Interne Kommunikation – Möglichkeiten und Tipps zur Umsetzung

09. November 2016
Kommunikation & PR, Marketing
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Aus vielen Unternehmen wird häufig bemängelt, dass die interne Kommunikation nicht sauber funktioniert. Viel zu schnell entstehen Gerüchte, die über den Flurfunk weitergetragen werden. Kommunikation ist ein starkes Wort, welches sich in die Unternehmenskultur jedes Unternehmens eingliedern lässt und gelebt werden muss. Doch leichter gesagt, als getan …

Interne Kommunikation früher

Sie bestand hauptsächlich aus Team-Meetings, E-Mail-Updates und im besten Falle einem firmeninternen Intranet. Gefolgt von aufwendig redaktionell gestalteten Mitarbeiter-Zeitschriften bis hin zu eigenen Kommunikationsanwendungen, wie das von Microsoft auf den Markt gebrachte Skype vor Business „Lync“. (Das Programm „Lync“ funktioniert wie ein Messenger, z.B. ICQ, Skype).

Nicht alles ist Schnee von gestern

Team-Meetings

Wöchentlich oder monatlich einberufene Team-Meetings geben Aufschluss über die Neuerungen und Veränderungen im Unternehmen sowie im eigenen Team. Es werden Protokolle geschrieben, da selten alle Mitarbeiter gleichzeitig vor Ort sind. Urlaub oder Krankheit lässt das Team selten komplett anwesend sein. Und die Meetings müssen regelmäßig stattfinden. Ein zu häufiger Ausfall lässt den Gedanken groß werden, dass im Unternehmen keinerlei Veränderungen stattfinden.

 

E-Mail

In E-Mails kann viel Information transportiert werden und das gleichzeitig an mehrere Personen. Beispielsweise können E-Mail-Listen erstellt werden, in denen Abteilungen untergliedert aufgeführt sind und somit alle Mitarbeiter zur gleichen Zeit eine Information erhalten. Gleichzeitig fehlt allerdings die persönliche Note. Über personelle Veränderung und unternehmerische Entscheidungen aus E-Mails der Geschäftsleitung zu lesen, lässt kaum Rückfragen zu. Emotionen und Beweggründe der Entscheidungen können eventuell nicht richtig aufgefasst werden.

 

Mitarbeiter-Zeitschrift und Intranet

Gleiches gilt für Zeitschriften und ein Intranet. Der Aufwand zur Erstellung und Pflege solcher Mitarbeiter-Dienste zahlen sich in den meisten Fällen zwar aus, aber sind eben zumeist ressourcen- und zeitintensiv.

Interne Kommunikation von morgen

Interne Kommunikation dezentralisiert sich bestenfalls, das heißt eine regelmäßige, offene und transparente Kommunikation von den entscheidenden Stellen im Unternehmen helfen für einheitliche Strukturen. Dies muss dann entsprechend institutionalisiert werden, aber es muss auch ein gewisser Kontrollverlust in Kauf genommen werden. Wer viel kommuniziert, entgeht dem Flurfunk. Aber nicht alle Informationen der Geschäftsleitung sind für alle internen Stakeholder (Mitarbeiter) von Relevanz. Einige könnten gar abschreckend sein.

Nehmen wir das Beispiel der großen Umstrukturierung

Das Unternehmen plant eine Zusammenführung von zwei Abteilungen oder eine Fusion. Mitarbeiter bekommen Angst, ihren Arbeitsplatz verlieren zu können. Das Unternehmen selbst arbeitet Lösungen aus, wie Mitarbeiter zukünftig eingesetzt werden können. Hier kann das panische Denken der Mitarbeiter bereits zu früh beginnen, und sie malen sich bereits das Schlimmste aus, ohne zu wissen, welche Absichten das Unternehmen mit der geplanten Strategie verfolgt.

Eine, von Beginn an, offene Kommunikation schafft Probleme aus dem Sichtfeld

Raum für Spekulationen sollten genommen werden, sodass absolut kein Tuscheln entstehen kann. Die Geschäftsführung muss in ihren Entscheidungen alle Eventualitäten einbeziehen und kann dann eine transparente Kommunikation führen. Das erhöht zum einen die Glaubwürdigkeit in die Entscheidungen der Geschäftsführung und zeigt zum anderen die Kommunikationsstärke. Die Unternehmensführung kann somit Auskunft auf alle Rückfragen geben und auf die Bedenken der Mitarbeiter eingehen.

Die Kommunikation wird digitaler

Sind wir von der Digitalisierung abhängig, oder ist die Digitalisierung von uns abhängig? Kommunikationswege vereinfachen sich.

Viele Unternehmen bieten Mitarbeitern flexible Arbeitszeiten mit Gleitzeit und Homeoffice. Spontane Meetings sind daher schwierig. Um dennoch alle Mitarbeiter auf der gleichen Stufe der Kommunikation zu halten, braucht es die Digitalisierung, besser gesagt: die Technik.

 

Dropbox / Google Drive / Microsoft OneDrive / SecureSafe und Co.

Diese und viele weitere Cloud-Anbieter können von Unternehmen ebenfalls zur Kommunikation genutzt werden. Über sichere und verschlüsselte Login-Möglichkeiten werden unkomplizierte Wege bereitgestellt, die über standortbezogene Grenzen hinweg eine Zusammenarbeit ermöglichen sowie den Austausch von Informationen bereitstellen, ohne Zugriff auf das firmeninterne Netzwerk.

 

Social Media – nicht außer Acht lassen

Interne Kommunikation kann ebenso in den verschiedenen sozialen Netzwerken praktiziert werden. Aber nicht auf dem persönlichen Newsfeed. Durch private Gruppen mit Administratoren, welche im Unternehmen für „Interne Kommunikation“ verantwortlich sind und die Seite regelmäßig updaten, können sich Mitarbeiter innerhalb dieser Gruppe frei äußern. Es können Fragen gestellt werden, die nur im Rahmen dieser Gruppe thematisiert werden.

Sich über Facebook mit seinem Unternehmen zu identifizieren oder auch innerhalb von Gruppen zu kommunizieren, sollte aber stets eine freiwillig gebotene Möglichkeit sein. Denn Facebook ist für viele Arbeitnehmer ein privat genutztes Medium.

Auch das Thema Datenschutz spielt bei Facebook eine große Rolle. Hochsensible Daten, sowie Offenlegung der Unternehmenszahlen, sollten entsprechend vermieden werden und finden eher in Team-Meetings ihren Platz.

 

Team Viewer

Mit Team Viewer können alle Beteiligten per Laptop, Computer oder Tablet an einer Besprechung teilnehmen. Sie können die gleichen Präsentationen sehen, Dokumente zusammen füllen, Bildschirme teilen. Ein riesen Spektrum an Möglichkeiten zur standortübergreifenden Zusammenarbeit.

 

Ein Blick in die Zukunft: Virtual Reality macht flexibel und kann helfen

Vernetzung über telefonische Konferenzschaltung ist eine Möglichkeit. Aber auch der neue Trend Virtual Reality kann Abhilfe schaffen. Mitarbeiter im Homeoffice sind miteinander verbunden, sitzen gedanklich im gleichen Raum und halten ein Meeting ab.

Kommunikation ist Menschensache

Ein gesunder Medien-Mix ist für die interne Kommunikation entscheidend. Wir haben Ihnen nur einige Methoden genannt, die dazuzählen können. Sie sollten ein Gespür dafür entwickeln, mit welchen Medien Ihre Mitarbeiter arbeiten wollen, um die Kommunikation auf einem hohen Niveau zu halten.

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