verhältnismäßigkeit voraussetzen. Ein nicht aus einem konkreten Verdacht der Rechtsverletzung (sondern allein zur Ermöglichung der Inanspruchnahme des Lizenznehmers) angestrengtes Audit erfüllt schon erstere, strenge Voraussetzung (Wahrscheinlichkeit der Rechtsverletzung) nicht. Weiterhin macht der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit es erforderlich, die beiderseitigen Interessen zu berücksichtigen und gegeneinander abzuwägen. Im Rahmen der angestellten Interessenabwägung ist es nicht selbstverständlich, dass sich die (berechtigten) Interessen des Softwareherstellers gegenüber denjenigen des Lizenznehmers durchsetzen. In vielen Fällen dürften die Hürden der gesetzlichen Grundlagen nicht genommen werden.

Anders kann es sich hingegen mit den vertraglichen Audit-Regelungen, in der Regel in AGB, verhalten. Denn vertraglich können gewisse Spielräume genutzt bzw. konkretisiert oder erweitert werden. Eine Einschränkung der Vertragsfreiheit erfolgt jedoch durch das strenge AGB-Recht (§§ 307 ff. BGB). Insbesondere können das Transparenzgebot sowie das Verbot unangemessener Benachteiligung der Wirksamkeit der Klauseln entgegenstehen. Sollten die Klauseln unklar und unverständlich formuliert sein oder durch eine einseitige Vertragsgestaltung missbräuchlich eigene Interessen auf Kosten des Lizenznehmers durchsetzen, ohne dessen Belange hinreichend zu berücksichtigen, können sie keinen Bestand haben und die Durchführung der Softwarelizenzaudits ebenfalls nicht wirksam ermöglichen.

Roadmap zur Vorbereitung auf Softwarelizenzaudits

Vor dem Hintergrund der zahlreichen, potenziell nachteiligen Auswirkungen ist es umso wichtiger, im Voraus auf die Ankündigung eines Lizenzaudits gewappnet zu sein. Eine entsprechende Roadmap kann folgende Schritte umfassen:

Verhandlungen von Anfang an: Besteht die Möglichkeit einer individualvertraglichen Vereinbarung geeigneter Rahmenbedingungen inkl. eines den Bedürfnissen des Lizenznehmers genügenden und klaren Nutzumfangs?

Praktische Vorbeugungsmöglichkeiten: Ist ein ausreichendes Software Asset Management (SAM) vorhanden? Sind alle das Lizenzmanagement verantwortenden Stellen sowie Kommunikationsvorgänge bestimmt? Ist eine Dokumentation(-sroutine) eingeführt und wird allen (auch gesetzlichen) Dokumentationspflichten entsprochen?

Konkrete Einflussmöglichkeiten: Kann die Audit-Anfrage hinsichtlich des potenziellen Risikos eingeschätzt, der Anlass detailliert abgefragt werden, ggf. auf verschiedenen Ebenen/Wegen? Ist eine zeitnahe Rüge eventueller Fehler in der Sachverhaltsdarstellung und eine detaillierte Überprüfung und Entgegnung der Auditreports möglich sowie tatsächlich eingeleitet worden?

Fazit

Auch bei dem Thema „Softwarelizenzaudit“ gilt: Gute Vorbereitung ist alles. Ein kontinuierliches SAM und eine praktikable Roadmap verhindern nicht nur „Stress“ in einer Audit-Situation und verringern hieraus folgende rechtliche wie wirtschaftliche Risiken ganz erheblich, sondern tragen auch unabhängig hiervon zur unternehmerischen Compliance bei.

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