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Die Digitalisierung eröffnet auch im Projektmanagement völlig neue Möglichkeiten der Weiterentwicklung. Maik Lange von der Bayer Business Services GmbH hat uns in einem exklusiven Interview verraten, welchen Einfluss dieser Trend aktuell auf das Projektmanagement hat, was sich dadurch im Projektalltag ändert und worauf Projektteams bei der Zusammenarbeit achten sollten.
Herr Lange, welchen Einfluss hat die Digitalisierung im Projektmanagement?
Die Digitalisierung trifft alle unsere Arbeits- sowie Lebensbereiche und verändert diese nachhaltig. Das klassische Projektmanagement wird sich durch die digitalen Möglichkeiten massiv verändern, jeder Projektleiter und die Projektteams sind aufgefordert, sich den neuen Herausforderungen und Möglichkeiten zu stellen.
Viele denken bei der Digitalisierung an Facebook, YouTube oder Google und fragen sich, was hat das mit meinem Projektmanagement-Alltag zu tun, sind skeptisch und sehen nicht die Notwendigkeit, sich mit dem Thema auseinanderzusetzen. An dieser Stelle muss man verstehen, dass wir bei der Digitalisierung nicht nur über Tools, sondern über Veränderungen bei den Prozessen, der Kommunikation, der Organisation, dem Ressourcen Management und dem Monitoring reden.
Der Grund dafür ist die neuartige Erfassung, der Austausch, die Verarbeitung und die Komplexität von Daten aber auch einer neuen Generation „WHY“ von Projektleitern und -mitarbeitern, die viele neue Impulse und Erwartungen nach Mitbestimmung mitbringen. Hier entsteht ein spannendes und innovatives Umfeld für das Projektmanagement, aber auch neue Spannungsfelder und Konfliktthemen, die es zu lösen gilt.
Die Digitalisierung ist kein klassisches definiertes Projekt mit Anfang und Ende, sondern ein iterativer Prozess, der sich ständig weiterentwickelt. Die Teamarbeit und der Zusammenhalt im Umgang mit Herausforderungen, innovativen Ideen oder Veränderungen des Projektumfelds spiegeln den Erfolg des Projekts wider.
Fazit: Die soziale Kompetenz, kommunikative Skills und der Umgang mit den digitalen Möglichkeiten sind bei den Projektleitern gefragt.
Was heißt das konkret: Was bietet die Digitalisierung im Projektmanagement-Alltag?
Mehr Geschwindigkeit durch neue oder den Ausbau von digitalen Kommunikationsmitteln wie Skype, Messenger- oder Cloud Service-Diensten
In der digitalen Welt können schneller Entscheidungen getroffen, Arbeitsergebnisse übermittelt und gemeinsam transparent und virtuell besprochen werden. Weiter können durch neue Methoden in der Produkt- und Service-Entwicklung (Design Thinking, Prototyping-Verfahren, Scrum), Zeit und Ressourcen zielgerichtet eingesetzt werden.
Höhere Qualität durch digitales Feedback und Kontrollservices
Das kann zum Beispiel durch Services, die sich mit der Benutzerfreundlichkeit, den Bedürfnissen oder der Erwartungshaltung beschäftigen wie beispielsweise A/B-Testing, User Acceptance Testing (UAT), Kunden-Sound Boards oder Test-Anwender-Plattformen erfolgen. Produkte oder Services können mit diesen Optionen schneller verbessert werden.
Reduzierte Kosten oder effizienterer Einsatz von Ressourcen und Budgets durch Cloud Services oder Software As a Service-Dienste (SAS)
Diese neuen Dienste können komplexere Projekte verarbeiten oder die Skalierbarkeit kann individuell geändert werden. Ebenso können durch die Analyse von verschiedenen Daten, Quellen wie Marktrends oder historische Daten von vergleichbaren Projekt-Ableitungen genutzt werden, um Projekte optimaler zu steuern. Durch Monitoring Software oder smarte Sensoren-Systeme können Probleme oder Fehler früher erkannt werden, die später eventuell massive Kosten verursachen.
Wie verändert sich die Kommunikation im Projektteam dank der zahlreichen digitalen Hilfsmittel?
Durch die Digitalisierung im Projektmanagement und neue Tools wie zum Beispiel Online Meeting-Plattformen, Telefondienste und Projektmanagement Software, spielen räumliche Grenzen keine Rolle mehr. Diese neuen Services eröffnen neue flexible Möglichkeiten für alle Projektbeteiligten. Zum Beispiel können Besprechungen effizienter organisiert werden, Daten oder Updates ausgetauscht, Besprechungen unabhängig von Räumlichkeiten (Mobile oder Homeoffice) durchgeführt werden und das bei einem aktuellen Projektüberblick sowie Status der Aktivitäten.
Wichtig dabei zu beachten ist, diese Services und Tools auch richtig einzusetzen, um eine Kommunikationsflut an Informationen zu verhindern. Darum sind Regeln beziehungsweise ein Konzept für eine zielgerichtete Kommunikation wichtig.
Können Sie fünf Tipps für eine gute digitale Zusammenarbeit geben?
Für eine gute digitale Zusammenarbeit ist es wichtig:
Ein gemeinsames Konzept für die Kommunikation mit Regeln, Erwartungshaltungen und offenen Feedback-Optionen zu erarbeiten.
Eine Meeting- und Feedback-Kultur zu schaffen, um den Austausch zu fördern oder Probleme frühzeitig zu erkennen.
Eine Struktur bei der Verarbeitung von Daten aufzubauen, damit nicht der Überblick verloren geht.
Prozesse für den Umgang mit Eskalationen zu definieren und Ansprechpartner festzulegen.
Fortschritte zu visualisieren, damit jeder sich als Teil des Fortschritts sieht beziehungsweise motiviert ist.
Was wird in den nächsten Jahren in Sachen Digitalisierung im Projektmanagement noch passieren?
In der Zukunft werden wir im Projektmanagement eine Phase der weiteren Virtualisierung erleben, noch komplexere Projekte zu managen. Vielleicht werden die Projektmanager der Zukunft mit virtuellen Brillen „Oculus Rift“ oder smarten Augenlinsen „Google Smart Contact Lenses“ arbeiten, um die Vielzahl der Daten zu verarbeiten, virtuelle Modelle zu bearbeiten oder zu simulieren, bevor Entscheidungen getroffen werden.
Weiter werden dem Projektmanager smarte Assistenten wie zum Beispiel „Amazon Echo – Alexa“ oder „Google Home“ zur Verfügung stehen, die organisatorische „Projekt Management Office“ oder informelle Aufgaben übernehmen. Das kann zum Beispiel die Fortschrittsüberwachung sein, Informationen über mögliche Risiken oder Veränderungen von Verfügbarkeiten.
Fazit: Das Projektmanagement wird sich in den nächsten Jahren durch die Digitalisierung weiter massiv verändern. Jeder Projektmanager sollte sich der Zukunft stellen und ein Umfeld schaffen, um die vorhandenen oder kommenden Möglichkeiten für sich und das Team effizient zu nutzen.
In diesem exklusiven Interview nennt Projektmanagement-Experte Herbert A. Jopp die wichtigsten Tools für Ihren Projekterfolg und verrät wichtige Tipps, die Sie im Projektalltag unterstützen sollen.
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