Netzwerken als Assistenz: Warum ist es so wichtig und wie gehen Sie dabei richtig vor?

20. August 2019
Sekretariat & Assistenz, Soft Skills
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Netzwerken: Jede(r) kennt es, viele mögen es, viele „hassen“ oder vermeiden es.  

Alexandra De Lorenzis, unsere Expertin in Sachen wirkungsvoller Auftritt und Assistenz des Vorstandes der KPMG AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, greift auf über 25 Jahre Assistenzerfahrung zurück und weiß genau, wieso das Netzwerken als Assistenz besonders wichtig ist. Außerdem gibt sie Tipps, wie Sie über Ihren Schatten springen und sich ein hilfreiches Netzwerk aufbauen können.  

Netzwerken ist das A und O

Wieso ist Netzwerken gerade als Assistenz wichtig? 

Ich kann mir denken, dass viele Kollegen das Netzwerken als Assistenz für verschwendete Zeit und unnötig halten. Natürlich ist klar, dass alle unter Zeitdruck stehen und oft keine Zeit für ein kurzes Gespräch bleibt, die Frage nach dem Befinden, wie der letzte Urlaub war oder ähnliches, aber: 

Diese investierte Zeit ist gut investierte Zeit, die sich irgendwann sicher mehrfach bezahlt macht! 

Hier ein kleiner Plausch, dort ein kurzes Gespräch, die Frage was die Kinder machen oder Ähnliches, schafft eine Bindung. Diese „funktioniert schnell“ und ist stabil, wenn mal Hilfe oder Input benötigt wird.  

Wieso ist das so? Ich glaube, dass sich jeder Mensch zugehörig fühlen und gesehen werden möchte und so freut sich jeder über Interesse an der eigenen Person. Hat man erst einmal eine gute Verbindung aufgebaut, dann ist es leicht sie zu pflegen, beispielsweise mit einem kurzen Gespräch bei einem Kaffee, einem gemeinsamen Mittagessen, einem Geburtstagsgruß am Telefon oder per E-Mail. 

Wobei kann ein gutes Netzwerk behilflich sein? 

Diese guten Beziehungen helfen Ihnen vermutlich zu einem späteren Zeitpunkt einmal, bei einem Problem schnell und unkompliziert zu reagieren und eine Lösung zu finden.  

Wenn Sie zum Beispiel „dringend heute noch“ ein Telefonat mit zwei anderen Personen vereinbaren müssen, dann haben Sie bei einem guten Netzwerk häufig das Glück, dass Ihre Ansprechpartner sehr kooperativ sind und auch schon einmal andere Termine verlegen, um Ihnen zu helfen, diesen Telefon-Termin zu arrangieren.  

Netzwerken funktioniert schließlich immer in beide Richtungen und so ist jeder dankbar für Hilfe: Sowohl für Hilfe, die angenommen als auch für solche, die „eingefordert“ werden kann.  
So helfe ich zum Beispiel auch gerne, wenn jemand aus meinem Netzwerk anruft und einen Raum für eine (Video-)Konferenz benötigt, der auf unserer Etage ist und auf den nur ein begrenzter Personenkreis Zugriff hat. Wenn dieser dann frei ist, vergebe ich ihn auch gerne. 

Schlussendlich sollten Sie sich immer daran erinnern: Wenn Sie beispielsweise irgendwann ein Problem haben, dass Sie selbst nicht lösen können, wenn es anderweitiger Hilfe bedarf, wenn einmal keine Zeit für persönliche Worte bei einem Anruf sind, weil es schnell gehen muss oder ähnliches, dann klappt das oft deutlich reibungsloser, wenn die Beziehung stimmt und auf einer stabilen Basis steht. In dem Moment müssen Sie keine Beziehungsarbeit mehr leisten, sondern können direkt zum Kern Ihres Anliegens kommen. 

Tipps für den Assistenz-Alltag

Welche Tipps gibt es für besseres Netzwerken?  

Authentisch bleiben: 

Das Wichtigste dabei ist: Es muss authentisch sein und das Interesse an der anderen Person muss aufrichtig sein. Sonst hat Netzwerken keinen Sinn! Wenn Sie nur auf Ihren Vorteil aus sind, dann – bitte – lassen Sie es besser!  

Small-Talk lernen: 

Fangen Sie ruhig „klein“ an zum Beispiel mit Small-Talk: Ein kurzes Gespräch im Aufzug, an der Haltestelle, in der Warteschlange, einfach um Sicherheit und Souveränität in der Situation zu bekommen. 

Beziehung aufbauen: 

Tasten Sie sich vor bei Ihren Fragen, bauen Sie langsam und in Ruhe gute kollegiale Beziehungen auf, sowohl intern als auch extern. Fangen Sie mit unverfänglichen Themen an und wenn Sie merken, dass Interesse besteht, dann fragen Sie weiter und erzählen Sie etwas von sich.  

Neue Kollegen integrieren: 

Integrieren Sie neue Kollegen und helfen Sie ihnen beim ersten Zurechtfinden. So werden Sie zur Vertrauensperson. 

Komfortzone verlassen: 

Unterhalten Sie sich bei größeren Veranstaltungen mit unbekannten Kollegen und Externen 
(ja, dafür müssen auch Sie raus aus Ihrer Komfortzone). 

Persönliches wertschätzen: 

Finden Sie Gemeinsamkeiten, merken Sie sich Geburtstage, Einschulungstermine, Jubiläen, verabreden Sie sich zum Mittagessen oder auf einen Kaffee oder ähnliches.

Fazit: Gerade als Assistenz sind Netzwerke unerlässlich

All diese Kleinigkeiten helfen, ein gutes, stabiles und funktionsfähiges Netzwerk aufzubauen.  

Und vergessen Sie nicht: Sie wissen nicht, wie sich Ihr Gegenüber fühlt, wie sehr er oder sie Small-Talk (der schließlich oft der Beginn eines Gespräches und einer guten Beziehung ist) mag oder nicht mag.  
Vielleicht ist Ihr Gesprächspartner auch froh, dass Sie den ersten Schritt machen! 

Mein persönlicher Tipp: Ich versende beispielsweise kleine Schoko-Osterhasen oder Adventskalender an diejenigen mit denen ich viel und regelmäßig zu tun habe oder Blumen zu runden Geburtstagen oder Jubiläen. Und das sowohl bei externen als auch bei internen Kollegen, die für mich wichtig sind. Seien Sie sicher: Das wird nicht vergessen und die Freude ist groß! 

Ich wünsche Ihnen gutes Gelingen und viel Erfolg bei der Umsetzung! 

Assistenz-Netzwerk: Schließen Sie sich mit anderen Assistenzen zusammen!

Fällt Ihnen das Netzwerken alleine schwer, können Sie sich auch mit Ihren Assistenz-Kollegen zusammentun und ein unternehmensinternes Netzwerk für die Assistenzen aufbauen.  

Die Vorteile liegen auf der Hand: Jeder bringt Know-how aus seinem Fachbereich mit ein, von dem alle anderen lernen und profitieren können – der richtige Ansprechpartner bei Problemen ist immer schnell griffbereit. So schaffen Sie sinnvolle Synergieeffekte im Unternehmen.   

Wie könnte das Assistenz-Netzwerk aussehen?

Wie wäre es mit einem monatlichen „Assistenz-Stammtisch“ bei einem gemeinsamen Mittagessen oder arrangierten Meeting? Nutzen Sie in Ihrem Unternehmen Microsoft Teams? Perfekt! Eröffnen Sie doch ein „Assistenz-Netzwerk“-Team! Sind Ihre Kollegen auch auf sozialen Netzwerken vertreten? Dann gründen Sie doch eine geschlossene Gruppe auf Facebook oder XING!  

Werden Sie zur Nummer 1 im Office!

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