Remote assistieren als Megatrend – welche Skills Sie als Assistenz benötigen

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05. October 2022
Sekretariat & Assistenz
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Werden wir zukünftig nur noch in räumlicher Distanz miteinander arbeiten und per Remote assistieren? Ist die Arbeit von zu Hause die Zukunft der Arbeit? Und werden hybride Arbeitskonzepte das „New Normal“ sein?  Spätestens in der Corona-Hochzeit, in der Lockdowns an der Tagesordnung standen, hat diese neue, distanzierte Form der Zusammenarbeit Einzug in unseren Arbeitsalltag gehalten. Schnell wurde technisches Equipment zur Verfügung gestellt und Tools wie MS Teams, Zoom oder WebEx waren die neuen, interaktiven Plattformen, auf denen der Austausch miteinander stattfand. Homeoffice erlaubte den Mitarbeitern von zu Hause aus zu arbeiten. Nicht nur Studien, sondern auch die Realität zeigten, dass Mitarbeiter dabei oft produktiver und motivierter waren. Die Balance zwischen Arbeit und privaten Interessen war dabei für viele einfacher zu realisieren und ein großes Plus. Wobei der soziale Austausch, der reale Kontakt mit Kollegen, mindestens von der Hälfte der Mitarbeiter als Defizit angesehen wurde. Auch gaben fast 50 % der Befragten an, teilweise demotiviert zu sein oder aber fehlende Grenzen zwischen beruflicher und privater Zeit ziehen zu können und diese Doppelbelastung als Stressfaktor zu empfinden.

Fast 2,5 Jahre nach dem ersten Lockdown sind wir in der „neuen Realität“ angekommen und es lohnt sich, einen Blick auf die Vor- und Nachteile von Remote Work zu werfen und ganz besonders die Auswirkungen auf die Assistenzarbeit genauer zu beleuchten. Consultant und Coach Martina Aron-Weidlich geht in diesem Beitrag der Frage nach, wie das „Remote assistieren“ in der Praxis funktioniert.

Martina Aron-Weidlich

Consultant, Coach, Managerin | Weidlich Consulting

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Remote Work & Remote assistieren – wie ist das definiert?

Das wesentliche Merkmal von Remote Work ist, dass der Arbeitnehmer unabhängig vom realen Arbeitsplatz, ortsunabhängig arbeiten kann und nicht an das Büro gebunden ist. Vollzeit oder Teilzeit können Mitarbeiter im Homeoffice von zu Hause aus oder von unterwegs arbeiten. Ob am Strand von Barbados oder im Garten einer Freundin ist jedoch abhängig davon, ob das Unternehmen „Mobiles Arbeiten“ oder nur eine Homeoffice-Regelung anbietet. Dabei müssen sich die Tätigkeiten komplett online erledigen lassen und die Erreichbarkeit ebenfalls gewährleistet sein. Der Kontakt findet online und telefonisch statt. Arbeits- und Versicherungsschutz ist bei diesem Arbeitsmodell genauso zu berücksichtigen wie die Sicherheit der Daten. Je nach Sicherheitsstandard wird sich dabei auf den Firmenserver eingeloggt, mit firmeneigenen Handys und Tabletts kommuniziert. So weit so gut.

Vor- und Nachteile beim Remote assistieren

Die Work-Life-Balance ist der größte auf der Hand liegende Vorteil dieses Arbeitsmodells und begünstigt eine bessere Zeiteinteilung, schafft eine größere Familienfreundlichkeit und führt oft zu einer höheren Zufriedenheit der Beschäftigten. Wie schon erwähnt, steigt die Produktivität, jedoch nur bei Tätigkeiten, die ein analoges Abarbeiten benötigen und bei denen Teamarbeit nicht von Nöten ist. Es fallen nervige Anfahrten zum Arbeitsplatz weg und dies führt deutlich zu einer zeitlichen Entlastung, die auch den Nachhaltigkeitsgedanken der Umwelt gegenüber aufnimmt. Gerade in Zeiten von Energiekosten werden dabei Benzin eingespart. Es ergeben sich natürlich auch Kostenersparnisse für die Firmen, da einerseits Energiekosten eingespart werden und gegebenenfalls Arbeits- und Parkplätze für die Mitarbeiter entfallen. Ebenso werden möglicherweise zusätzliche Kosten für Arbeitskleidung eingespart – jedoch nur marginal, da ein gepflegter Auftritt auch bei Online-Meetings extrem wichtig ist und gerade von einer Assistenz in ihrer Vorbildfunktion erwartet wird. Die Möglichkeit zur Arbeit aus dem Ausland im Rahmen einer Workation hat ebenso für viele eine hohe Attraktivität.

Ein Nachteil ist für viele Assistenzen der Hang zur Selbstausbeutung. Stunden werden beim Remote assistieren nicht aufgerechnet, das Gefühl, „nichts“ geschafft zu haben, schleicht sich als permanente Unzufriedenheit ein und Feedback oder gar Wertschätzung für die geleistete Leistung bleibt aus, da sie einfach nicht gesehen wird. Ein weiterer Nachteil ergibt sich durch die teilweise schlechtere Effizienz, da Ansprechpartner zeitlich nicht gut erreichbar sind und kurze, persönliche Entscheidungs- und Abstimmungswege wegfallen. Dabei jagt ein Online-Meeting das nächste und erst am Ende des Tages bleibt Zeit zum „eigentlichen Arbeiten“.

Der Erfolg beim Remote assistieren hängt fast ausschließlich davon ab, ob die richtigen Werkzeuge, attraktive Collaboration-Tools sowie die beste technische Ausstattung zur Verfügung stehen. Neben dem, dass nicht immer eine optimale technische Ausstattung vorhanden ist, werden Zugriffsrechte verwehrt sowie häufig zu den „falschen“ Online-Meetings eingeladen, was zu Frustration führen kann. Noch ein Nachteil ist, dass beim Remote assistieren von Zuhause aus nicht jeder kommunikative und soziale Bedürfnisse erfüllen kann. Sich geschäftlich auszutauschen, Privates zu erfahren, Stimmung aufzunehmen oder auch Themen gemeinsam zu erarbeiten, wird beim Remote assistieren erschwert und als stärkster Nachteil empfunden.

Herausforderungen beim Remote assistieren

Seit Jahren verändern sich Arbeitsweisen im Büro kontinuierlich und Assistenzen haben ihr Know-how ebenso nachhaltig wie vorausschauend immer schon erweitert. Was jedoch in einer Präsenzkultur oft ein gemeinsamer, klar definierter Lernweg beinhaltete, wo Strukturen organisch angepasst wurden, sind wir im remoten Arbeitskontext mit einem Quantensprung konfrontiert.

Es braucht eine hohe Eigeninitiative, eine schnellere und teilweise rasante Auffassungsgabe, um den volatilen Anforderungen gerecht zu werden. Vernetzung innerhalb des Unternehmens einerseits und den Überblick über die Projekte und Arbeitsweisen zu wahren andererseits, ist dabei extrem hilfreich.

Daneben stellt das Vorantreiben der Digitalisierung von Prozessen eine weitere Kernkompetenz dar. Neben der Beherrschung der Tools ist dies eine Grundvoraussetzung, um den oder die Vorgesetzten sinnvoll unterstützen zu können. Dabei ist es für die „digital natives“ oft kein Problem, neue Programme und Collaboration Tools zu nutzen, braucht jedoch wertschätzende Geduld in der Zusammenarbeit und ein positives Heranführen an die neuen Arbeitsweisen, speziell mit anderen Generationen.

So wie sich die Arbeitswelt weiterentwickelt, entwickelt sich das Anforderungsprofil einer Assistenz in persönlichen und fachlichen Kompetenzen weiter. Dabei ist eine Kombination von beidem, Hard- und Soft Facts, extrem wichtig, deren Aneignung die größte Herausforderung der zukünftigen Assistenz ist und beim Remote assistieren noch verstärkt wird.

Wichtige Skills, um per Remote zu assistieren

Freundliches, sicheres und kompetentes Auftreten in der Remote Arbeitswelt in Verbindung mit hoher Flexibilität und deutlicher Aufgeschlossenheit Neuem gegenüber

Kommunikationstalent, welches das Arbeiten mit den unterschiedlichen Generationen beinhaltet und interkulturelle Kompetenz miteinschließt

Neben dem selbstverständlich erwarteten Organisationstalent sowie einer hohen Belastbarkeit braucht es eine ausgeprägte Konfliktfähigkeit, um „Change“ im Unternehmen nachhaltig zu begleiten

Als Partner des Chefs oder des Teams auf Augenhöhe, braucht es Zeit für die Bedürfnisse der Mitarbeiter, die Ermöglichung von Wissenstransfer und damit dem Schaffen von Vertrauen

Verinnerlichung des Prinzips des „lebenslangen Lernens“ als Assistenz, die Umsetzung von Lernthemen als Vorbild, das Betreiben von Recherche sowie das Setzen von Impulsen für Chef und Team

Die Kombination von Genauigkeit in der Arbeitsweise und Innovationskraft, um Chefentlastung zu ermöglichen und Remote assistieren nachhaltig mit zu gestalten

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