Digitales Onboarding: Alles was Sie als Personaler wissen müssen

25. March 2021
Personal
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Die klassische Einarbeitung neuer Mitarbeiter gestaltet sich in Zeiten des Lockdowns und der Kontaktbeschränkungen schwierig. Personaler stehen vor einer Herausforderung: Wie kann die Einarbeitung im Homeoffice erfolgreich durchgeführt werden, sodass sich die neuen Kollegen gut aufgehoben fühlen? Das Zauberwort heißt hierbei: digitales Onboarding!

Wie Sie als Personaler das digitale Onboarding erfolgreich in Ihrem Unternehmen etablieren, sodass sich neue Mitarbeiter direkt vom ersten Tag an gut aufgenommen fühlen, verraten wir Ihnen in diesem Beitrag. Außerdem geben wir Ihnen Tipps, wie Sie Ihre Vorgesetzen von einem digitalisierten Onboarding Prozess überzeugen.

Was ist digitales Onboarding?

Ziel eines jeden Personalers und jeder Führungskraft ist es, neue Mitarbeiter so schnell wie möglich in den täglichen Arbeitsablauf zu integrieren und nicht unnötig viel Zeit mit der Einarbeitung zu verbringen – und hier kommt das digitale Onboarding zum Einsatz. Unter dem digitalen Onboarding versteht man die Einarbeitung neuer Mitarbeiter mithilfe von HR-Software. Der Unternehmenseinstieg erfolgt also digital und ist so auch vom Homeoffice aus problemlos möglich.

Die Wahl der richtigen HR-Software

Zahlreiche E-Recruiting Softwares bieten auch ein Onboarding-Tool. Diese haben wir Ihnen bereits auf unserem Blog vorgestellt. Diese Tools haben den Vorteil, dass alle Schritte, die für das Onboarding nötig sind, an einem Ort gebündelt bearbeitet werden können – allerdings sind diese Softwares auch mit zusätzlichen Kosten verbunden. Neben den speziellen Softwares können auch Tools genutzt werden, die bereits in Ihrem Unternehmen etabliert sind:

Microsoft Office 365: Die Funktionen von Microsoft Office 365 dürften wohl den meisten bekannt sein, denn nicht umsonst gilt MS Office als meistgenutzte Software von deutschen Büromitarbeitern im Jahr 2020.Microsoft Teams bietet zahlreiche praktische Funktionen, die Sie für Ihren digitalen Onboarding Prozess nutzen können. So können Sie beispielsweise Live-Veranstaltungen durchführen oder per Videokonferenz eine Vorstellung des Teams organisieren. Außerdem können zum Beispiel Wikis als Leitfäden genutzt und Kalender miteinander synchronisiert werden. Microsoft selbst teilt weitere Tipps.  

Google Workspace: Die ehemalige Google G Suite wurde zu Google Workspace und bietet ähnliche Funktionen wie Microsoft Office Teams. So können Sie beispielsweise über die Funktion Google Formulare verschiedene interaktive Dokumente erstellen, wie zum Beispiel die Zustimmung zum Unternehmenskodex. Außerdem bietet Google Docs die Möglichkeit Dokumente zu erstellen, an denen mehrere Personen gleichzeitig arbeiten können. Google Tabellen ermöglicht es Checklisten zu erstellen, zum Beispiel für die erste Arbeitswoche des neuen Kollegen. Alle Dateien, die für das Onboarding relevant sind, können zentral gespeichert und für neue Kollegen freigegeben werden. Weitere Informationen zum Onboarding mit Google Workspace finden Sie hier. 

Trello: Auch das Projektmanagement-Tool Trello bietet zahlreiche Möglichkeiten, das digitale Onboarding neuer Mitarbeiter zu gestalten. Zum Beispiel gibt es ein Template für einen Einarbeitungsplan mit verschiedenen Funktionen. Mehr Infos für HR-Verantwortliche gibt es hier.

Slack: Dieses Tool bildet vor allem die Kommunikation im Unternehmen ab und eine gute Alternative zu Microsoft Teams. Hierfür wird der neue Mitarbeiter eingeladen und kann sich mit Kollegen und Vorgesetzten austauschen. Diese können ihn wiederum über wichtige Termine oder Prozesse informieren.

Diese Bausteine können Sie bei Ihrem digitalen Onboarding einsetzen

Sicherlich bietet Ihr Unternehmen auch ohne digitales Onboarding wichtige Informationen, wie beispielsweise ein Unternehmensportrait, für neue Mitarbeiter. Mithilfe von HR-Softwaresystemen können Sie die Einarbeitung anreichern. Wir haben eine Übersicht erstellt, über welche Möglichkeiten Sie nachdenken sollten:

Digitales Unternehmensportrait: Darin können Sie beispielsweise Image-Videos Ihres Unternehmens zur Verfügung stellen. Vielleicht gibt es auch ein persönliches Grußwort des Vorstands an neue Mitarbeiter? Zudem könnten Sie digitale Rundgänge durch verschiedene Standorte anbieten, sodass sich die neuen Kollegen ein perfektes Bild von ihrem neuen Arbeitsplatz machen können. 

FAQ: Zu Anfang haben die meisten neuen Kollegen doch häufig dieselben Fragen: Wie ist die Kernarbeitszeit? Wo finde ich den Betriebsrat? Wie verhalte ich mich richtig bei einer Krankmeldung? Sammeln Sie häufig gestellte Fragen neuer Mitarbeiter und beantworten Sie diese zentral. Versetzen Sie sich auch zurück zu Ihrem ersten Arbeitstag im Unternehmen: Auf welche Fragen hätten Sie sich eine direkte Antwort gewünscht? 

Formular- und Dokumenten-Pool: Egal ob Urlaubsanträge, Arbeitssicherheitsvorschriften oder Dokumente zur betrieblichen Altersvorsorge: Stellen Sie neuen Kollegen die wichtigsten Dokumente für den Arbeitsalltag direkt zur Verfügung. Auch unternehmensinterne Leitfäden zu Prozessen und SOPs sollten hier hinterlegt sein. 

Feedback-Möglichkeit: Nutzen Sie die Möglichkeit, Wissen und Feedback eines neuen Mitarbeiters aufzunehmen. Hierdurch können Sie die Gefahr von Betriebsblindheit im Unternehmen verringern und profitieren von dem frischen Wind, den neue Kollegen mitbringen. Außerdem können Sie durch diese Hinweise Ihren Onboarding Prozess ständig verbessern.

E-Learning: Einige Schulungen sind nicht unbedingt fachspezifisch, sondern betreffen jeden Mitarbeiter eines Unternehmens. Um hierbei effizient zu bleiben und den Terminkalender des neuen Kollegen nicht vom ersten Tag an zu überfüllen, sollten Sie auf E-Learning setzen. Nehmen Sie zum Beispiel die Datenschutz-Schulung per Video auf und stellen Sie es auf der E-Learning Plattform zur Verfügung, die die meisten HR-Softwaresysteme bieten. So können die Mitarbeiter die Informationen genau dann abrufen, wenn sie Zeit dafür haben – auch Tests lassen sich im Nachgang über diese Plattformen durchführen, damit Sie prüfen können, ob der neue Kollege die Kernaussagen der Schulung verstanden hat.

So gelingt das digitale Onboarding: Vorbereitung ist das A & O

Neben der Wahl einer passenden HR-Software bzw. entsprechenden Tools können Sie noch weitere Maßnahmen ergreifen, um die Einarbeitung so effizient wie möglich zu gestalten. Mit unseren Tipps sind Sie als Personaler perfekt für den virtuellen Onboarding-Prozess gewappnet.

Um einen reibungslosen ersten Arbeitstag für Mitarbeiter im Homeoffice zu gewährleisten, muss natürlich das passende Equipment zur Verfügung gestellt werden. Stellen Sie sicher, dass Neuankömmlinge pünktlich Laptop, Smartphone und entsprechende Zugänge und Passwörter bekommen. Je nach Tätigkeitsumfang sollten Sie die Hardware mindestens eine Woche vor Arbeitsbeginn zustellen, damit der neue Kollege ausreichend Zeit hat, das Equipment einzurichten.

Zudem sollten Sie sicherstellen, dass neue Mitarbeiter darüber informiert werden, wann sie sich am ersten Arbeitstag wo und bei wem zu melden haben. Nehmen Sie auch hier die direkten Kollegen des Neuankömmlings mit ins Boot. Hierfür eignet sich ein persönliches Telefongespräch oder Videokonferenz am besten, ergänzt durch eine E-Mail mit allen wichtigen Informationen zum ersten Arbeitstag.

Überzeugen Sie Ihre Vorgesetzten vom digitalen Onboarding

Um Ihre Vorgesetzten von der Etablierung eines digitalen Onboarding Prozesses zu überzeugen, haben wir für Sie die wichtigsten Vorteile zusammengefasst:

Kostenersparnis: Auch wenn zunächst Geld investiert werden muss, um das digitale Onboarding im Unternehmen zu etablieren, können Kosten damit auf Dauer gesenkt werden. 

Zeitersparnis: Dieser Vorteil liegt bei einem automatisierten Prozess wohl auf der Hand. Durch die HR-Software können Workflows digitalisiert werden, sodass beispielsweise Informationen nur einmal für das System bereitgestellt werden müssen und nicht jedem neuen Mitarbeiter manuell ausgehändigt werden müssen. 

Flexibilität: Das digitale Onboarding und die damit verbundenen digitalen Prozesse können jederzeit angepasst werden. Ändert sich beispielsweise eine Führungskraft im Organigramm, so kann dieses direkt im HR-System angepasst werden und muss nicht nochmal für neue Mitarbeiter ausgedruckt werden. So sind Sie als Personalabteilung deutlich flexibler und können Informationen schneller kommunizieren.

Wettbewerbsvorteil: Durch einen modernen und digitalen Onboarding Prozess sind Sie der Konkurrenz einen Schritt voraus und haben die Möglichkeit, qualifizierte Fachkräfte für sich zu gewinnen. Unternehmen, die digitales Onboarding einsetzen, können bis zu 90% der neuen Mitarbeiter an sich binden – Unternehmen, in denen dies nicht praktiziert wird, jedoch nur zu 30%. 

Einarbeitungsplan: Je organisierter und effizienter das digitale Onboarding stattfindet, desto schneller leben sich neue Kollegen im Unternehmen ein. Dadurch können Sie schneller an ihren eigentlichen Aufgaben arbeiten und sich im Tagesgeschäft behaupten. Mit einem strukturierten Einarbeitungsplan können Sie ihn hierin unterstützen. Hierbei sind natürlich nicht nur Sie als Personaler gefragt, sondern auch die Fachabteilung.

Fazit: Digitales Onboarding ist unabdingbar für effizientes Arbeiten

Ein digitaler Onboarding Prozess sollte in jedem Unternehmen Einzug finden, denn er spart nicht nur Zeit und Kosten, sondern sorgt dafür, dass neue Mitarbeiter schneller damit beginnen können, wofür sie eigentlich eingestellt wurden: ihrem neuen Job!

Arbeitsmodelle von morgen

Neue Arbeitsmodelle sollen nicht nur Mitarbeiter motivieren und glücklich machen – sie sollen auch zeitgemäß sein und sich an die veränderten Bedürfnisse anpassen. Wie kann das aussehen? Lassen Sie sich von den Erfahrungen einiger Vorreiter wie DB Systel inspirieren, um herauszufinden, welches Modell auch in Ihrem Unternehmen einsetzbar ist.

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