Wie Sie als Assistenz das Nein sagen lernen

18. July 2016
Sekretariat & Assistenz
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Ihr Chef hat Ihnen schon eine große Menge an Aufgaben erteilt, die Sie kaum bewältigen können. Aber dann kommt Ihre Lieblings-Kollegin und bittet Sie, auch noch eine ihrer Aufgaben zu übernehmen. Eigentlich haben Sie keine Zeit aber Nein sagen möchten Sie auch nicht. Doch warum eigentlich nicht? Wir zeigen Ihnen in diesem Artikel, warum besonders uns Frauen das Nein manchmal so schwerfällt und wie Sie lernen können, dankend abzulehnen, ohne Ihre Kollegen zu brüskieren. Denn nur wer Nein sagt, kann im Job auch weiterkommen!

Nein ist eine Chefvokabel! Nur wer sie beherrscht, kann in der ersten Karriereliga mitspielen.


Karriereberater und Buchautor Martin Wehrle

Warum fällt es oft schwer, Nein zu sagen?

Bevor Sie überhaupt das Nein-Sagen lernen können, müssen Sie verstehen, warum es Ihnen so schwerfällt. Es gibt individuelle Gründe für die Schwierigkeit, Bitten abzulehnen. Klarheit über die Ursachen zu bekommen, ist der erste Schritt hin zu einem Nein. Wir zeigen Ihnen die häufigsten Gründe:

  • Die Angst, nicht mehr gemocht zu werden
  • Die Angst vor den Konsequenzen des Nein
  • Die Angst, egoistisch oder herzlos zu wirken
  • Die Angst, das Nein als Schwäche ausgelegt zu bekommen
  • Die Angst, etwas zu versäumen
  • Das Bedürfnis gebraucht zu werden
  • Der eigene Perfektionismus

Nicht das Nein, sondern das Ja schadet

Wenn Sie für sich erkannt haben, warum es Ihnen schwerfällt, Bitten auszuschlagen, dann sollten Sie sich klar machen, dass ein Ja nicht immer die beste Lösung ist. Denn gerade die Angst davor, dass Ihr Nein als Schwäche ausgelegt wird, ist unbegründet. Ein Nein kann souverän wirken. Grenzen aufzeigen ist ein guter Weg, um Ihren Kollegen und Ihrem Vorgesetzten zu zeigen, dass Sie Ihre Aufgaben und Ihr Selbstmanagement voll im blick haben. Außerdem weist der Psychologe Jürgen Hesse darauf hin, dass das Nein-Sagen eine wichtige Voraussetzung für den beruflichen Erfolg ist.

Wenn Sie außerdem zusagen, eine Aufgabe zu erfüllen, Ihnen jedoch die Zeit dafür fehlt oder Sie sogar das Projekt nur halbherzig erfüllen, können Sie dem Unternehmen mehr Schaden als mit einem einfachen Nein.

Warum Frauen schlecht Nein sagen können

Beim Nein-sagen kommt es immer auf die Dosierung an. Sie müssen gar nicht jede Bitte ausschlagen. Doch gerade Frauen haben oft ein Problem damit, das Wörtchen Nein auszusprechen. Der Diplom-Psychologe Valentin Nowotny erklärt auch warum: Frauen haben hohe Ansprüche an die Kommunikation und fürchten sich davor, andere vor den Kopf zu stoßen. Buchautor Martin Wehrle fügt noch hinzu, dass Frauen in einer Geltungshierarchie leben, in der es wichtig ist, von anderen akzeptiert und gemocht zu werden. Männer hingegen seien von einer Dominanzhierarchie geprägt, bei der die Rangordnung eher als stabil zu bezeichnen ist. Trotzdem können auch Frauen lernen, nicht immer zu allem Ja zu sagen.

Unsere 7 Tipps, um Sie zum perfekten Nein-Sager zu machen:

  1. Erklären Sie Ihre Situation
    Wenn Sie Ihrem Kollegen oder Chef erklären, warum Sie keine Zeit haben, die Bitte anzunehmen, dann fühlt sich Ihr Gegenüber auch nicht vor den Kopf gestoßen. So verlieren Sie trotz des Neins nicht die Sympathie des Bittenden.
  2. Verdeutlichen Sie die Folgen
    Bei der Erklärung der Situation sollten Sie auch die möglichen Folgen verdeutlichen: „Wenn ich diese Aufgabe übernehme, dann muss ich leider das andere Projekt vernachlässigen, obwohl dieses von unserem Chef priorisiert wurde, wie du weißt.“ Dabei sollten Sie jedoch einen milden und weichen Ton anschlagen und nicht trotzig reagieren.
  3. Zeigen Sie Alternativen auf
    Sie helfen den Hilfesuchenden auch, indem Sie Alternativen aufzeigen. Das könnte zum einen das Angebot sein, sich später um die Bitte zu kümmern oder lediglich einen Teil der Aufgaben zu übernehmen. Zum anderen ist auch ein Kompromiss vorstellbar, bei dem Ihr Kollege einen Teil Ihrer Aufgaben übernimmt, damit Sie sich Zeit nehmen können für sein Projekt.
  4. Geben Sie den Ball weiter
    Eine weitere Möglichkeit Alternativen aufzuzeigen, ist die Weitergabe an Kollegen. Das sollte natürlich nicht pauschal geschehen, sondern nur da, wo es sinnvoll ist. So könnte beispielsweise ein anderer Kollege nicht so ausgelastet sein wie Sie oder in dieser bestimmten Angelegenheit sogar besser informiert sein.Wenn Sie vor allem wegen Ihres Fachwissens um Hilfe gebeten werden, kann es hilfreich sein, auf neuere Kollegen zu verweisen: „Ich bin zwar mit diesem Thema sehr gut vertraut aber fragen Sie doch einmal Frau X. Wir sollten auch weniger erfahrenen Kollegen die Chance geben, sich weiterzuentwickeln. Es ist immer vorteilhaft, wenn mehrere Mitarbeiter im Unternehmen über einen ähnlichen Wissensstand verfügen, vor allem bei Urlaubs- und Krankheitsfällen!“ So können Sie Ihre Expertenrolle behalten und wirken zudem hilfsbereit.
  5. Nehmen Sie sich Bedenkzeit
    Die Gefahr aus einem Reflex heraus Ja zu sagen ist oft sehr groß. Um dem zu entgehen, können Sie ruhig um Bedenkzeit bitten: „Ich muss erst in meinen Terminkalender schauen und werde mich dann gleich wieder bei Ihnen melden.“ So können Sie in Ruhe das Für und Wider abwägen und zu einem rationalen Entschluss kommen.
  6. Erinnern Sie an Versprechen
    Gerade Führungskräften sagt man gerne zu – aus Angst vor Konsequenzen. Doch auch diese müssen sich an Versprechen und gewisse Regeln halten. Scheuen Sie sich nicht, Ihren Chef daran zu erinnern, dass er bereits eine Aufgabe priorisiert haben und fragen Sie, warum sich seine Meinung geändert hat und Sie nun mit einem neuen Projekt beginnen sollen.
  7. Trainieren Sie Ihr Nein
    Psychologen empfehlen Ja-Sagern außerhalb der Firma die Absage zu trainieren. Reklamieren Sie beispielsweise in Ihrer Freizeit das abgestandene Bier oder das versalzene Essen. Die ersten Male fällt es noch schwer, aber Sie werden merken, dass das Nein mit der Zeit immer leichter von den Lippen geht.

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