Digitales Arbeiten: Diese Tools helfen bei der Projektarbeit

Die Kundenwünsche ändern sich und werden immer anspruchsvoller. Ständig kommen neue Produkte und Dienstleistungen auf den Markt. Unternehmen müssen agil und flexibel sein, um in diesem Umfeld wettbewerbsfähig zu bleiben. Das hören Sie als Projektleiter bestimmt nicht zum ersten Mal. Und trotzdem stellen auch Sie sich vielleicht die Frage: Wie kann das gelingen?

Digitales Arbeiten ist hier das Stichwort – denn dann bleiben Sie agil und konkurrenzfähig! Machen Sie sich also jetzt bereit für die Digitalisierung. Wir stellen Ihnen drei digitale Tools vor, die Sie in Ihrem Projektmanagement-Alltag dabei unterstützen, besser zu planen, die Effizienz zu steigern und niemals den Überblick zu verlieren!

Was bedeutet eigentlich Agilität im Projektmanagement? Um agil zu sein, braucht es eine hohe Anpassungsfähigkeit, wir haben darüber berichtet. Ob sich Rahmenbedingungen im Projekt ändern, der Kunde eine weitere Funktion für sein Produkt wünscht oder der Markt sich verändert – die Fähigkeit, sich diesen Veränderungen anpassen und auf neue Herausforderungen reagieren zu können, entscheidet über den Erfolg Ihres Projekts.

Was braucht es, um anpassungsfähig zu sein? Und was können Sie tun, um Ihr Projektteam anpassungsfähig zu machen? Es gibt eine Reihe von Tools, die Ihnen digitales Arbeiten erleichtern und Sie im Projektalltag bei der Planung und Koordination von Aufgaben unterstützen, um die Effizienz gezielt zu steigern. Drei dieser Tools haben wir für Sie genauer unter die Lupe genommen.

Eines haben alle drei Tools gemeinsam, die wir Ihnen vorstellen möchten: Sie basieren auf dem Kanban-Prinzip aus dem Lean Management im Produktionsbereich. Kanban bedeutet so viel wie „Schild“ oder „Kärtchen“ – das zentrale Element des Kanban-Prinzips und später auch der drei Projektmanagement-Tools.

Eine Karte verkörpert dabei klassischerweise eine Aufgabe oder einen Schritt im Fertigungsprozess. Wenn also ein Einzelteil während der Produktion verbraucht ist, wird über eine Kanban-Karte Nachschub geordert.

Die Karten ermöglichen eine hohe Transparenz über den Bestand der Einzelteile und regulieren ganz klar den Prozess der Nachbestellung. Dieses schnelle und flexible Nachbestellen bringt den Vorteil eines kleineren Lagerbestands mit sich und sorgt damit für eine Kostenreduktion. Kein Wunder also, dass sich die folgenden drei Tools den Kanban-Gedanken zunutze gemacht haben.

In dem Projektmanagement-Tool Trello arbeiten Sie mit einem Board, auf das alle Projektbeteiligten Zugriff erhalten. Sie können verschiedene Listen zu einzelnen Meilensteinen Ihres Projekts anlegen und diesen wiederum einzelne Aufgaben in Form von Karten zuordnen. Jeder aus dem Projektteam kann so zu jedem Zeitpunkt einsehen, wie der Status einer Aufgabe ist. Außerdem können den Karten auch direkt Verantwortliche zugeordnet werden. Ändert sich der Aufgabenstatus, wandert das Kärtchen auf der Liste. Die einzelnen Projektprozesse werden so übersichtlich visualisiert.

Über Trello kann das Projektteam direkt kommunizieren. Auch Termine, Deadlines oder Notizen können für die Karten in Trello hinterlegt werden – egal ob im Browser auf dem Desktop-PC oder auf mobilen Endgeräten, ob online oder offline. Trello kann sowohl in englischer als auch in deutscher Sprache verwendet werden.

Wie digitales Arbeiten mit den Karten in Trello genau funktioniert und wie Sie in Ihrem Projektteam schnell und einfach damit starten können, erfahren Sie in diesem Video:

Das Projektmanagement-Tool MeisterTask beschreibt sich selbst als das „intuitivste Projekt- und Task Management Tool im Web“. Der deutsche Konkurrent von Trello besticht zum einen durch ein modernes Design, zum anderen durch seine Automatisierungsmöglichkeiten. Die Vorgehensweise im Tool ist ähnlich wie bei Trello. In einem Dashboard halten Sie verschiedene Aufgaben fest, ordnen diese Team-Mitgliedern zu und verfolgen deren Fertigstellungsgrad.

Besonders smart ist bei MeisterTask, dass für die einzelnen Karten mit Hilfe der sogenannten Section Action festgelegte Aktionen ausgeführt werden können. So kann zu einer Aufgabe beispielsweise direkt aus MeisterTask heraus eine E-Mail versendet werden, Fälligkeitsdaten gesetzt oder sogar eine Nachricht im Chat-System Slack erzeugt werden.

Aus dem Hause MeisterTask stammt außerdem das Mindmapping Tool MindMeister. Beide Tools können miteinander verbunden werden, sodass Sie in MindMeister brainstormen und in MeisterTask mit den entstandenen Ideen einen visuellen Projektplan erarbeiten können – digitales Arbeiten at its best! Die Aufgaben können dann per Drag and Drop zwischen beiden Tools hin und hergeschoben werden und synchronisieren sich ständig.

Wie Sie MeisterTask in Ihrer Projektarbeit einsetzen können, zeigt dieses Video Ihnen sehr ausführlich – inklusive einer Erklärung des zugrundeliegenden Kanban-Prinzips aus dem Lean Management:

Der große Vorteil des MS Planners ist die Tatsache, dass dieses Tool Teil von Office 365 ist, das viele Unternehmen bereits für andere Prozesse oder Anwendungen wie Word, Excel und PowerPoint nutzen. Der MS Planner kann mit nur einem Klick aus dem Startfeld für die Office 365-Anwendungen geöffnet werden.

Auch im MS Planner können Sie wie bei Trello und MeisterTask Pläne erstellen, Aufgaben hinzufügen und Mitarbeitern zuweisen. Selbstverständlich haben Sie auch hier die Möglichkeit, einen Status zu vergeben und diesen zu aktualisieren. Anpassungen im Projektplan sind über einfaches Verschieben per Drag and Drop möglich.

Besonders interessant sind bei diesem Tool zwei Dinge: Der erste Punkt ist die Kommunikation, welche innerhalb des Projektteams entweder über E-Mails, die direkt aus dem System heraus verschickt und abgelegt werden können, erfolgt oder über eine Gruppe, die zu jedem im MS Planner angelegten Projektplan automatisch eingerichtet wird – quasi ein eigenes kleines Chat-System im Projektplan. Der zweite Vorteil am MS Planner: Ihre Projektpläne können Sie direkt mit einer Aufgabe in der Anwendung Microsoft Project Online verknüpfen, sodass Ihr Team Aufgaben im Planner mit verfolgen kann, selbst wenn diese Teil eines größeren Projekts im Tool Project Online sind.

Einziger Nachteil: Digitales Arbeiten über den MS Planner ist nur in Verbindung mit dem Jahresabonnement von Office 365 möglich und damit kostenpflichtig.

Der Dienstleister KOM4TEC ist spezialisiert auf MS Office Produkte und stellt Ihnen in dem folgenden Video die Grundfunktionen des MS Office Planners vor. Reinschauen lohnt sich: