Weiterbildungsangebote, Praxistipps und Expertenmeinungen bequem per E-Mail – für einen leichteren Alltag!
Es ist soweit: Die Sommerferien neigen sich dem Ende entgegen und der erste Ausbildungstag rückt für viele Schulabgänger im August oder September immer näher.
In der Regel werden die neuen Azubis an ihrem ersten Tag durch die Ausbilder begrüßt. Diese übernehmen die Präsentation allgemeiner Informationen, wie zum Beispiel den Rundgang durch das Firmengebäude oder die Vorstellung der Chefetage. Anschließend bekommen die Auszubildenden ihren Ausbildungsplan, in dem sie sehen können, welche Abteilung sie als erstes durchlaufen – ist das Ihre Abteilung? Keine Panik!
Als Assistenz sind Sie häufig der erste Ansprechpartner in der Abteilung. Wir zeigen Ihnen, wie Sie sich und Ihr Team perfekt auf neue Azubis vorbereiten und ihnen einen guten Start ins Berufsleben ermöglichen – denn gerade die Anfangszeit ist für eine erfolgreiche Ausbildung entscheidend.
Nicht selten kommen neue Azubis für Ihre Kollegen überraschend. Um dies zu vermeiden, sollten Sie Ihr Team vorab im Jour Fixe und/oder per E-Mail darüber informieren und ggf. am Tag vor dem Eintreffen auch nochmals daran erinnern.
Auch Azubis benötigen einen funktionierenden Arbeitsplatz. Stellen Sie deshalb sicher, dass die Arbeitsplätze komplett eingerichtet sind. Stehen die Computer, sind die Telefone angeschlossen, gibt es einen Drucker? Hier können Sie auch den IT-Support um Hilfe bitten. Denken Sie auch daran, mögliche Zugänge für Systeme und Programme frühzeitig zu beantragen, damit die Azubis so schnell wie möglich in das Tagesgeschäft integriert werden kann.
Je nachdem wie groß und vielschichtig Ihre Abteilung ist, macht es Sinn, einen Einsatzplan für die Azubis zu erstellen, um die Neuankömmlinge schon gleich von vornherein besser in das Team zu integrieren. Hierbei eignen sich in der Regel abteilungsinterne Lehrgespräche, um den Azubis einen Einblick in die Tätigkeiten Ihrer Abteilung zu geben. Jeder Kollege sollte sich etwas Zeit nehmen, um den Auszubildenden seine Arbeit zu erklären. Möglichweise ergeben sich aus dem Gespräch auch schon erste Aufgaben, welche die Azubis eigenständig übernehmen können.
Um den Plan mit allen beteiligten Kollegen abstimmen zu können, sollten Sie etwa vier Wochen vor dem ersten Tag der neuen Azubis mit dem Erstellen des Einsatzplans beginnen. So können Sie auf Urlaub und Termine der Kollegen Rücksicht nehmen.
Nach dem Einführungstag beginnen die neuen Azubis ihren ersten Tag in ihrer Abteilung. Hier können Sie den Azubis die Angst vor dem Berufsleben nehmen, indem Sie sie herzlich begrüßen. Vergessen Sie dabei nicht, dass viele Azubis direkt von der Schule kommen und womöglich noch nie das Arbeitsleben kennengelernt haben. Hier ist der perfekte Zeitpunkt, um kurz zu erläutern, was Ihre Abteilung überhaupt macht und wie sie aufgebaut ist. Auch den Einsatzplan für die Zeit in Ihrem Team können Sie jedem Azubi jetzt schon überreichen. Natürlich dürfen Sie auch nicht vergessen, den Azubis ihren Arbeitsplatz zu zeigen, an dem sie auch ihre Sachen ablegen können, bevor es weitergeht.
Nach der Begrüßung und einem kurzen Gespräch empfiehlt es sich, mit den neuen Azubis einen Rundgang durch Ihre Abteilung zu machen und Ihre Kollegen vorzustellen. Hierbei können Sie kurz auf deren Funktion eingehen, aber vermeiden Sie es zu ausschweifend zu werden. Die Azubis sind zu Anfang meist schon aufgeregt genug und froh, wenn sie sich einige Namen merken können.
Am besten Sie überlegen sich schon im Vorfeld Aufgaben, welche die Azubis gerade in der Anfangszeit ohne Vorwissen erledigen können. Gibt es vielleicht Recherchearbeiten, die zu erledigen sind oder Listen, die vervollständigt werden müssen? Aber bitte bleiben Sie fair. Leider gibt es immer noch Unternehmen, die Azubis als „billige Arbeitskraft“ für sämtliche unliebsame und dröge Aufgaben ausnutzen. Natürlich können neue Azubis nicht gleich hochkomplexe Aufgaben erledigen. Überlegen Sie sich daher einen guten Mix aus weniger spannenden Aufgaben, die erledigt werden müssen, angereichert mit interessanten Arbeitsaufträgen, auf die sich Azubis freuen können. Das erhält die Motivation. Erklären sie auch immer, warum eine Aufgabe für die Abteilung oder das Unternehmen wichtig ist. Das schafft Klarheit und Verständnis. So sehen sich Azubis schneller als Teil eines großen Ganzen und bekommen ein Gefühl für die Bedeutung ihrer Aufgaben im Gesamtbild.
Nichts verunsichert neue Auszubildende mehr, als wenn sie allein die Mittagspause bestreiten müssen und sie von allen „Alteingesessenen“ ignoriert werden. Vermeiden Sie dies, indem Sie neue Azubis mit in die Kantine oder den Aufenthaltsraum nehmen. Hier können Sie die Stimmung durch etwas Small Talk auflockern und den Azubis ein sicheres Gefühl geben.
Am Ende des ersten Tages in Ihrer Abteilung können Sie die neuen Auszubildenden nach ihrem Eindruck fragen und ein kurzes Feedback geben. Geben Sie Tipps für die Ausbildungszeit und versuchen Sie, das Vertrauen der Azubis zu gewinnen. Außerdem sollten Sie erwähnen, wann der nächste Arbeitstag beginnt und bei sich die Azubis dann melden sollen.
Vielleicht erinnern Sie sich an Ihre Ausbildung zurück und wissen, wie aufgeregt und unsicher Sie in der ersten Zeit waren. Also: Erwarten Sie nicht gleich zu viel von den neuen Azubis – auch sie müssen sich an ihren neuen Alltag gewöhnen und sich in der Arbeitswelt zurechtfinden. Aber unterschätzen Sie sie auch nicht! Dies kann zu Demotivation führen und die können Azubis gerade in der ersten Zeit nicht gebrauchen. Und wer weiß, vielleicht können Sie die Azubis nach ihrer Ausbildung schon als neue Kollegen in Ihrem Team begrüßen!
Künstliche Intelligenz: Erleichtern Sie Ihren Office-Alltag mit neuen Technologien
Kostenloser Download: 55 praktische Office-Tipps zu Künstlicher Intelligenz sowie passende Seminare für einen erfolgreichen Assistenz-Alltag mit ChatGPT & Co.
Isabella Beyer ist Content Marketing Managerin bei Management Circle. Mit ihrer Leidenschaft für kreatives Schreiben ist sie für die Erstellung von hochwertigem Content in Text- und Videoform zuständig und hat bereits zahlreiche Marketingkampagnen erfolgreich umgesetzt.
Zum Profil
Kommentare
Keine Kommentare