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Ein Projekt hier, das nächste da. Die Zeit ist für Sie als Projektleiter oftmals knapp und stressig. Am liebsten hätten Sie doch sicher kleine Helferlein, die Ihnen ein wenig mehr Zeit verschaffen. Die Rettung ist die Balanced Scorecard! Dieses klassische Projektmanagement-Tool lässt sich prima auf Ihr Selbstmanagement übertragen. So steuern Sie Ihr Projekt ganz souverän – auch in stürmischen Phasen. Wie Sie Ihre persönliche Balanced Scorecard nutzen, zeigen wir in diesem Beitrag.
Was ist eine Balanced Scorecard? Im Projektmanagement setzt das Projektteam sie als wichtiges Hilfsmittel ein. Die Balanced Scorecard bildet das Bindeglied zwischen Ihrer Strategie und der Umsetzung der einzelnen Projektziele.
Den Anstoß für die Entwicklung dieses Tools gab ein Forschungsprojekt von Kaplan und Norton aus den USA. Sie übten Kritik an der damaligen Methode zur Auswertung von Projekten, welche lediglich die bloße Betrachtung nackter Zahlen ohne Nebeneinflüsse berücksichtigte. Daraufhin entwickelten die beiden Forscher die Balanced Scorecard, in der das Potenzial zur Optimierung der Zahlen und des Projekts selbst steckt. Mit Hilfe dieses Tools fließen neben den finanziellen Kennzahlen weitere Perspektiven in die Betrachtung des Projekts mit ein. Am Ende setzt sich die Balanced Scorecard im Projektmanagement aus vier Perspektiven zusammen: Finanzen, Kunden, interne Prozesse sowie Lernen und Entwicklung.
Das Wichtigste zuerst: In der Balanced Scorecard sind die vier enthaltenen Perspektiven immer ausgewogen, also „balanced“. Das Projektteam setzt sich zunächst für jede Perspektive Ziele mit Blick auf die wichtigsten Kennzahlen. Aus diesen Kennzahlen lassen sich Fakten herauslesen. Daraus folgen die Vorgaben von Ihnen als Projektleiter, die es zu beachten gilt. Anschließend entwickeln Sie Maßnahmen, die zum Erreichen der Ziele führen. Und der Kreis schließt sich: Aus der Strategie folgt die Umsetzung.
Finanzen
Jedes Projekt wird grundsätzlich immer aus finanzieller Sicht betrachtet. Stimmen die Zahlen, ist das Projekt auch erfolgreich. In der Balanced Scorecard nimmt dieser finanzielle Aspekt sogar eine Doppelrolle ein. Zum einen liefern die Zahlen die finanzielle Leistung: Hat das Projekt genug Geld eingebracht? Oder war es zu teuer? Zum anderen spielen die Zahlen ja immer auch in die Ziele und Vorgaben der anderen Perspektiven mit hinein.
Kunden
Die Kundenperspektive spiegelt die strategischen Ziele des Unternehmens in einem bestimmten Markt wider. Um diese Ziele zu erreichen, wird der Markt zunächst gründlich analysiert und das Projekt auf eine bestimmte Altersklasse ausgelegt. Das soll die Basis dafür sein, dass später ein großer Zuspruch durch potenzielle Kunden erfolgt und Sie mehr Umsatz machen.
Interne Prozesse
Die internen Prozesse dienen Ihnen zur Unterstützung, um die Ziele der finanziellen und der kundenorientierten Perspektive zu erreichen. Nur wer strukturierte und koordinierte Projekte betreibt, bemerkt auch den höheren Umsatz in den Finanzen und den Zuspruch der Kunden. Es ist also besonders wichtig, alle Prozesse im Einzelnen zu betrachten und genaustens zu analysieren, um in jeder Situation die beste Strategie auszuwählen.
Lernen und Entwicklung
Kontinuierliches Lernen und neue Entwicklungen sind entscheidend für das Erreichen der Ziele in den erwähnten drei Perspektiven. Hierfür sind die Qualifizierungen der Mitarbeiter eines Unternehmens, die Kommunikation, die Leistungsbereitschaft und die Zielausrichtung von großer Bedeutung. Nur so können alle Perspektiven Hand in Hand arbeiten.
Die Methode der Balanced Scorecard ist auch auf das Selbstmanagement übertragbar – mit abgewandelten Perspektiven. Sie hilft Ihnen in diesem Fall dabei, stets den Überblick zu behalten und alle Aufgaben während Ihres Projekts gut koordiniert zu bewältigen. Wir stellen Ihnen die vier Säulen Ihrer persönlichen Balanced Scorecard vor!
Berufsziele
Die beruflichen Ziele, die Sie in Zukunft erreichen möchten, sind eine wichtige Basis für Ihr Selbstmanagement. In dem Sie diese schriftlich festhalten, bekommen Sie einen detaillierten Überblick über das, was Sie wirklich erreichen möchten. So erhöhen Sie Ihre Motivation und können Karriereziele leichter und stressfreier erreichen. Vergleichbar sind die beruflichen Ziele mit der finanziellen Perspektive in der klassischen Balanced Scorecard. Hier reflektieren Sie die erstrebenswerten Positionen und Ihre Wünsche – und damit auch Ihren finanziellen Erfolg.
Gesundheitsziele
Mit einem guten Selbstmanagement können Sie Ihre Leistungsfähigkeit steigern. Im Vordergrund steht hierbei Ihre Gesundheit. Nur, wenn Sie sich gesund halten, bringen Sie auch gute Leistungen. Das Geheimnis liegt hierbei in einer strukturierten und effizienten Arbeitsweise. Durch einen stressfreien Alltag wird Ihr Immunsystem gestärkt und Sie sind voll belastbar. So können Sie Ihr volles Potenzial auch wirklich nutzen und bessere Ergebnisse bei der Umsetzung Ihres Projekts erzielen. Die Perspektive der Gesundheitsziele ist daher auch mit den internen Prozessen in der klassischen Balanced Scorecard vergleichbar – sie sind Ihre persönliche Basis für den Erfolg.
Selbstverwirklichungsziele
Um gutes Selbstmanagement betreiben zu können, sind Ziele zur Selbstverwirklichung wichtig. Dadurch erhalten Sie eine Führungslinie und lassen sich weniger leicht ablenken. Passieren Ihnen im Alltag auch mal Fehler, können diese wiederum zum Prozess des Lernens beitragen und die Weiterentwicklung Ihres Projekts mit sich bringen. Damit verbessern Sie nicht nur Ihre fachlichen und persönlichen Kompetenzen, sondern optimieren auch Ihre Vorgehensweise beim Angehen von Projekten. Übertragen Sie das in das klassische Projektmanagement, stellen Sie vielleicht Ähnlichkeiten mit der Lern- und Entwicklungsperspektive fest.
Soziale Ziele
Das Erreichen sozialer Ziele darf für ein gutes Selbstmanagement nicht unterschätzt werden. Wie möchten Sie Ihren Mitarbeitern gegenübertreten? Mit einem klaren Ziel vor Augen werden Sie das leichter erreichen. Mit einer zudem strukturierten Arbeitsweise erleichtern Sie Ihren Mitarbeitern die Planung des Projekts und auch Ihr Vorgesetzter ist zufrieden. Dadurch gewinnen Sie Sympathiepunkte und sind selbst viel zufriedener.
Mehr Struktur im Arbeitsalltag
Durch Ihre persönliche Balanced Scorecard erlangen Sie Struktur für Ihren Arbeitsalltag. Sie sind in der Lage, Projekte gut überlegt anzugehen und koordiniert zu planen. Dadurch vermeiden Sie ein chaotisches Vorgehen mit vielen unnötigen Änderungen und ein Abweichen von Ihrem Arbeitsplan. Folglich gewinnen Sie mehr Zeit für andere Arbeiten und gehen stressfreier durch den Tag. Davon profitieren auch Ihre Mitarbeiter.
Vermeiden von Aufschiebungen
Die Balanced Scorecard ermöglicht Ihnen einen gut geplanten Tag. Aufschiebungen sind zukünftig ein Fremdwort für Ihr Selbstmanagement geworden. Durch die vorgegebene Struktur erledigen Sie Ihre Aufgaben sofort und gezielt. Das bringt Sie nicht mehr in Zeitnot und fördert Ihre Gelassenheit. Und Sie gewinnen Zeit für weitere Projekte.
Blick in die Zukunft
Durch Ihr gutes Selbstmanagement steht Innovationen nicht mehr im Weg. Sie treten nicht auf der Stelle, sondern werden in Ihrer Arbeitsweise flexibler und damit sensibler für Neues. Die Vorteile machen sich in Form von kreativen Ideen für neue Projekte und mehr Offenheit gegenüber Ihren Mitarbeitern bemerkbar. Das stärkt das Team und schlägt sich damit positiv auf das Projektergebnis nieder.
In diesem exklusiven Interview nennt Projektmanagement-Experte Herbert A. Jopp die wichtigsten Tools für Ihren Projekterfolg und verrät wichtige Tipps, die Sie im Projektalltag unterstützen sollen.
Als Teamleiterin des Online-Marketings und Blog-Autorin der ersten Stunde bietet Martina Eckermann kreativen Content in Form von Whitepapern und Analysen an. Mit über 12 Jahren Berufserfahrung bringt sie viel Know-how in Content Marketing und Webanalyse mit.
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