So reduzieren Sie Fehlzeiten in der Produktion 4.0

02. April 2020
Personal, Produktion
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Vermeidbare Fehlzeiten stellen Produktionsunternehmen vor große Herausforderungen. Sie sind ein wichtiger Indikator für Motivationsverluste innerhalb der Belegschaft. Diese resultieren häufig daraus, dass die Faktoren für gesundes und motivierendes Arbeiten nicht erfüllt werden.

Erfahren Sie von unseren Experten, welche Möglichkeiten es gibt, die Ursachen von Fehlzeiten gezielt zu beheben.

Der Arbeitsplatz in der Produktion

Herr Mooseder, Herr Müller, wie würden Sie sagen haben sich die Herausforderungen an den Arbeitsplatz in der Produktion im Rahmen der Digitalisierung verändert?

Die Entwicklungen gehen in unterschiedliche Richtungen, daher ist es schwer eine allgemeingültige Aussage zu finden. Es gibt aus unserer Sicht zwei größere Trends, die auch das Thema Fehlzeiten tangieren, je nachdem über welchen Produktionsbetrieb wir sprechen. Auf der einen Seite nehmen vor allem die bessere Vernetzung und intelligente Maschinensteuerung dem Menschen immer mehr Verantwortung und Einflussnahme auf die Gestaltung der Arbeit ab. Die Automatisierung hat dafür gesorgt, dass viele extrem monotone Arbeitsplätze heute nicht mehr existieren. Derartige Arbeitsplätze waren und sind sehr Fehlzeiten-anfällig, weil Sinn und Selbstwirksamkeit nicht erfahren werden können.

Andererseits sehen wir neu entstehende, wiederum sehr monotone Arbeitsplätze, bei denen Menschen Robotern zuarbeiten, vor allem bei der Maschinenbestückung. Damit haben wir das Monotonie-Problem in neuem Gewand.

In der Produktion 4.0 kann aber auch mehr Vielfalt und Komplexität in den Produkten entstehen.

Das bedingt mehr Spezialisierung der Belegschaft, aber auch eine viel höhere Abhängigkeit von intelligenten Systemen, die hauptsächlich an der Effizienz und Qualität orientiert sind und erst in zweiter Linie am Wohl der beschäftigten Mitarbeiter.

Zielführend wäre es, bei der Gestaltung von Produktionsanlagen zu überlegen: Was erlebt der Mensch, der diese Anlage bedient? Kann er zum Beispiel durch Erfahrung immer „besser“ werden? Kann er die Idee entwickeln: „Ich habe jetzt viel Erfahrung mit diesem Maschinensystem gewonnen, ich kenne mich hervorragend aus, ich bin ein echter Experte. Mit meinem Wissen und Engagement liefere ich einen wesentlichen Beitrag, dass das hier gut läuft.“? Oder muss er sagen: „Ich verstehe eigentlich gar nicht mehr wie das ganze System hier funktioniert, aber ich habe einige Arbeitsschritte, da weiß ich, was ich tun muss. Bei Störungen kann ich sowieso nicht mehr viel selbst machen, da muss ich jemand anderen holen.“? Sie ahnen sicherlich, welche Aussage eher mit Fehlzeiten korreliert ist.

Im Übrigen gehen wir davon aus, dass Nachtarbeit tendenziell ausgeweitet werden wird, weil die hohen Investitionen und Robotersysteme einen rund um die Uhr Betrieb nahelegen. Da Nachtarbeit mit zunehmendem Alter immer beschwerlicher erlebt wird, ist diese tendenziell ein Treiber von Fehlzeiten.

Anforderungen für weniger Fehlzeiten

Welche Einflussfaktoren sind wichtig und was sind die großen Belastungen?

Um Ursachen für Fehlzeiten finden zu können, müssen wir uns erst die Frage stellen, wie Arbeit gestaltet werden muss, damit die Menschen, die sie leisten, erstens gesund bleiben und zweitens ein

hohes Commitment für ihre Aufgabe und ihren Arbeitgeber entwickeln und erhalten können. Grundsätzlich ist Arbeit ein Faktor, der zur Gesundheit der Menschen positiv beiträgt, sofern diese richtig gestaltet ist. Dazu kann man sich für einen ersten Überblick folgendes vor Augen führen“

  • Ich kann etwas und mache eine sinnvolle Arbeit
  • Ich kann meine Arbeit (Schwierigkeit und Menge) schaffen
  • Ich kenne mich aus und weiß, wo meine Abteilung hin will
  • Ich gehöre dazu und bin anerkannt
  • Ich kann Privatleben und berufliche Anforderungen zeitlich in Einklang bringen
  • Ich habe hier in diesem Unternehmen eine berufliche Perspektive

Bei monotonen Tätigkeiten, Aufgaben mit hohem Zeitdruck und wenig Erfahrung von Selbstwirksamkeit und Sinnhaftigkeit ist das Commitment mit dem Unternehmen und der Aufgabe meist kaum messbar und dementsprechend sensibel sind auch die Fehlzeiten. Wenn dann die Bedingungen des Unternehmens als „unfair“ empfunden werden (zum Beispiel durch nicht wirklich akzeptierte Leistungsbeurteilungen), kippt das Commitment ganz.

Vier Ansatzpunkte für weniger Fehlzeiten

Was sind, Ihrer Meinung nach, die Hauptursachen für Verlust der Motivation und Fehlzeiten?

Fehlzeitenmanagement muss auf vier Ebenen ansetzen:

  • Der körperlichen und seelischen Gesundheit
  • Der Selbstwirksamkeit, Perspektive und Sinngebung
  • Der Anerkennung, Wertschätzung und Bindung, sowie
  • Der Life-Balance

Man sollte alle Ebenen im Auge behalten. Meist gibt es jedoch eine oder zwei Ursachen, die den Hauptanteil der Fehlzeiten verursachen.

Aus unserer Sicht sind auffällig hohe Fehlzeiten oft auf eine betriebliche Entwicklung zurückzuführen, die sich negativ auf die oben genannten Punkte auswirkt. Gerade bei größeren Veränderungen werden die (subjektiven) Auswirkungen auf die Belegschaft tendenziell unterschätzt.

Fehlzeiten managen in der Praxis

Können Sie uns den ein oder anderen Tipp aus der Praxis geben, wie man dem sinnvoll entgegenwirken kann?

Was jeder Betrieb grundsätzlich ausschließen sollte, sind Belastungen am Arbeitsplatz aufgrund schlechter Ergonomie oder schädigender Einflüsse, die immer noch in vielen Betrieben anzutreffen sind. Diese Probleme sind technisch lösbar. Auch führen Probleme bei der Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben gerade im Schichtbetrieb immer wieder zu vermeidbaren Ausfällen.

Um überhaupt Fehlentwicklung erkennen zu können ist es notwendig, dass die verantwortlichen Führungskräfte einen guten Kontakt zu den Mitarbeitenden haben. Dieser Kontakt zwischen Mitarbeitenden und Führungskräften muss aufgebaut und gepflegt werden, bevor es zu auffälligen Fehlzeiten kommt. Wenn nun Auffälligkeiten erkennbar werden, gibt es eine gute Basis, um mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ins Gespräch zu kommen. Kurze ernstgemeinte Gespräche, welche ein ernsthaftes Interesse vermitteln, dass der Führungskraft das fernbleiben aufgefallen ist und sie sich um das Wohl des Mitarbeiters sogt, sind oft ausreichend um ein Commitment zu erzeugen. Erst wenn ein Vertrauensverhältnis besteht, ist es überhaupt möglich, die Gründe für Fehlzeiten intern ausfindig zu machen und Maßnahmen einzuleiten. Strukturierte Fehlzeitengespräche sind immer dann notwendig, wenn der präventive Ansatz bei einzelnen

Mitarbeitenden nicht erfolgreich war. Aber auch dann gilt es, Respekt und Wertschätzung aufrechtzuerhalten. Andererseits braucht es auch ein gewisses Maß an Konsequenz, um Freeriding zu verhindern, da ein solches Verhalten in den Teams für Unfrieden sorgt.

Die Führungskraft im Fehlzeitenmanagement

Welche Rolle spielt die persönliche Führung für Fehlzeiten und Präsentismus? Was sind die Wirkfaktoren?

Fehlzeiten werden subjektiv oft dadurch gerechtfertigt, dass sich Mitarbeitende sagen: Das Unternehmen ist nicht fair zu mir. Aber das Unternehmen begegnet den Mitarbeitenden zuallererst in Gestalt ihrer Führungskräfte. Wenn die Führungsbeziehung stimmt – und das tut sie, wenn Führungskräfte für Klarheit sorgen, respektvoll kommunizieren und sich unterstützend dafür einsetzen, dass jeder seine Arbeit bestmöglich machen kann – ist eine der wichtigsten Gründe für unnötige Fehlzeiten bereits ausgeschaltet.

Führung ist immer ein sozialer Prozess. Führungsaufgaben wie Entscheidungen treffen, Ziele setzen, Aufgaben zuordnen, Arbeit koordinieren, kontrollieren und bewerten haben immer auch eine soziale Dimension: Mitarbeitende einbeziehen, Commitment erreichen, auf die Passung von Aufgabe und Person achten, die Kooperation im Team fördern, Vertrauen ermöglichen, Anerkennung geben und Lernen ermöglichen. Führungskräfte, die auf dieser Spur unterwegs sind, werden deutlich weniger vermeidbare Fehlzeiten haben.

Dennoch bleibt ein Teil der nicht durch Krankheit bedingten Fehlzeiten unbeeinflussbar. Es wäre vermessen, anzunehmen, dass Führungskräfte die gesamte Lerngeschichte (und die daraus resultierende Arbeitsmoral), sowie die persönliche Lebenssituation ihrer Mitarbeitenden so beeinflussen könnten, dass Fehlzeiten nur noch auftreten, wenn eine Person aufgrund einer diagnostizierbaren Krankheit arbeitsunfähig wird. Wenn man diese Grenzen anerkennt, kann man auch entspannter mit seinem Mitarbeitenden umgehen, was ich im Zweifel wieder günstig auf die Fehlzeiten auswirkt.

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