Meetings organisieren: So wird’s effektiv!

31. August 2020
Organisation, Sekretariat & Assistenz, Soft Skills
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Meetings organisieren: Eine der Kernaufgaben der Assistenz im Office. Doch für viele sind diese Besprechungen die reinste Qual. Anstatt zielführend zu sein, werden sie als unnötig lang und uninteressant empfunden. Mit einer guten Vorbereitung und einer präzisen Moderation können Sie dem jedoch entgegenwirken! Wir zeigen Ihnen in sieben Schritten, wie Sie perfekte Meetings organisieren und wie unsere Meetings in Zukunft aussehen werden.

Sind Meetings ein lästiger Klotz am Bein?

Mal schnell die E-Mails während eines Meetings checken oder gar private WhatsApp-Nachrichten verschicken? Das machen laut Bitkom-Umfrage viele von uns während eines langen Meetings. Denn diese sind häufig einfach nicht zielführend, oft fragen wir uns sogar, warum gerade wir in dieser Besprechung sitzen und was der Sinn und Zweck hinter dem Gesagten ist. 15 Prozent unserer Arbeitszeit verbringen wir laut einer Bain-Studie in Meetings. Führungskräfte kommen im Durchschnitt sogar auf 7.000 Stunden pro Jahr. Eine andere Studie zeigt sogar, dass jährlich 37 Milliarden US-Dollar durch schlechte Besprechungen verschwendet werden.

Dabei haben Meetings große Vorteile: Informationen werden für alle zur selben Zeit kommuniziert, Missverständnisse können sofort eliminiert und Entscheidungen gleichzeitig mit allen Beteiligten getroffen werden.

Das Problem ist demnach nicht die Besprechung an sich, sondern dessen Planung und Durchführung. Mit unseren sieben Schritten werden Sie jedoch sicher perfekte Meetings organisieren!

7 Schritte, mit denen Sie effektive Meetings organisieren

1. Schritt: Ist ein Meeting der richtige Weg?

Eine klassische Besprechung hat zwar Vorteile, sie ist aber nicht immer sinnvoll. Bevor Sie also ein Meeting organisieren, fragen Sie sich, ob dieses den richtigen Kommunikationsweg darstellt. Machen Sie ein Gedankenspiel und stellen Sie sich einfach vor, dass ein Meeting – aus welchen Gründen auch immer – zurzeit nicht möglich ist. Wie würden Sie dann vorgehen?

Erst, wenn Ihre digitalen Kanäle, ein Gespräch unter vier Augen oder auch ein zwangloses Arbeitsessen keine Option darstellen, sollten Sie zu einer Besprechung einladen.

Und auch, wenn Sie einmal beschlossen haben, dass ein Meeting der richtige Weg ist, heißt das noch lange nicht, dass dies für die nächsten Wochen und Monate noch gelten muss. Hinterfragen Sie als von Zeit zu Zeit, ob ein Meeting immer noch sinnvoll ist oder von allen Teilnehmern nur als eine lästige Pflicht betrachtet wird.

 

2. Schritt: Weniger Gäste sind manchmal mehr

Die Besprechungsrunde sollte nicht zu groß sein. Zu viele Teilnehmer gehen oftmals mit zu langen und nicht zielführenden Diskussionen einher. Grundsätzlich sollten nur diejenigen am Tisch sitzen, die etwas Essenzielles zum Meeting beitragen können und natürlich die Entscheidungsträger.

 

3. Schritt: Eine gute Agenda ist die halbe Miete

Damit sich alle Teilnehmer auf das Meeting vorbereiten können, sollten Sie die Agenda einer Besprechung spätestens zwei Tage vorher zur Verfügung stellen. So wissen alle Beteiligten, was Sie erwartet und was sie selbst noch zu tun haben, damit das Meeting ein voller Erfolg wird.

 

4. Schritt: Die Planung ist das A und O

Wenn Sie sich schon Gedanken um die Agenda machen, können Sie auch gleich den Aufbau Ihres Meetings organisieren, in dem Sie eine Planung aufstellen. Beginnen Sie am besten mit einem Punkt, der hohe Priorität hat, jedoch nicht zu viel Besprechungszeit benötigt. Ein rasches Ergebnis motiviert Ihre Kollegen und gibt ein schnelles Tempo vor.

 

5. Schritt: Behalten Sie die Uhr im Blick

Ein gutes Zeitmanagement ist für eine zielführende Besprechung essenziell. Achten Sie also darauf, dass die Meetings pünktlich beginnen und auch zeitlich nicht ausufern. Um letzteres zu vermeiden, können Sie Ihre Meetings auch zukünftig im Stehen abhalten, denn diese „Unbequemlichkeit“ wird dafür sorgen, dass sich alle Beteiligten kurz und knapp halten. Lesen Sie auf unserem Projektmanagement-Blog mehr zum Thema Daily Standups.

 

6. Schritt: Greifen Sie als Moderator auch mal ein

Wenn die Diskussion einmal länger als geplant dauert, sollten Sie entschieden eingreifen. Denn der wichtigste Schlüssel für ein erfolgreiches Meeting ist neben der guten Vorbereitung eine gelungene Moderation! Weisen Sie Vielredner in ihre Schranken und stellen Sie bei stillen Personen auch mal eine direkte Frage, um diese zu einem Beitrag zu motivieren.

 

7. Schritt: Vergessen Sie das Protokoll nicht

Um Missverständnissen vorzubeugen, sollten Sie die Ergebnisse der Besprechung in einem Ergebnisprotokoll festhalten und allen Teilnehmern zugänglich machen. Idealerweise enthält Ihr Protokoll eine Aufgabenliste, in der alle wichtigen To-dos sowie die Frist der Aufgaben gelistet werden.

Wenn Sie die nächsten Meetings organisieren, kann dieses Protokoll als Startpunkt genommen werden, um beispielsweise einen Aufgaben- und Projektstatus zu erfassen.

Die Zukunft der Meetings: Professional Webconferencing

Im Interview mit unserer Expertin Silke Nevermann haben wir über die Zukunft der Meetings gesprochen. Diese wird beziehungsweise ist bereits – wen wundert es? – digital! Das Zauberwort heißt hier Professional Webconferencing.

Meetings werden in Zukunft immer öfter digital stattfinden. Virtuelle Meetings allerdings funktionieren nur vordergründig wie gewohnte Präsenzmeetings. Es gibt Umfragen, die bestätigen, dass 80 Prozent der Poweruser virtueller Konferenzen diese deswegen mögen, weil man währenddessen so gut seine E-Mails bearbeiten kann. Das geht natürlich komplett am Sinn, eine konzentrierte und ergebnisorientierte Besprechung zu halten, vorbei. Es ist ineffizient und das kann sich heute kein Unternehmen mehr leisten. Hier müssen wir schnell lernen, virtuelle Zusammenarbeit besser zu gestalten!

Wichtig ist dabei, dass wir uns bewusst sind, dass virtuelles Zusammenarbeiten anderen Dynamiken folgt, als wir diese kennen und wir uns entsprechend verhalten. Wir müssen lernen, trotz virtueller Distanz effizient zu arbeiten. Dafür gibt es Methoden, die man lernen kann. Auch hier sehe ich übrigens für das zukünftige Berufsprofil der Assistenz eine große Chance, solche neuen Arbeits- und Denkweisen im Team und im ganzen Unternehmen zu etablieren.


Silke Nevermann

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