Sind Sie Moderator eines Projektmeetings? Das sind Ihre Aufgaben!

18. January 2021
Projektmanagement, Soft Skills
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Ob als Teamleiter Ihres Projektteams, als geschätzter Kollege oder vielleicht einfach, weil Sie an dem zu besprechenden Thema völlig unbeteiligt sind – mit der Rolle des Meeting-Moderators müssen Sie im Berufsalltag jederzeit rechnen. Doch was wird als Moderator eigentlich von Ihnen erwartet? Welche Rolle spielen Sie vor, während und nach dem Meeting? Und wie überzeugen Sie am Ende mit einem zufriedenstellenden Ergebnis? Wir beantworten Ihnen die wichtigsten Fragen rund um Ihre Moderatorenrolle, damit Sie sich gut vorbereiten können und im Meeting überzeugend auftreten.

Wann ist die Moderation eines Meetings überhaupt erforderlich?

Nicht jedes Meeting braucht auch einen Moderator. Im 4-Augen-Gespräch zwischen Chef und Mitarbeiter braucht es eine vertrauliche Atmosphäre, sodass ein Moderator fehl am Platz wäre. Bei Besprechungen von mehr als zwei Personen, kann eine Moderation hingegen sinnvoll erscheinen, denn sie gewährleistet, dass während des Meetings effektiv gearbeitet wird und das eigentliche Ziel nicht aus den Augen verloren wird. Das zeigt auch direkt, dass der Moderator eine ganz andere Rolle spielen muss, als die anderen Meeting-Teilnehmer. Dazu kommen wir gleich noch.

Schöne Beispiele für Meetings, bei denen eine Moderation sinnvoll sein kann, sind unter anderem:

Regelmäßig stattfindende Projektbesprechungen, wie das Daily Standup

Spezifische Meetings, die zur Lösung eines konkreten Problems führen sollen

Kreative Workshops, um neue Ideen zu kreieren

Wichtige Entscheidungssitzungen, die über den weiteren Verlauf eines Projekts bestimmen

Welche Rolle(n) spielt der Moderator?

Wir haben es gerade schon anklingen lassen, ein Moderator fungiert nicht wie ein üblicher Meeting-Teilnehmer. Seine wichtigste Aufgabe ist es, den Überblick zu behalten und das Meeting zielorientiert zu leiten, um die angesprochenen Abschweifungen zu vermeiden und am Ende ein respektables Ergebnis präsentieren zu können. Dazu gehören weitere Aspekte. Wir haben die wichtigsten Rollen eines Moderators für Sie zusammengefasst.

Der Organisator

Ob vor, während oder nach dem Meeting, als Moderator sind Sie in allen drei Phasen der Ansprechpartner für alle Beteiligten. Sie setzen den Termin an, laden alle ein, setzen das Ziel des Meetings fest und definieren die passende Agenda. Während des Meetings sorgen Sie für einen reibungslosen und lösungsorientierten Ablauf. Im Anschluss stellen Sie sicher, dass jeder Meeting-Teilnehmer auf dem gleichen Stand ist und weiß, was im Anschluss zu tun ist.

Der Motivator

Als Moderator müssen Sie außerdem alle Meeting-Teilnehmer gleichermaßen zum Meinungsaustausch animieren und jeden fair zu Wort kommen lassen. Dabei gibt es immer Mitarbeiter, die sich erst einmal zurückhalten – vielleicht weil Sie sich nicht gleich trauen, ihre Meinung in der Gruppe zu äußern, sie anderer Meinung sind oder Angst davor haben, wie ihr Vorschlag aufgenommen wird. Sie müssen dafür sorgen, dass auch introvertierte Menschen sprechen dürfen, ohne unterbrochen oder eingeschüchtert zu werden.

Der Neutrale

Sie selbst leisten als Moderator keine eigenen inhaltlichen Beiträge, äußern also nicht Ihre persönliche Meinung oder verfolgen individuelle Ziele.

Der Zeitmanager

Während Sie das Meeting leiten, haben Sie immer wieder einen Blick auf die Uhr. Sie müssen versuchen, dass Sie innerhalb der vorgegebenen Zeit alle Punkte abarbeiten und zwischendurch auch darauf hinweisen, indem Sie einzelne Punkte abschließen und zum nächsten überleiten. Sie allein sind für den Ablauf des Meetings verantwortlich.

Der Zielorientierte

Als Moderator ist es an Ihnen, der Gruppe dabei zu helfen, einen Konsens zu finden. Passende Moderationstechniken erleichtern Ihnen eine zielorientierte Meeting-Führung. Wir stellen Ihnen in einem separaten Beitrag einige gängige Moderationstechniken genauer vor.

Der Nachfrager

Um Diskussionen in die thematisch festgelegte Richtung des Meetings zu lenken oder einzelne Aspekte tiefergehend zu erörtern, können Sie von Zeit zu Zeit Fragen an die Meeting-Teilnehmer stellen. Diese helfen Ihnen auch dabei, den Meinungsaustausch am Laufen zu halten, sollte er zwischenzeitlich mal ins Stocken geraten.

Der Durchsetzungsstarke

Als Moderator müssen Sie zudem in der Lage sein, sich Gehör zu verschaffen – auch, wenn die Diskussionen vielleicht gerade etwas hitziger geworden sind oder ein Teammitglied gar nicht zu Wort kommt. Überzeugen Sie durch ein souveränes Auftreten.

Der Berater

Sind verschiedene Ideen und Lösungswege genannt worden, beraten Sie die Gruppe, wie diese nun am besten zu einer Entscheidung gelangen kann. Sie können dazu Bewertungssysteme empfehlen, Bedenkzeit gewähren oder auch ein Folgemeeting anbieten.

Der Ergebnissicherer

Damit das Besprochene im Nachhinein nicht vergessen oder gar angezweifelt wird, protokollieren Sie die wichtigsten Ideen und Ergebnisse des Meetings.

Wie machen Sie Ihre Moderation zu einem echten Erfolgserlebnis?

Gerade wenn Sie das erste Mal als Moderator fungieren, schwingt meist etwas Unsicherheit mit. Haben Sie an alles gedacht? Werden Sie allen genannten Moderatorenrollen gerecht? Und kommen Sie am Ende zu einem präsentablen Ergebnis?

Um Ihnen den Einstieg in die Moderation zu erleichtern, haben wir einen Moderationsleitfaden für Sie zusammengestellt:

 

1. Das Ziel des Meetings

Werden Sie zum Moderator bestimmt, bringen Sie zunächst in Erfahrung, was das wichtigste Ziel des Meetings sein soll. Formulieren Sie dieses möglichst präzise nach den SMART-Regeln, bevor Sie in die weitere Meeting-Planung gehen – denn diese wird dadurch umso leichter.

 

2. Die Agenda

Legen Sie die wichtigsten Themen oder Fragestellungen fest, die es für das definierte Ziel zu besprechen gilt und erstellen Sie daraus einen Ablauf für das Meeting. Versuchen Sie dabei die benötigten Zeiten abzuschätzen, um bei der Terminfestlegung die ungefähre Dauer berücksichtigen zu können.

 

3. Der Termin

Legen Sie einen Termin, den benötigten Zeitraum sowie den Ort für das Meeting fest.

 

4. Die Einladung

Informieren Sie alle für das Meeting notwendigen Mitarbeiter und schicken Sie, wenn möglich, bereits erste Hinweise zur Agenda mit. So kann sich jeder vorbereiten.

 

5. Die Moderationstechniken

Wählen Sie für sich passende Techniken und Materialien aus, mit denen Sie die Themen des Meetings am besten in der Gruppe erörtern können. Dabei helfen sowohl das klassische Brainstorming, kreative Pinnwände, aber auch viele weitere Moderationstechniken, die wir Ihnen hier genauer vorstellen.

 

6. Die Eröffnung

Starten Sie das Meeting mit einer Begrüßung und Vorstellung der groben Agenda. Wichtig ist, dass Sie das Ziel des Meetings genau erläutern, damit allen klar ist, worauf hingearbeitet werden soll. Wenn sich die Beteiligten kaum kennen, macht vielleicht auch eine kurze Vorstellungsrunde Sinn. Erläutern Sie dann, wie Sie sich den Ablauf des Meetings vorstellen und nennen Sie die Techniken, mit denen Sie während des Meetings arbeiten werden.

 

7. Die Rolleneinhaltung

Vermeiden Sie während des Meetings eigene Kommentare oder subjektive Bewertungen. Als Moderator bleiben Sie zu jeder Zeit neutral. Sollten fälschlicherweise inhaltliche Fragen an Sie gerichtet werden, die dazu führen würden, dass Sie Ihre neutrale Rolle verlassen müssten, leiten Sie diese zum passenden Zeitpunkt an die Gruppe zur Diskussion weiter.

 

8. Die Ergebnissicherung

Notieren Sie sich während des gesamten Meetings bereits die wichtigsten Erkenntnisse, Ideen oder Streitpunkte, um das Meeting bestmöglich zu protokollieren und eine gute Basis für weiterführende Termine zu schaffen. Selbstverständlich gehören dazu am Ende auch die erarbeiteten Ergebnisse und vereinbarten Maßnahmen, die auf das Meeting folgen sollen.

Checkliste: Erfolgstools im Projektmanagement

In diesem exklusiven Interview nennt Projektmanagement-Experte Herbert A. Jopp die wichtigsten Tools für Ihren Projekterfolg und verrät wichtige Tipps, die Sie im Projektalltag unterstützen sollen. 

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