Mitarbeiter-App: Brauchen wir sie wirklich?

27. January 2020
Personal, Sekretariat & Assistenz
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E-Mail-Newsletter, Intranet und Mitarbeiterzeitschrift waren gestern: Unternehmen, die im digitalen Zeitalter etwas auf sich halten, nutzen eine Mitarbeiter-App, um die Belegschaft up-to-date zu halten.  

Wir erklären Ihnen, was es hiermit eigentlich auf sich hat, welche Funktionen mit einer Mitarbeiter-App abgedeckt werden und wie diese Sie als Assistenz entlasten können. Zudem klären wir darüber auf, was es bei der Einführung im Unternehmen zu beachten gilt und schauen uns an, welche Unternehmen bereits erfolgreich eine Mitarbeiter-App etabliert haben.  

Was ist eine Mitarbeiter-App?

Eine Mitarbeiter-App hat das Ziel, die interne Kommunikation im Unternehmen zu vereinfachen. Sie soll als Ersatz oder Ergänzung zu Intranet und Mitarbeitermagazin fungieren. Hiermit können einfach unternehmensinterne Informationen geteilt, Mitarbeiter standortübergreifend vernetzt und ein hilfreicher Wissensaustausch gemanaged werden – und das ganz einfach über eine Smartphone-App!  

Übrigens: Nur weil es Mitarbeiter-App heißt, ist die Nutzung nicht nur auf mobile Endgeräte beschränkt: Auch eine Desktop-Version, die vom PC aus bespielt und abgerufen werden kann, wird von den meisten Anbietern abgebildet.   

Welche Funktionen können mit einer Mitarbeiter-App abgedeckt werden?

Grundsätzlich gibt es bei der Programmierung einer Mitarbeiter-App keine Grenzen (vorausgesetzt das Budget hat auch keine Grenzen😉). Hier einige Beispiele für hilfreiche Funktionen, die andere Unternehmen in ihren Apps implementiert haben:

Kalender: Wichtige Termine, wie Sommerfest oder Betriebsferien, können durch eine Mitarbeiter-App einfach an die Belegschaft kommuniziert werden. So müssen Sie als Assistenz nicht mehr den E-Mail-Verteiler für die nächste Weihnachtsfeier im Blick behalten, sondern können die Termine einfach direkt in der App veröffentlichen.

Menüplan: Auch der ständig wechselnde Kantinenplan kann einfach über die App aktualisiert werden. Änderungen (wenn zum Beispiel die Lieferung des frischen Fischs ausgeblieben ist) können so auch noch spontan am selben Tag kommuniziert werden.

Geburtstage & Jubiläen: Um die Mitarbeiter zu feiern, können auch Geburtstage oder besondere Jubiläen in der Mitarbeiter-App gespeichert werden. Kollegen können so einfach virtuell gratulieren oder werden dadurch an den besonderen Tag erinnert, sodass sie zum Hörer greifen oder persönlich bei der zu feiernden Person vorbeischauen können.

Arbeitsanweisungen: Viele Unternehmen haben spezielle Arbeitsanweisungen, an die sich ein bestimmter Mitarbeiterkreis halten muss. Um diese von überall aus abrufen zu können, können diese ebenfalls in der App implementiert werden.

Lexikon: In jedem Unternehmen und jeder Branche gibt es zahlreiche Begriffe, bei denen man als Außenstehender nur Bahnhof versteht. Da kann ein Lexikon gerade für neue Mitarbeiter hilfreich sein. Natürlich kann dieses stetig ergänzt und aktualisiert werden.

Foto-Galerie: Außerdem bieten Mitarbeiter-Apps die Möglichkeit, Fotos von besonderen Events zu speichern und so der gesamten Belegschaft zugänglich zu machen.

Weiterbildungsmöglichkeiten & interne Schulungen: Gerade für neue Mitarbeiter gibt es am Anfang viel über das Unternehmen zu lernen. Zahlreiche Schulungen, wie zum Beispiel zu den Themen Datenschutz oder Compliance müssen absolviert werden. Um Zeit zu sparen, können diese ebenfalls digital in der App stattfinden und weiteres Informationsmaterial bereithalten.

Betriebliches Vorschlagswesen: Gibt es etwas, das Sie an Ihrem Unternehmen verbessern würden? Sicherlich! Diese Verbesserungsvorschläge können ganz einfach über ein Formular in der Mitarbeiter-App eingereicht und an die Abteilung, die das Ideenmanagement betreut, weitergeleitet werden.

Interne Stellenausschreibungen: Sie wollten schon immer mal in einer anderen Abteilung arbeiten, das Unternehmen aber nicht verlassen? Achten Sie auf interne Stellenausschreibungen in Ihrer Mitarbeiter-App.

Schwarzes Brett: Von Kollegen für Kollegen! Egal, ob Sie ein Fahrrad zu verkaufen oder eine Wohnung zu vermieten haben, die Mitarbeiter-App kann auch als schwarzes Brett fungieren und Kollegen vernetzen!

Zeiterfassung: Im Zuge des Urteils zur Zeiterfassung des Europäischen Gerichtshofs im vergangenen Jahr, fragen sich viele Unternehmen, wie die Erfassung der Arbeitszeit nun aussehen soll? Auch dies kann über eine Mitarbeiter-App ganz einfach abgebildet werden.

Was gilt es bei der Einführung einer Mitarbeiter-App zu beachten?

Die Implementierung einer solchen App kann ein großes und langwieriges Projekt sein – das sich jedoch lohnt! Machen Sie sich vorab Gedanken zu folgenden Punkten:

Wer soll sich um die Einführung der App kümmern und sie später auch betreuen?

Welche Funktionen sollen von der App abgebildet werden?

Soll die Mitarbeiter-App bereits bestehende Medien, wie eine Mitarbeiterzeitschrift, ersetzen oder diese digital ergänzen?

Wann soll die App veröffentlicht werden?

Sind Schulungen zur Nutzung der App für die Belegschaft notwendig?

Was sind die Vorteile einer Mitarbeiter-App?

Neben den Vorteilen, die die Funktionen der App selbst bieten, haben wir noch weitere Pluspunkte gesammelt, die Ihre Vorgesetzten sicher von der Implementierung einer solchen App überzeugen werden:

Die Kommunikation im Unternehmen ist im digitalen Zeitalter angekommen und gibt so einen Branding- und Image-Schub!

Mitarbeiter, die nicht regelmäßig am Standort sind, sind trotzdem immer up-to-date und fühlen sich somit als Teil des Unternehmens.

Beenden Sie die E-Mail-Flut im Postfach! Viele E-Mails, die an den Verteiler „Alle“ gesendet werden, sind irrelevant für die Mehrheit der Mitarbeiter. In der App kann jeder Mitarbeiter selbst entscheiden, welche Informationen für ihn wichtig sind.

Ein Plus für die Umwelt: Schluss mit gedruckten Mitarbeiterzeitschriften, die sowieso eher im Papierkorb landen als dass sie gelesen werden – ein weiterer Pluspunkt: So spart das Unternehmen horrende Kosten für Druck und Versand der Zeitung.

Welche Anbieter gibt es?

Natürlich sind Sie mit der Implementierung einer Mitarbeiter-App nicht allein: In den letzten Jahren sind zahlreiche Unternehmen auf den Zug der Mitarbeiter-Apps aufgesprungen, wie zum Beispiel IK-upStaffbase oder COYO. Die Preise der Anbieter sind jeweils nach Mitarbeiteranzahl gestaffelt und starten zum Beispiel bei IK-up bei 200 Euro monatlich, bei einer Mindestvertragslaufzeit von zwölf Monaten. Hoher Datenschutz und DSGVO-Konformität werden von allen Anbietern garantiert.  

Welche Unternehmen haben Mitarbeiter-Apps bereits etabliert?

Vom schwarzen Brett zur Mitarbeiter-App: HR-Chefin Anke Maas gibt im Interview gemeinsam mit Berater Andreas Slotosch Einblicke in die Einführungsphase der Mitarbeiter-App bei den Leonardo Hotels.  

Wie das Nürnberger Hotel Schindlerhof im Interview mit impulse.de berichtet, ist auch hier eine Mitarbeiter-App nicht mehr wegzudenken. Vor allem die Funktion, Dienstpläne mobil abrufen zu können, erfreut sich großer Beliebtheit bei den Kollegen.  

Auch die Paulaner Brauerei setzt bereits seit 2016 auf die ZapfApp – die eigene Mitarbeiter-App der Brauerei.

Ihre Erfahrungen

Haben Sie bereits darüber nachgedacht, Ihre Vorgesetzten von einer Mitarbeiter-App zu überzeugen oder haben Sie sogar schon eine im Unternehmen etablieren können? Wir sind gespannt auf Ihre Erfahrungsberichtet – lassen Sie uns gern einen Kommentar da!  

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