Nicht mit dem Holzhammer! Professionelle Fehlzeitengespräche führen

19. September 2016
Führungskompetenz, Personal
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Krankenstand und Fehlzeiten sind ein wichtiges Thema für viele Unternehmen. Denn Abwesenheiten kosten Geld. Im Durchschnitt fehlt jeder Arbeitnehmer in Deutschland ungefähr zehn Tage im Jahr. Allerdings ist das eben nur ein Durchschnitt – und jeder ist anders. Manche Mitarbeiter fehlen vielleicht 30 Tage im Jahr, andere (glückliche) hingegen überhaupt nicht. Deshalb ist es für viele Führungskräfte eine Herausforderung, mit den Abwesenheitszeiten der Mitarbeiter umzugehen – denn sie müssen sich mit allen Mitarbeitern individuell befassen. Hilfreich sind hier Fehlzeitengespräche – aber nur, wenn sie richtig geführt werden!

Warum Fehlzeitengespräche führen?

Es gibt viele Unternehmen, in denen Fehlzeiten gar nicht thematisiert werden. In anderen wiederum werden zwar Gespräche geführt, aber die Art der Umsetzung macht sie kontraproduktiv. So gelangen viele Vorgesetzte zu dem Fehlschluss, dass man doch besser darauf verzichten sollte. Die Frage nach dem Sinn von Fehlzeitengesprächen ist also berechtigt. Dafür gibt es mehrere gute Gründe. Der allem übergeordnete Hauptgrund ist natürlich, dass die Fehlzeiten gesenkt werden sollen. Es können aber noch weitere Ergebnisse erreicht werden, die ebenfalls vorteilhaft sind und diesem Ziel zuarbeiten.​​​​​​​

Mit den Gesprächen können Sie die Motivation erhöhen, indem den Mitarbeitern Wertschätzung entgegengebracht wird, wenn sie aus ihrer Krankheitsphase an den Arbeitsplatz zurückkehren. Positive Kooperation verbessert Arbeitszufriedenheit und Betriebsklima.

Sie können sie nicht nur willkommen heißen, sondern auch abholen und bezüglich neuer Entwicklungen am Arbeitsplatz auf den aktuellen Stand bringen.

Gemeinsam mit dem Mitarbeiter können Sie den Ursachen für das Fehlen auf den Grund gehen und schauen, wie Sie diesem entgegenwirken. Auch ungerechtfertigtes Fehlen kann angesprochen werden.

Achtung: Ein schlechter Führungsstil ist einer der wichtigsten Faktoren bei hohen Fehlzeiten. Denn er wirkt sich negativ auf die Motivation aus. Wenn die Fehler in der Führungsarbeit sich in solchen Gesprächen fortsetzen, können diese also auch nach hinten losgehen.

Diese Grundregeln sollten Sie bei Fehlzeitengesprächen beachten!

 

Individuelle Gespräche mit guter Vorbereitung

Nicht jeder Mensch ist gleich und auch bei derselben Person ist nicht jeder Krankheitsfall wie der andere. Vermeiden Sie es also unbedingt, die Fehlzeiten in Ihrem Betrieb zu standardisieren.

Während man gegen eine länger anhaltende Krankheit wenig tun kann, ist bei der berühmten „Montagskrankheit“ eine Verhaltensänderung durch aus möglich. Bei Mitarbeitern, die mehrere Male im Jahr für zwei Tage fehlen nutzen Sie eine andere Tonalität, als bei denen, die zweimal im Jahre ihre Grippe auskurieren. Bereiten Sie jedes Gespräch also gut vor, damit Sie vernünftig auf Situation und den Angestellten eingehen können.

 

Lösungsorientierte Herangehensweise

Das Fehlzeitengespräch ist kein Verhör, sondern vielmehr geht es darum, gemeinsam nach Möglichkeiten zu suchen, die Fehlzeiten zu reduzieren, sofern diese häufiger auftreten. Liegen die Gründe zum Beispiel in einer zu hohen Arbeitsbelastung, in bestimmten Stressfaktoren oder in der Gestaltung der Arbeitsumgebung? Was können Mitarbeiter, Führungskraft und Unternehmen tun, um den Ursachen entgegen zu wirken? Kann der Arbeitgeber dem Mitarbeiter Hilfestellung bieten?

 

Fingerspitzengefühl und Wertschätzung

Ganz wichtig ist, dass das Gespräch kollegial und wertschätzend geführt wird. Denn Vorwürfe, die beim Mitarbeiter eine Abwehrhaltung hervorrufen, lösen weiteren Stress aus und helfen niemandem weiter.

 

Fall A: Der Mitarbeiter ist wirklich krank

Ihre Reaktion: Mit anklagenden oder spöttischen Worten zeigen Sie ihm, dass Sie seine Krankheit nicht ernst nehmen oder ihn für unehrlich halten.

 

Fall B: Der Mitarbeiter hat wirklich „krankgefeiert“

Dann möchten Sie bei ihm eine Verhaltensänderung herbeiführen, die Sie im Streit sicher nicht erreichen werden.

Stellen Sie Ihren Gesprächspartner also nicht auf die Anklagebank, sondern geben Sie ihm die Möglichkeit, sich entsprechend zu äußern.

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