Checkliste für Besprechungen: Wie Sie auf schwierige Teilnehmer reagieren sollten

28. July 2017
Führungskompetenz, Management & Strategie, Soft Skills
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Besprechungen können zeitraubend und nervig sein. Vor allem, wenn Sie ein Meeting mit Nörglern oder Querulanten bestreiten müssen. Während Herr Müller immer an allem herummeckert, sagt Frau Brecht meist nie etwas. Anders Frau Weber, sie reißt ständig das Wort an sich. Und Herr Martens hat bei jedem Diskussionspunkt erst einmal einen dummen Spruch auf Lager.

Wie können Sie auf schwierige Teilnehmer reagieren?

Unser Kommunikationsprofi Prof. Dr. Christian Zielke hat für Sie eine praktische Checkliste zusammengestellt, die Ihnen dabei helfen soll, schwierige Teilnehmer nicht nur auszuhalten, sondern, sondern bestenfalls die Besprechung auch in die von Ihnen gewünschte Richtung zu lenken. Dazu hat der Experte sieben Arten von Herausforderungen mit den dazu passenden Tipps definiert.

Starke Zurückhaltung und Schweigsamkeit

  • Tolerieren Sie die Betreffenden und intervenieren Sie nicht sofort.
  • Nehmen Sie immer wieder Blickkontakt auf und „vergessen“ Sie die Zurückhaltenden nicht.
  • Suchen Sie im Verlauf der Besprechung Anknüpfungspunkte zum Arbeitsfeld und zur Kompetenz der Zurückhaltenden und fragen Sie nach persönlichen Erfahrungen.
  • Erleichtern Sie das „Auftauen“ durch Partner- und Gruppenarbeit, wenn sich die gesamte Gruppe zurückhält.

Dominierende Teilnehmer

  • Geben Sie den betreffenden Personen Raum und lassen Sie sie ihre Vorschläge und Ideen artikulieren.
  • Würdigen Sie die Ideen und das Engagement.
  • Lassen Sie die Gruppe dazu Stellung nehmen.
  • Bauen Sie als Besprechungsleiter keine Rivalität auf und lassen Sie sich nicht beeindrucken (auch wenn der Betreffende nach vorne kommt und es scheint, als wolle er selbst die Moderation übernehmen).
  • Bedanken Sie sich für die Anregungen, wenn der Beitrag des Betreffenden geendet hat, und fahren Sie mit der Moderation fort.

Lange Monologe und Beiträge

  • Bremsen Sie schwierige Teilnehmer taktvoll aus.
  • Würdigen Sie die Vielzahl der genannten Aspekte.
  • Halten Sie die Wertschätzung aufrecht.
  • Bitten Sie bei passender Gelegenheit insgesamt um kurze Beiträge.

Aggressives Verhalten

  • Bleiben Sie immer ruhig.
  • Melden Sie auch zurück, dass Sie das große emotionale Engagement des Beitragenden wahrnehmen – verwenden Sie dazu aber gemäßigte Worte.
  • Fragen Sie bei diffuser Erregung gegebenenfalls, wer konkret der Adressat des Ärgers ist (diese Frage allein verringert oft schon das Erregungsniveau).

Dauerndes Nörgeln, Kritisieren oder Verwenden von Killerphrasen

  • Lassen Sie die Gruppe den Gehalt der Kritik neutral analysieren.
  • Fragen Sie den Betreffenden, wo der wirkliche Grund der Unzufriedenheit liegt.
  • Klären Sie anschließend mit der Gruppe, ob die Bearbeitung der Unzufriedenheit in das Meeting gehört oder ein anderes Forum braucht.

Persönliche Angriffe und Abwertungen

  • Konfrontieren Sie die betroffene Person eindeutig und unmittelbar mit ihrem Vorgehen, aber bleiben Sie dabei fair.
  • Machen Sie deutlich, dass das Verhalten nicht akzeptiert wird.

Flotte Sprüche oder Clownerie

  • Erfreuen Sie sich an dem anregenden und auflockernden Verhalten, so lange es in Grenzen bleibt – würdigen Sie die positiven Wirkungen.
  • Bitten Sie den Betreffenden um die Darstellung seiner Position zur gerade behandelten Sachfrage, wenn deutlich wird, dass andere Teilnehmer sich gestört fühlen. Lassen Sie anschließend die Gruppe Stellung nehmen. Auf diese Weise integrieren Sie den Betreffenden in die Erörterung.
  • Bitten Sie die Gruppe taktvoll zu dem Verhalten Stellung zu nehmen, sollte eine massive Störung der Gruppe vorliegen – zum Beispiel in Form einer Regelformulierung: „Wie wollen wir in der Gruppe mit auflockerndem Verhalten umgehen?“
  • Suchen Sie notfalls das Vier-Augen-Gespräch mit der betreffenden Person.

Wir hoffen, dass Ihnen diese Checkliste unseres Experten als Leitfaden für Besprechungen dient und Sie im Umgang mit schwierigen Teilnehmern unterstützt. Sie brauchen weitere Tipps? In unserem Blog unterstützen wir Sie regelmäßig mit weiteren praktischen Tipps und spannenden Experten-Beiträge.

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