New Work und Arbeitsschutz: Wie neue Modelle die Arbeitsstrukturen verändern

30. April 2019
Personal, Recht
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Wenn Arbeitsmodelle und -strukturen sich verändern, dann ist es wichtig, dass Sie als Arbeitgeber auch die Regeln und Rahmenbedingungen entsprechend anpassen. Unser Rechtsexperte Dennis Lüers LL.M. teilt in diesem Beitrag einige Ideen mit Ihnen, wie sich Bestandteile von Arbeitsverträgen in Zeiten von New Work verändern sollten, um Konflikte zu vermeiden. Erfahren Sie außerdem von Stefan Mottl aus der Praxis von Steelcase, wie die Konzepte von New Work in der Praxis umgesetzt werden.

New Work: Einhaltung der Gesetze immer schwieriger

Herr Lüers, welche arbeitsrechtlichen Besonderheiten ergeben sich Ihrer Meinung nach im Rahmen von New Work?

Der klassische Nine-to-five-Job, welcher an einem festgelegten Ort und zu einer bestimmten Zeit verrichtet wurde, existiert in vielen Branchen nicht mehr. Die Digitalisierung des Produktions- und Dienstleistungssektors hat zur Entgrenzung der Arbeit in zeitlicher und räumlicher Hinsicht geführt und ermöglicht dem Arbeitnehmer eine zeit- und ortsunabhängige Erbringung der Arbeitsleistung sowie den unbeschränkten Zugriff auf alle arbeitsrelevanten Informationen.

Für Sie als Arbeitgeber hat diese Veränderung zur Folge, dass es für Sie schwieriger wird, gesetzlichen Anforderungen wie den starren Grenzen des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) bei der Beachtung der Höchstarbeitszeit und der Ruhepausen, sowie arbeitsplatzspezifischen Gefährdungen Rechnung zu tragen. Dementsprechend ist sind Sie gefordert, geeignete Arbeitsschutzmaßnahmen zu treffen, wenn der Arbeitnehmer aus dem Home-Office, dem Flugzeug oder dem Zug arbeitet.

Neue Strukturen sind nötig, um Anforderungen zu erfüllen

Wie können Unternehmen diesen neuen Anforderungen gerecht werden?

Neben der Verankerung von flexiblen Arbeitszeiten und Anforderungen an das mobile Office beziehungsweise das Homeoffice im individuellen Arbeitsvertrag ist es sehr hilfreich, diesbezüglich Betriebsvereinbarungen zu treffen. Diese sollten auf die betrieblichen Bedürfnisse sowie auf die Anforderungen an die mobile Arbeitswelt zugeschnitten sein und beispielsweise die Möglichkeit für die Arbeitnehmer regeln, gelegentlich oder an festgelegten Wochentagen außerhalb des Betriebes tätig zu sein (ganztätig oder tagesanteilig).

Darüber hinaus bietet sich die Vereinbarung von verbindlichen Regelungen des mobilen Arbeitens an. So sollten Sie vereinbaren, welche Aufgaben für die mobile Bearbeitung geeignet sind und wie eine Teilnahme an Teambesprechungen zu erfolgen hat. Zudem könnte auch die Anzahl der Arbeitstage oder die maximale Stundenanzahl in mobiler Arbeit festgelegt werden. Entscheidend ist, dass Sie als Arbeitgeber die Möglichkeit der Schaffung neuer Strukturen ergreifen, um so den gewandelten Anforderungen im Arbeitsrecht gerecht zu werden.

Der Betriebsrat als wichtiger Partner in Sachen New Work

Welche Rolle haben Betriebsräte in der Transformation?

Der Betriebsrat hat regelmäßig ein Mitbestimmungsrecht, wenn es um die betriebliche Ordnung und die Regelung des Mitarbeiterverhaltens geht. Ihm kommt zwar kein erzwingbares Mitbestimmungsrecht hinsichtlich der Einführung von Home- oder Mobile-Office-Vereinbarungen zu. Jedoch ist er ein wichtiger und unablässiger Partner bei der näheren Ausgestaltung von flexiblen Arbeitszeitmodellen. Arbeitgeber und Betriebsrat müssen jegliche Einzelheiten der Umsetzung wie beispielweise die Bandbreiten zu frühestmöglichem Anfangs- und den spätestem Beendigungszeitpunkt der täglichen Arbeitszeit, Kernzeiten und Lage der Pausen verhandeln. Darüber hinaus hat der Betriebsrat gemeinsam mit dem Arbeitgeber über Schutzmaßnahmen zu entscheiden, die im Anschluss einer Gefährdungsbeurteilung des (Heim-)Arbeitsplatzes zu treffen sind.

Klare Regeln verhindern Konflikte

Haben Sie ein paar Tipps wie New Work möglichst konfliktfrei ablaufen kann?

Rahmenbedingungen schaffen Klarheit und Rechtssicherheit, sodass jedem einzelnen Mitarbeiter bewusst ist, welches Verhalten erlaubt ist und welches nicht geduldet wird. Die Vereinbarung von Erreichbarkeitsregelungen, die explizit den zeitlichen Umfang der Erreichbarkeit und das „Recht auf Nichterreichbarkeit“ regeln, schafft ein gemeinsames Verständnis für die Grenzen der Aufgabenerledigung. Ich rate Ihnen, durch transparente Maßgaben beziehungsweise durch Offenbarung der gesetzlichen Anforderungen, das Verständnis für die Einhaltung bei den Mitarbeitern zu sensibilisieren. Nicht zuletzt ist der Arbeitgeber oftmals auf das Mitwirken seiner Mitarbeiter angewiesen, wie bei Erfüllung der Aufzeichnungspflicht der geleisteten Arbeitsstunden nach § 16 ArbZG, sodass es unbedingt einer transparenten und vertrauensvollen Zusammenarbeit bedarf.

Veränderungen ja – aber auch gerne befristet

Worauf sollte man aus Ihrer rechtlichen Sicht achten, welche Fallstricke vermeiden?

Etwaige Arbeitszeitverstöße müssen unbedingt verhindert werden, indem der Arbeitgeber die Arbeitsleistung außerhalb der Grenzen des ArbZG ausdrücklich verbietet und nicht duldet. Eine weitergehende Kontrolle über die Arbeitszeit kann notfalls auch durch die Abschaltung des Server-Zugangs außerhalb eines bestimmten Arbeitszeitrahmens oder durch die Erfassung von Log-In-Zeiten erreicht werden. Außerdem sollten arbeitsvertragliche Zusatzvereinbarungen unbedingt befristet werden (beispielsweise auf ein Jahr), um die erfolgreiche Umsetzbarkeit testen zu können. Am wichtigsten ist aber, dass die rechtlichen Maßgaben allgemein und transparent kommuniziert werden und somit Klarheit über das rechtliche Können und Dürfen besteht. Nur wenn die Mitarbeiter wissen, in welchen gesetzlichen Grenzen sie ihre Arbeit erbringen können, kann New Work rechtssicher eingeführt und umgesetzt werden.

Einblicke in New Work bei der Firma Steelcase

Arbeiten 4.0 und New Work müssen die Bedürfnisse des Menschen in den Vordergrund stellen. Zu den absoluten Vorreitern im Bereich neue Arbeitswelten gehört Steelcase. Wie werden die Trends dort gelebt und was können Sie selbst in Ihrem Unternehmen davon umsetzen? Fabian Mottl gibt einen Einblick und erklärt, welche Rolle Ergonomie und Technologie dabei spielen.

 

Herr Mottl, was können sich Unternehmen bei Steelcase abschauen, was ist das Besondere?

Bei New Work geht es ja unter anderem darum, dem und der Einzelnen mehr Selbständigkeit und Freiheit zu gewähren. Steelcase spricht aber nicht nur darüber, sondern setzt diese Philosophie tatsächlich um. Wir wollen, dass unsere Mitarbeiter die Möglichkeit haben, ihr Potential freizusetzen, also auf ihre ganz eigene Art und Weise zu arbeiten. Dadurch sind sie deutlich kreativer, können ihre Persönlichkeit entfalten und haben letztlich mehr Spaß an der Arbeit.

In unserem Learning + Innovation Center in München zum Beispiel, stellen wir unseren Mitarbeitern eine große Auswahl an Arbeitsmöglichkeiten und -räumen zur Verfügung. Es gibt Bereiche für konzentriertes Arbeiten und Bereiche für die Teamarbeit. Dann gibt es Zonen wie das WorkCafé, das für soziale Kontakte ausgelegt ist. Und wir bieten auch echte Rückzugsmöglichkeiten zur Entspannung an. Nur so können wir gewährleisten, dass sich unsere Beschäftigten wohlfühlen. Und das Konzept geht auf! Jeder Mitarbeiter kann selbst entscheiden, welchen Arbeitsort er sich für die jeweilige Arbeit auswählt.

Bereitschaft zum Wandel ist der Schlüssel

Geht Veränderung im Sinne von New Work auch ohne einen Komplettumbau der räumlichen Strukturen?

Ein kompletter Umbau wird nicht immer möglich und nötig sein. Oft geht es anfangs eher darum, den Unternehmen näher zu bringen, dass die neue Art der Arbeit tatsächlich funktioniert und eingefahrene Perspektiven und Routinen zu hinterfragen. Die Bereitschaft zur Weiterentwicklung ist also der entscheidende Schritt. Wenn diese vorhanden ist, kann man für unterschiedlichste Gegebenheiten entsprechende Konzepte entwickeln und beispielsweise durch den Einsatz von Raumteilern, akustischen Screens oder die Schaffung von Zonen viel bewirken. Unser Partner Officebricks bietet ein Raum-in-Raum-Konzept an, das ein hohes Maß an Privatsphäre in bestehenden Räumlichkeiten schafft. Abgesehen davon haben wir aus unseren jahrelangen Forschungen gelernt, wie Räume optimal genutzt werden können.

Veränderung kann auch im Kleinen stattfinden

Welche Tipps haben Sie für kleinere Unternehmen?

Kleinere Unternehmen können trotz begrenztem Raumangebot viele sinnvolle Veränderungen durchführen. Unsere neue „Workplace Advisor Studie“ unterstützt Unternehmen dabei, herauszufinden, wie und mit welcher Auslastung ihre Räumlichkeiten genutzt werden. Über einen definierten Zeitraum werden diese Informationen anonym gesammelt. Nach Auswertung der Studie können die verschiedenen Bereiche neu angepasst werden, je nachdem welche Vorlieben und Bedürfnisse sich gezeigt haben.

 

Wie sind Ihre Arbeitsräume gestaltet, worauf kommt es an?

Eine der wichtigsten Eigenschaften unserer Arbeitsräume ist, dass sie flexibel und unkompliziert angepasst werden können. Abgesehen davon bieten wir für jede Arbeitsweise die nötigen Rahmenbedingungen und Technologien, zum Beispiel Whiteboards und beschreibbare Wände, um beim Brainstorming im Team Ideen festhalten zu können. Ein wichtiger Aspekt ist außerdem, dass auch zwischen lokalen und verteilten Teams das Gemeinschaftsgefühl aufrechterhalten werden kann.

Aus diesem Grund steht im Learning + Innovation Center flächendeckend unser media:scape Equipment zur Verfügung. Man steckt seinen Computer an, schon kann man mit Teams auf der ganzen Welt eine Telekonferenz abhalten und erfolgreich mit anderen zusammenarbeiten.

Das Thema Ergonomie ist für uns tatsächlich bereits eine Selbstverständlichkeit.


F. Mottl, Steelcase

Höhenverstellbare Arbeitstische sowie Arbeitsräume, die zu mehr Bewegung und Haltungswechseln anregen, sind nicht mehr wegzudenken. In der Summe bieten wir den Mitarbeitern die besten Voraussetzungen, um ihrer Arbeit erfolgreich nachgehen zu können, Spaß dabei zu haben und im Idealfall sogar gesünder aus der Arbeit zu kommen, als sie es vorher waren. Mobile Technologien sind zudem von enormer Bedeutung, um das Konzept überhaupt leben zu können. Wir verwenden hierfür bevorzugt Produkte unseres Partners Microsoft.

Trend: Vielfalt, Kontinuität und Austausch

Wie wird die Zukunft der Arbeit Ihrer Meinung nach aussehen?

Im Rahmen unserer Partnerschaft mit der diesjährigen DLD-Innovationskonferenz konnten wir dieser spannenden Frage gemeinsam mit den kreativsten und innovativsten Vordenkern nachgehen. Kreativität und eine innovative Herangehensweise an Probleme sind nach wie vor wichtige Eigenschaften, um in der heutigen Zeit den Erfolg zu sichern.

Abgesehen davon ist es nicht nur wichtig, beständig zu lernen und sich weiterzubilden. Es wird immer deutlicher, dass wir versuchen müssen, kognitive Vielfalt und kontinuierliches Lernen zusammenzubringen, also zu versuchen, mehr voneinander und über einander zu lernen. Und wir gehen davon aus, dass die Zusammenarbeit weiterhin eine große Rolle spielen wird, insbesondere bei den sich ständig ändernden Rahmenbedingungen.

Teams müssen unmittelbar miteinander zusammenarbeiten und sich schnell austauschen können und die Unternehmen sind gefragt, das richtige Umfeld dafür zu schaffen.


F. Mottl, Steelcase

Kreativität wird immer wichtiger werden. Es geht also darum, eine Umgebung zu schaffen, die kreatives Potenzial freisetzt. Steelcase hat zu diesem Thema eine Studie mit sehr interessanten Erkenntnissen durchgeführt.

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