Digitales Business Process Management – eine (IT gestützte) Managementdisziplin

Die Digitalisierung nimmt in Zeiten der Corona-Pandemie auch in Deutschland deutlich an Fahrt auf – und das ist dringend notwendig, meint Prozessmanagement-Experte Marc Kleinegees von der Böllhoff Produktion GmbH. Denn insbesondere die Geschäftsprozesse vieler Unternehmen hinken dem technischen Fortschritt deutlich hinterher. In diesem Gastbeitrag beschreibt der Praxisreferent unseres Seminars Der zertifizierte Prozessmanager anschaulich, wie Sie die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen mit Hilfe von Business Process Management vorantreiben und gibt Tipps für den direkten Start.

Die Optimierung und Weiterentwicklung der eigenen Prozesse und Strukturen stellt seit Beginn der Industrialisierung im achtzehnten Jahrhundert einen maßgeblichen Erfolgsfaktor für Unternehmen dar. Nur wer am Puls der Zeit bleibt und sich immer wieder neu auf die Anforderungen, die der Markt an die Unternehmen stellt, ausrichtet, ist langfristig erfolgreich und kann sich Wettbewerbsvorteile erarbeiten oder sie erhalten. Diese Wettbewerbsvorteile haben besonders an Hochlohnstandorten sowie unter dem Gesichtspunkt der Globalisierung und Digitalisierung ein immer größeres Gewicht für den Unternehmenserfolg. Neue Technologien eröffnen neue Geschäftsfelder oder Möglichkeiten und wirken zunehmend disruptiv, was Unternehmen dazu zwingt, innovativ und flexibel zu agieren sowie sich stets anzupassen und neu auszurichten.

Die rasante Entwicklung und Nutzung digitaler Technologien wurde weltweit durch die COVID-19 Pandemie beschleunigt. Wie selten zuvor hat sich auch im sonst trägen und digitalen Hinterland Deutschland eine Verstärkung beim Ausbau und bei der Nutzung digitaler Technologien gezeigt, wie die aktuelle D21 Studie belegt. Dies ist auch dringend notwendig, so sind uns andere Länder bei der Nutzung digitaler Technologien weit voraus. Ein Beispiel sind die Themen bargeldloser Zahlungsverkehr oder Corona-Warn-Apps und Kontaktverfolgung. Wie ich kürzlich auf einer Dienstreise selbst wieder erleben durfte, ist in anderen Ländern eine digitale Kontaktverfolgung via QR-Code im Restaurant völlig normal und am Parkscheinautomat wird per NFC mit dem Smartphone bezahlt. Zurück in Deutschland musste ich wieder Zettel und Stift sowie die Geldmünzen bemühen – wenn ich denn welche dabeihabe. So belegt eine Studie von Surfshark, dass Deutschland im internationalen Vergleich nur Rang 16 bei der Digitalisierung belegt.

Es stellt sich die Frage: Was kann ein Unternehmen tun, um sich mit dem sinnvollen Einsatz von digitalen Technologien auseinander zu setzten?

Während das Thema Industrie 4.0 in den meisten Unternehmen schon seit etlichen Jahren vorangetrieben wird, zeichnet sich bei den Geschäftsprozessen ein ganz anders Bild ab: Hier sind die Unternehmen häufig noch auf demselben Stand wie vor 10 oder 20 Jahren und die Prozesse werden nur punktuell digitalisiert.

Ein wesentlicher Faktor für die erfolgreiche Implementierung digitaler Technologien ist daher das Business Process Management (BPM). Dieses setzt sich mit den Bedürfnissen der Kunden und den Strategien und Zielen einer Organisation auseinander, indem End-to-End-Prozesse betrachtet werden.

In der Praxis ist leider häufig genau dieses Problem zu erkennen. Am Markt ist eine Vielzahl von Softwareanbietern unterwegs, die Lösungen für unterschiedlichste Anwendungsfälle bereitstellen. Doch welche Lösung ist die richtige für die eigenen Geschäftsprozesse und für das eigene Unternehmen? Bei dieser Fragestellung hilft das BPM. Es liefert wichtige Informationen über Prozessschnittstellen, eingesetzte IT-Systeme, Ressourcen, Inputs, Outputs und Prozessdaten. Damit ist Business Process Management ein wichtiger Enabler für digitale Strategien in Unternehmen.

Sich mehr auf Prozesse zu konzentrieren und die aufbauorientierten Strukturen zu hinterfragen und aufzubrechen ist aufwendig. Somit stellt auch das Business Process Management große Herausforderungen an Unternehmen. Es ist eine Investition in die Zukunft, bei der die Früchte in der Regel erst nach Monaten oder Jahren geerntet werden. Die Investition lohnt sich jedoch, denn BPM...

Der Nutzen liegt auf der Hand und wurde bereits 2017 in einer Studie von BPM&O und Bearing Point bestätigt.

Ein erster Schritt, diesen Status zu verbessern und sich von der Aufbauorganisation zu einer Ablauforganisation (auch Prozessorganisation) zu entwickeln, ist es, Business Process Management inklusive BPM-Tools zu implementieren. Dafür sind verschiedene Faktoren von wesentlicher Bedeutung. Zwei möchte ich hier kurz aufzeigen.

Faktor 1

Ein Faktor ist die strategische Ausrichtung im Unternehmen. Ein Unternehmen in Richtung einer Prozessorientierung zu entwickeln, ist eine strategische Entscheidung, die vom Top-Management getragen und gepusht werden muss. Es ist ein Umdenken in der kompletten Organisation notwendig, was nur erfolgreich vollzogen werden kann, wenn es von der Unternehmensleitung gewünscht und gefördert wird.

Faktor 2

Ein weiterer Faktor sind die Business Process Manager. Die notwendigen Fachkräfte ins Unternehmen zu holen oder auszubilden, ist entscheidend, da Business Process Management ein Vollzeit-Job ist und Mitarbeiter benötigt, die in Prozessen denken und diese Denkweise vorleben. Sie vereinen optimalerweise Fähigkeiten aus dem Prozess- und Projektmanagement. So kennen sie sich mit Geschäftsprozessen aus allen Bereichen eines Unternehmens aus und können zudem die Kollegen in den jeweiligen Projekten bei der Prozessanalyse, -optimierung und -digitalisierung führen. Abgerundet wird das Profil durch eine hohe Affinität zu digitalen Technologien und IT-Systemen.

Sie wollen mehr über das Thema Prozessmanagement lernen und die ersten wichtigen Schritte für die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen machen? Dann nehmen Sie an unserem Seminar Der zertifizierte Prozessmanager teil. Hier lernen Sie die Grundlagen für ein erfolgreiches Prozessmanagement, angereichert um wertvolle Beiträge aus der Praxis.