Projektmanagement in Zeiten von Corona: Wie Sie erfolgreich durch die Krise kommen

16. March 2020
Projektmanagement, Soft Skills
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Unser aller Leben wird seit Wochen maßgeblich von einem Thema beherrscht: Corona. Auch Deutschland befindet sich in der Gewalt des Virus – die Angst vor einer Ansteckung nehmen zu, mit steigenden Infektionszahlen aber auch die drastischen Einschränkungen des privaten und öffentlichen Lebens. Wie weitreichend die Folgen für Gesellschaft und Wirtschaft sowie für das Privat- und Berufsleben eines jeden einzelnen sein werden, steht größtenteils noch in den Sternen.

Nachdem nun viele öffentliche Einrichtungen wie Schulen, Kitas oder Stadtverwaltungen vorerst geschlossen bleiben, fragen sich viele Unternehmen: Wie soll es weitergehen? Viele Produkte und Dienstleistungen werden während der Krise nur noch wenig bis gar nicht nachgefragt. Mitarbeiter befinden sich aus Sicherheitsgründen im Homeoffice, Eltern müssen zwangsläufig kürzertreten, um ihre Kinder betreuen zu können, um nur einige der Corona-Auswirkungen zu nennen.

Was bedeutet das aber für Ihr Daily Business – das Projektmanagement? Was können Sie tun, um die Mitarbeiter Ihres Teams in Corona-Zeiten bestmöglich zu schützen? Wie können Sie bei der Bewältigung ungeplanter Herausforderungen wie der täglichen Kinderbetreuung unterstützen? Und vor allem: Wie schaffen Sie es, Ihr Projekt dennoch am Laufen zu halten und erfolgreich durch die Krise zu manövrieren?

Laufende Projekte vorübergehend über Wasser halten

Es sei vorweggenommen, dass es in diesem Artikel nicht darum geht, Krisen zu bewältigen, die auf das Projekt selbst, also zum Beispiel auf eine schlechte Planung oder dessen direktes Umfeld wie entsprechende Marktveränderungen oder geänderte Unternehmensanforderungen, zurückzuführen sind. Wir wollen Ihnen vielmehr die nötige Sicherheit geben, um in Situationen, in denen die Corona-Krise Ihr Unternehmen und Ihr Projektmanagement unvorhergesehen trifft und Sie selbst nicht die Macht haben, alle Folgen abzusehen oder zu beeinflussen.

Denn eines können Sie in dieser Krise auf jeden Fall tun: Als Projektleiter sind Sie der Steuermann Ihres Team-Bootes. Sie können deshalb:

Ihren Mitarbeitern die Angst vor einer Ansteckung am Arbeitsplatz nehmen und so neu motivieren

Dazu beitragen, dass Ihr Projekt nicht an der Krise scheitert, sondern möglichst unbeschadet hindurchsteuert, um später wieder volle Fahrt aufzunehmen.

Dazu empfehlen wir Ihnen die folgenden fünf Dinge.

5 Tipps, für erfolgreiches Projektmanagement in Zeiten von Corona

Homeoffice als Schutzmaßnahme

Sicherlich ist es Ihre erste Aufgabe als guter Projektleiter, für das Wohlbefinden, die Sicherheit und die Motivation Ihrer Teammitglieder zu sorgen. Das erreichen Sie in diesen Zeiten am besten, indem Sie Ihr Team möglichst von zu Hause aus arbeiten lassen. Sie nehmen auf diese Weise der Krise den Wind aus den Segeln, Mitarbeiter kommen nicht mit Sorge auf die Arbeit, weil sie sich anstecken könnten, sondern können sich vollkonzentriert und entspannt per Homeoffice auf ihre Tätigkeiten fokussieren. Und das hilft Ihrem Projekt in der Krise mit Sicherheit mehr, als verängstigte Mitarbeiter im Büro, die vor lauter Sorge nicht mehr in der Lage sind, zu arbeiten.

Abgesehen davon, reduzieren Sie dadurch die Verbreitung des Virus und damit das Ansteckungsrisiko – wozu von der Bundesregierung jeder Bürger angehalten ist. Gehen Sie also mit gutem Beispiel voran. Wenn Sie die Möglichkeit noch nicht haben oder es in Ihrem Unternehmen nicht Usus ist, dass jeder im Homeoffice arbeitet, gehen Sie am besten zu Ihrem Vorgesetzten oder der Geschäftsleitung und benennen Sie die Vorteile des Homeoffice für Ihr Team und die Wirtschaftlichkeit Ihres Projekts. Starten Sie dann so schnell wie möglich mit der Heimarbeit.

Kommunikation in den Fokus rücken

Mitarbeiter auf dem Laufenden zu halten und alle Projektbeteiligten jederzeit über den Status des Projekts zu informieren, sollte generell für Sie beim Projektmanagement im Fokus stehen – zu Zeiten von Corona aber nochmal mehr. Gerade wenn sich Mitarbeiter nicht mehr über die üblichen kurzen Dienstwege im Büro, auf dem Flur oder in der Kaffeeküche austauschen können, gerät die Kommunikation schneller ins Stocken oder verebbt gänzlich. Einfach, weil man sich eben nicht „sowieso“ sieht und zwangsläufig miteinander redet.

Wenn Sie Ihr Projekt erfolgreich durch die Krise führen wollen, ist deshalb Kommunikation für Sie das wichtigste Mittel, um das Team zusammen und das Projekt am Laufen zu halten. Jetzt fragen Sie sich vielleicht zurecht, wie schaffen Sie das, wenn alle verstreut irgendwo im Homeoffice sitzen? Dazu kommen wir im nächsten Punkt.

Mit virtuellen Teams durch die Corona-Krise

Das Schöne ist, dass wir in der heutigen Zeit durchaus sehr erfolgreich zusammenarbeiten können, auch wenn wir uns nicht persönlich sehen. Virtuelle Teams zu führen, steht für viele Projektleiter bereits an der Tagesordnung, vielleicht weil es sich um interkulturelle Teams oder einfach mehrere Standorte handelt, die zusammenarbeiten. In der Krise ist diese Art von Zusammenarbeit noch wichtiger geworden und benötigt eine gute Kommunikation. Diese halten Sie beispielsweise aufrecht, indem Sie genau wie vor Ort im Büro auf gewisse Regelmäßigkeiten nicht verzichten. Haben Sie zum Beispiel a la Scrum momentan täglich ein kurzes morgendliches Standup Meeting, um alle Projektbeteiligten auf den aktuellen Stand zu bringen und zum nächsten Step zu motivieren? Dann behalten Sie das auch auf Distanz bei. Dazu können Sie immer morgens um die gleiche Zeit eine kurze Telefonkonferenz organisieren, miteinander skypen oder einfach einen Team-Chat eröffnen, wenn Sie ihn nicht sowieso schon haben.

Das Wichtigste ist: Fokussieren Sie sich als Projektleiter auf diese Kommunikationsaufgabe, so ist jeder informiert und Ihr Projekt bleibt am Laufen – auch wenn das bedeutet, dass Sie andere Aufgaben des Projektmanagements etwas vernachlässigen müssen, so wird Ihnen dies gut durch die Krise helfen. Unser Experte Martin Kärner hat vor einiger Zeit für uns zusammengefasst, worauf es bei virtueller Zusammenarbeit ankommt. Vielleicht ist der ein oder andere Tipp für Sie dabei?

Analysieren, bewerten, handeln

Nutzen Sie die Zeit im Homeoffice, um sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Sicherlich kann es auch bei Ihrem Projekt sein, dass es zu unvorhergesehenen Einschränkungen aufgrund des Corona-Virus kommt – wie zum Beispiel:

Ihrem Projektteam fehlen Ressourcen – weil Ansprechpartner nicht erreichbar oder Materialien nicht mehr lieferbar sind.

Ihr Projektteam sieht sich mit hohen Kosten konfrontiert – weil Zulieferer weniger Material auf Lager haben oder es aufgrund verstärkter Nachfrage zu längeren Lieferzeiten kommt.

Ihr Auftraggeber kürzt das Budget – weil er sich selbst durch die Krise kämpfen muss und das Projekt nicht mehr seine erste Priorität hat.

Ihr Auftraggeber ändert die Anforderungen – weil er die Projektlaufzeit verkürzen will, weniger Budget hineinstecken möchte oder aufgrund der Krise andere Funktionen des Produkts oder der Dienstleistung benötigt.


Wichtig: 
Ihre Aufgabe als Projektleiter muss es deshalb während der Krise sein, den Projektfortschritt genau im Auge zu behalten. Schauen Sie sich jedes Aufgabenpaket an und seien Sie immer darüber informiert, wie der Stand ist, um jederzeit handeln zu können. Fokussieren Sie sich auf die Tätigkeiten, die gut vom Homeoffice aus erledigt werden können, bei denen Ihr Projektteam relativ autark arbeiten kann und sprechen Sie frühzeitig mit den relevanten Stakeholdern, um unvorhergesehene Verzögerungen oder Schwierigkeiten zu erkennen und bestmöglich zu lösen. Nehmen Sie dazu auch in Kauf, dass Sie Arbeitspakete, die vielleicht erst später geplant waren, in Ihrem Projektmanagement vorziehen, wenn es möglich ist. So lassen Sie das Projekt nicht stocken und fahren keinen zu großen Zeitverlust ein.

Vertrauensarbeit leisten

Sie können sich sicher vorstellen, dass solche Krisen verunsichern. Nicht nur Sie selbst, sondern auch Ihre Mitarbeiter. Nutzen Sie deshalb auch die Gelegenheit, um Ihrem Team Mut zuzusprechen – erklären Sie, dass Sie sich der Krise durchaus bewusst sind, was die nächsten Schritte sind, warum Sie diese ergreifen, wie Sie die Mitarbeiter dadurch schützen wollen und auch, was Sie sich von den Maßnahmen für die Zukunft und für den Erfolg des Projekts erhoffen. Das baut Vertrauen auf und Sie lassen die Mitarbeiter nicht im Dunkeln tappen – denn sonst entstehen nur Gerüchte und die führen zwangsläufig zu Frustration und Demotivation. Beugen Sie dem durch gutes Projektmanagement und gute Kommunikation gekonnt vor!

Nach der Corona-Krise wieder Fahrt im Projektmanagement aufnehmen

Wir müssen es nicht schönreden, sicherlich wird Ihr Projekt den ein oder anderen Schaden im Unwetter der Krise nehmen. Dennoch können Sie mit den genannten Tipps dafür sorgen, dass diese Schäden so gering wie möglich ausfallen. Denn das hilft Ihnen nach überstandener Krise dabei, wieder volle Fahrt aufzunehmen. Wenn Terminverzögerungen, Kostenüberschreitungen und Qualitätsverlust nicht zu hoch ausfallen, weil Sie mit Ihrem Team bestmöglich am Ball geblieben sind, dann werden Sie schnell merken, dass sich der Aufwand gelohnt hat und Sie Ihr Projekt dennoch zum Erfolg führen können. Wir wünschen Ihnen, Ihrem Team und Unternehmen dabei viel Erfolg!

Checkliste: Erfolgstools im Projektmanagement

In diesem exklusiven Interview nennt Projektmanagement-Experte Herbert A. Jopp die wichtigsten Tools für Ihren Projekterfolg und verrät wichtige Tipps, die Sie im Projektalltag unterstützen sollen. 

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