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Das neue Jahr beginnt bekanntermaßen mit vielen Änderungen bei Gesetzen, Steuerrecht und Co. In 2023 gehört dazu die digitale Krankmeldung, die seit dem 1. Januar die altbekannte Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Papierform ablösen soll. Aber wie digital ist diese Art der Krankschreibung wirklich? Wer profitiert davon? Und bleiben Arbeitgeber dabei auf der Strecke?
Wir geben Ihnen zum Jahresauftakt einen Überblick über die Neuerungen bei Arbeitsunfähigkeit und zeigen, was Sie in der Personalabteilung wissen müssen, um die digitale Krankmeldung reibungslos und schnell zu verarbeiten.
Rufen wir uns kurz in Erinnerung, wie eine Arbeitsunfähigkeit bis zum 31.12.2022 kommuniziert und belegt wurde: Der Arbeitnehmer erhält in der Sprechstunde einer Arztpraxis seiner Wahl eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in dreifacher Ausführung – eine für die gesetzliche Krankenkasse, eine für seinen Arbeitgeber und eine als Kopie für die eigenen Unterlagen. Erstere wurde bislang entweder klassisch in einem Briefumschlag per Post an die Krankenkasse geschickt oder digital über ein Kundenportal hochgeladen und der Krankenkasse so elektronisch übermittelt. Die zweite Ausfertigung der Krankmeldung gelangte entweder ebenfalls über den Postweg zum Arbeitgeber oder erst nach überstandener Krankheit persönlich in die Personalabteilung. Die Kopie für die versicherte Person selbst landete im besten Fall in einem verstaubten Aktenordner, im Zweifel aber auch direkt im Müll.
Während der Corona-Pandemie sorgte die Online-Krankschreibung zudem für eine kleine Revolution, da es temporär möglich war bzw. bis Ende März 2023 auch noch möglich ist, ohne Arztbesuch eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung zu erhalten. Wir haben hier über die Online-Krankschreibung berichtet.
So weit so gut. Was ändert sich im Jahr 2023?
Ob gelb oder blassrosa – am 1. Januar 2023 hieß es „Auf Wiedersehen, Krankenschein in Papierform!“ Zumindest beinahe, aber dazu später mehr. Denn seitdem hat die digitale Krankmeldung oder auch elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) für Arbeitnehmer, die gesetzlich krankenversichert sind, Einzug in Arztpraxen, Krankenkassen und Unternehmen gehalten.
Die Vorgehensweise ist einfach erklärt: Arbeitnehmer gehen bei Krankheit auch weiterhin zum Arzt, lassen sich untersuchen und für einen Zeitraum, den es für die Genesung benötigt, krankschreiben. Der Arzt stellt daraufhin in seiner Praxis eine elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung aus, im Prinzip wie bislang auch, mit dem Unterschied, dass diese im Anschluss nicht in dreifacher Ausführung gedruckt wird, sondern digital an die gesetzliche Krankenkasse übermittelt wird. Arbeitnehmer müssen sich hierum also nicht mehr kümmern. Auch der Versand an den Arbeitgeber liegt mit der Neuerung nicht mehr in der Hand der Arbeitnehmer. Vielmehr sind Personalabteilungen am Zug, denn sie müssen die digitalen Krankmeldungen nun bei den entsprechenden Krankenkassen anfordern.
Übermittelt werden dabei auch weiterhin nur die Stammdaten des Arbeitsnehmers, dazu zählen:
Der volle Name
Das Datum der Feststellung der Arbeitsunfähigkeit
Beginn und Ende der Ausfallzeit
Eine Angabe darüber, ob es sich um eine Erstkrankmeldung oder eine Folgemeldung handelt
Ggf. eine Angabe, dass ein Arbeitsunfall die Ursache der Krankmeldung ist
Nicht übermittelt werden hingegen auch weiterhin die Diagnose oder der behandelnde Arzt.
Wichtig zu wissen ist aber sowohl für Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer: Nur weil die Pflicht für Arbeitnehmer entfällt, dem Arbeitgeber seine Krankmeldung selbständig in Papierform auszuhändigen, heißt das noch lange nicht, dass die Informationspflicht entfällt. Arbeitnehmer müssen weiterhin ihrem Arbeitgeber bei Krankheit unverzüglich zum Arbeitsausfall Bescheid geben.
Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen für gesetzlich versicherte Arbeitnehmer müssen Personalverantwortliche ab sofort direkt bei der entsprechenden Krankenkasse abrufen. Meldet Ihnen also ein Arbeitnehmer seinen Arbeitsausfall und wurde zudem von seinem Arzt krankgeschrieben, dann können Sie die Krankmeldung digital abrufen. Da es viele verschiedene gesetzliche Krankenkassen gibt und ihre Arbeitnehmer sehr wahrscheinlich nicht alle bei der gleichen versichert sind, bedeutet das für Sie leider auch, dass Sie bei Arbeitsausfällen unter Umständen bei vielen verschiedenen Krankenkassen die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen anfordern müssen. Dafür gibt es keine Sammelstelle, an der Sie alle eingegangenen digitalen Krankmeldungen Ihrer Arbeitnehmer auf einmal abrufen können.
Die Erläuterungen zeigen bereits, eine wirkliche Entlastung bringt die digitale Krankmeldung insbesondere gesetzlich versicherten Arbeitnehmern und den gesetzlichen Krankenkassen. Die Verbraucherzentrale hat die Umstellungen von der klassischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Papierform zur digitalen Krankmeldung zusammengefasst. Daraus ergeben sich Vor- und Nachteile für alle Beteiligten, die wir für Sie gern zusammenfassen:
Vorteile auf einen Blick:
Für Arztpraxen:
Weniger Zettelwirtschaft – der dreifache Druck der Krankmeldungen ist nicht mehr nötig
Für Arbeitnehmer:
Weniger Verantwortung – die lästige Weitergabe an Krankenkasse und Arbeitgeber entfällt
Für gesetzliche Krankenkassen:
Weniger Unklarheiten – die lückenlose Dokumentation der Arbeitsunfähigkeiten wird möglich
Für Arbeitgeber:
Weniger Ablage – die digitale Ablage löst Papierstapel im Büro ab
Nachteile auf einen Blick:
Für Arztpraxen:
Die erforderliche technische Ausstattung für die elektronische Übermittlung von digitalen Krankmeldungen an die gesetzlichen Krankenkassen ist noch nicht überall optimal. Zudem kann die Übermittlungszeit den Behandlungsbeginn der nachfolgenden Patienten verzögern.
Für Arbeitnehmer:
Die Kopie für die eigenen Unterlagen bleibt zwar bestehen, Arbeitnehmer müssen danach aber zum Teil explizit fragen. Eine Speicherung in die elektronische Patientenakte, um den eigenen Beleg zu ersetzen, ist zudem noch nicht möglich, eventuell im Laufe des Jahres.
Für gesetzliche Krankenkassen:
Technische Probleme können zu Parallelprozessen führen. Können Arztpraxen die Krankmeldungen nicht elektronisch übermitteln, müssen diese händisch verarbeitet werden.
Für Arbeitgeber:
Das Anfordern der digitalen Krankmeldungen bei den Krankenkassen der Arbeitnehmer kann aufwändig sein, wenn viele Arbeitnehmer gleichzeitig erkranken und bei verschiedenen Krankenkassen versichert sind.
Hinzu kommt, der Krankenschein in Papierform hat wie angedeutet noch nicht völlig ausgedient, denn die neue Regelung gilt vorerst nur für gesetzlich Krankenversicherte, die sich in Arztpraxen oder Krankenhäusern krankschreiben lassen. Reha-Einrichtungen, Physio- oder Psychotherapeuten stellen beispielsweise noch keine digitalen Krankmeldungen aus. Auch für Privatversicherte ändert sich vorerst noch nichts. Dies führt dazu, dass es derzeit verschiedene Vorgehensweisen für Arztpraxen, Arbeitnehmer, Krankenkassen und Arbeitgeber gibt. Die angedachte Entlastung wird also zumindest vorerst noch gehemmt. Privatversicherte sind zudem nicht die einzigen Ausnahmen: Denken wir an Minijobber, kranke Kinder oder Arbeitnehmer, die im Ausland tätig sind, auch sie müssen weiterhin den dort ausgestellten Krankenschein in Papierform einreichen.
Mit der digitalen Krankmeldung sind Personalverantwortliche also jetzt in der Holschuld, nicht mehr der Arbeitnehmer in der Bringschuld. Mit einigen Tipps können Sie sich den Prozess aber bestmöglich vereinfachen und möglichen Problemen frühzeitig vorbeugen:
Fordern Sie alle Krankmeldungen am Folgetag an:
Fordern Sie die digitalen Krankmeldungen immer erst am nächsten Tag bei den gesetzlichen Krankenkassen an. So sparen Sie sich unnötigen Arbeitsaufwand, denn viele Arztpraxen unterzeichnen die Krankmeldungen erst gesammelt nach Sprechstundenende und übermitteln diese entsprechend spät, sodass Sie am Vorabend vielleicht umsonst tätig werden und den Vorgang am nächsten Morgen wiederholen müssen.
Fordern Sie alle Krankmeldungen gesammelt an:
Vermeiden Sie es, über den Tag verteilt, immer wieder für einzelne Mitarbeiter die Krankmeldungen digital anzufordern. Setzen Sie sich lieber einen festen Termin, zum Beispiel immer morgens um 9 Uhr, zu dem Sie alle Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen, die Sie benötigen, anfordern. Neu über den Tag hinzugekommene fallen dann in den Termin am nächsten Morgen. So haben Sie die Anforderung als feste wiederkehrende Aufgabe im Kalender und Sie müssen nicht ständig andere Tätigkeiten dafür unterbrechen.
Fordern Sie weiterhin Krankmeldungen in Papierform ein
Raten Sie Ihren Mitarbeitern, beim Arzt auch weiterhin auf die gedruckte Ausführung für die eigenen Unterlagen zu bestehen. Denn gibt es Probleme mit den digitalen Krankmeldungen, weil diese nicht korrekt an die Krankenkassen übermittelt wurden, dann ist die gedruckte Variante der schnelle und einfache Weg, um den Arbeitsausfall zu belegen.
Auch wenn die digitale Krankmeldung der neue Standard sein wird, so ersetzt diese zumindest bislang noch nicht den von vielen liebgewonnenen gelben oder blassrosa Schein. Im Gegenteil, nicht für alle Arbeitnehmer wird es eine elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung geben, nicht für alle Arbeitnehmer kann eine Personalabteilung die digitale Krankmeldung online abrufen und nicht alle Arztpraxen machen überhaupt mit. Es wird also noch etwas dauern, bis die Krankmeldung wirklich gänzlich digitalisiert ist und auch alle Beteiligten spürbar entlastet werden.
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Als Teamleiterin des Online-Marketings und Blog-Autorin der ersten Stunde bietet Martina Eckermann kreativen Content in Form von Whitepapern und Analysen an. Mit über 12 Jahren Berufserfahrung bringt sie viel Know-how in Content Marketing und Webanalyse mit.
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