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Die Digitalisierung bietet Ihnen viele Chancen, um Ihr Qualitätsmanagement (QM) zu optimieren und damit einfacher und attraktiver für Ihre Beschäftigten zu gestalten. Außerdem müssen Sie zukünftig die veränderten Anforderungen der „internen QM-Kunden“ erfüllen – auch das gelingt Ihnen am besten, wenn Sie die neuen technischen Möglichkeiten nutzen und Ihr Qualitätsmanagement modernisieren. Hinweise und praktische Tipps zu diesem Thema beschreibt der Qualitätsmanagement-Experte Matthias Lehrke in diesem Beitrag.
Zu den veränderten Anforderungen im Qualitätsmanagement sowie den neuen Möglichkeiten dank der Digitalisierung gehören im Wesentlichen die folgenden Punkte:
Die digitale und noch schnellere Kommunikation – das beinhaltet Prozessdarstellungen mit aktuellen Zielen und Kommentarmöglichkeiten
Der Ausbau der mobilen Medien – also zum Beispiel, die QM-Vorgaben auf dem Smartphone lesen zu können
Die lebendige Gestaltung von Qualitätsmanagement-Dokumenten – über Podcasts, Kommentare, Blogs, Twitter, Links, etc.
Die Steigerung von agilen Techniken und Methoden – zum Beispiel mit Hilfe von SCRUM und Design Thinking
Die Veränderung von Produkten und Wertschöpfungsketten
Die Unterstützung des Qualitätsmanagements bei der Digitalisierung
Der Wandel von Jobs und QM – wer sichert die Qualität der Daten?
Die Arbeitserleichterung durch Workflows und KI – beispielsweise in Form von Dokumentenlenkung, Aktivitätenübersichten, Reklamationsbearbeitung im Team, etc.
Die Möglichkeit, Vorgaben zu kommentieren (wie es beispielsweise bei Wikipedia üblich ist), Informationen per Videos verständlicher zu erstellen und schnell zu verteilen, Formulare direkt am Smartphone oder Tablet auszufüllen – all das wird auch vom Qualitätsmanagement gewünscht.
Auch die Einstufung von Dokumenten zum Beispiel in Arbeits-, Verfahrens- oder Prüfanweisungen ist nicht mehr erforderlich, wenn alle Vorgaben in einer Anwendung wie Confluence oder Q-Wiki erstellt werden. Die Einstufung bietet für die vielen QM-Kunden keinen großen Mehrwert und ein Wegfall erhöht die Verständlichkeit des QM-Systems. Diese Programme bieten zudem die Möglichkeit eines Freigabe-Workflows mit automatischer Versionsverwaltung und -historie. Außerdem können Protokolle, Aktivitäten, Managementbewertungen und Ziele in diesen Programmen erstellt werden.
Weiterhin ändert sich gerade in vielen Unternehmen die Art der Zusammenarbeit und Information. Excel-Listen, die Aktivitäten und Korrekturmaßnahmen verwalten, können durch Tools wie Asana, Trello, Meistertask oder Jira abgelöst werden. Diese Tools erhöhen die Übersicht und erleichtern die Planung, Überwachung und Rückmeldung von Aktivitäten über alle Bereiche eines Unternehmens hinweg.
Interne Audits oder Betriebsbegehungen mit Checklisten und Stift können heute sehr leicht durch die Nutzung von Apps (zum Beispiel Q-Ches, Miratag, Awenko oder QM4FOOD) für Smartphones oder Tablets abgelöst werden. 20 bis 30 Prozent Ihrer Zeit können Sie dadurch einsparen. Fotos werden automatisch den Themen zugeordnet, statt separat abgespeichert werden zu müssen. Auch auf Dokumente, ältere Auditberichte oder Maßnahmen können Sie so viel leichter während eines Audits zugreifen. Eine weitere Arbeitserleichterung dank der Digitalisierung im Qualitätsmanagement ist das Einsprechen von Anmerkungen während eines Audits zu einem gerade behandelten Thema.
Bei der Ermittlung von Digitalisierungschancen in den einzelnen Geschäftsprozessen – auch in den typischen QM-Prozessen – kann Qualitätsmanagement methodisch gut unterstützen, in dem es folgende Fragen beantwortet:
Welche Tätigkeiten werden nicht mehr benötigt – zum Beispiel Ausdrucke von Dokumenten im Rahmen der Freigabe oder das manuelle Sortieren von Belegen?
Welche Tätigkeiten wären dank der Digitalisierung schneller – zum Beispiel Freigaben?
Welche Tätigkeiten wären sicherer oder schlichtweg besser?
Welche Tätigkeiten können leichter durch andere Funktionen übernommen werden?
Welche Daten würden neu entstehen, die sinnvoll genutzt werden könnten?
Wie ändert sich der Kontext?
Diese Punkte stellen nur einen kleinen Teil der Ansätze dar. Hinzu kommt die sehr wichtige Aufgabe, die Angst („Die Neuerungen sind zu komplex.“, „Die Daten sind nicht sicher!“) vor der Digitalisierung über ein stärkeres digitales Bewusstsein zu reduzieren.
Und auch die Rolle des Qualitätsmanagements im Change-Management wird wichtiger werden, wenn sich gefragt wird, wie die Fehlerkultur aussieht und wie die Arbeit in den Teams funktioiert:
Flexibles Arbeiten und das Arbeiten im Team setzt eine hohe Fehlerkultur voraus.
Nicht immer der gleiche Experte sollte ein Thema bearbeiten.
Schnelligkeit erfordert Fehlerminimierung und Mut.
Sie sehen, die Möglichkeiten sind vielfältig, in denen Qualitätsmanagement im Rahmen der Digitalisierung aktiv mitwirken kann. Und die hier vorgestellten Punkte sind nur ein kleiner Ausschnitt!
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Speziell durch die Repetivität und den Genauigkeitsgrad der bei QM verlang wird, ist Digitalisierung natürlich super spannend. Auch kommen langsam viele Start-Ups mit "Plug and Play" lösungen raus, die doch langsam nutzbar sind.
Toll das Sie uns hier kurz erklärt haben welche Anforderungen wie auch Möglichkeiten man durch Digitalisierung im Qualitätsmanagement hat. Viele Leute, obwohl Sie für sowas ausgebildet sind wissen von solchen Anforderungen überhaupt nichts.
Hallo und vielen Dank für diesen interessanten Artikel.
Qualitätsmanagement und Digitalisierung gehen meiner Meinung nach Hand in Hand. Auf der einen Seite kann Qualitätsmanagement natürlich die Digitalisierung unterstützen. Auf der anderen Seite kann aber auch die Digitalisierung das Qualitätsmanagement unterstützen. Die Zeit von verstaubten ausgedruckten Qualitätsmanagementhandbüchern ist einfach vorbei. Wer ein digitalisiertes Qualitätsmanagementsystem hat, der hat in der Regel ein effizienteres Qualitätsmanagementsystem, was dann auch von den Mitarbeitern akzeptiert wird.
Viele Grüße
Michael Thode