Change-Management: Wie Sie Veränderungen kommunizieren und verankern

22. February 2021
Prozessmanagement, Soft Skills
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Es ist hinreichend bekannt, dass sich Unternehmen nicht auf ihren Erfolgen ausruhen dürfen. Die Globalisierung, der technologische Fortschritt und weitere Faktoren bringen eine unglaubliche Schnelligkeit in die Wirtschaft. Diese zwingt Ihr Unternehmen dazu, innovativ zu bleiben, wollen Sie auch in Zukunft in den dynamischen Märkten bestehen oder sich gar von der Konkurrenz absetzen.

Wandelbar sein und sich stets neu erfinden lautet also die Devise. Das wiederum bedeutet, dass Veränderungen einen ganz wesentlichen Erfolgsfaktor darstellen. Wir fassen in diesem Beitrag die drei wichtigsten Schritte erfolgreicher Veränderungsprozesse zusammen. Was dabei eine besondere Rolle spielt, ist die Kommunikation, denn jeder Veränderungsprozess ist nur so gut, wie die ihn begleitende Kommunikation. Kein Wunder, müssen Führungskräfte und Mitarbeiter die Veränderung doch gut verstehen, überzeugend finden und aktiv mit umsetzen, damit sie ihre volle Wirkung entfalten kann. Sie erhalten deshalb zu jedem Schritt Tipps für Ihre Change-Kommunikation.

Schritt 1: Unfreezing – Tauen Sie die Veränderung langsam auf

Wenn Sie einen Kuchen aus dem Gefrierfach nehmen, können Sie diesen nicht sofort essen. Sie müssen ihm Zeit geben, aufzutauen und genießbar zu werden. Das Gleiche gilt für Veränderungen – auch sie erscheinen den betroffenen Personen oft nicht auf den ersten Blick genießbar. Tauen Sie die Absicht der Veränderung daher langsam auf. Das bedeutet nichts anderes als dass Sie Ihre beabsichtigte Veränderung gut vorbereiten, indem Sie fünf Punkte berücksichtigen:

Definieren Sie die konkreten Ziele, die Sie mit der Veränderung verfolgen.

Tragen Sie überzeugende Argumente zusammen, warum es sich lohnt, das Ziel zu verfolgen – sowohl für das Unternehmen als auch für Führungskräfte und Mitarbeiter.

Treten Sie mit anderen Führungskräften in den Dialog, um Ihre Idee vorzustellen und im Unternehmen ein Bewusstsein für die Notwendigkeit der Verbesserung zu schaffen.

Überzeugen Sie vor allem, indem Sie zeigen, wie Ihre Veränderung an bestehende Prozesse anknüpft und so die Brücke zu etwas Neuem und Effektiverem schafft.

Kommunizieren Sie Ihre Strategie frühzeitig Ihrem Team. Stellen Sie dabei vor allem das erreichbare Ziel, die ungeahnte Dringlichkeit sowie den individuellen Nutzen für den einzelnen Mitarbeiter vor und animieren Sie anschließend zu einer offenen Diskussion, sodass jeder sein Feedback äußern darf.

Lassen Sie das Gesagte im Anschluss Revue passieren und arbeiten Sie konstruktive Gedankengänge aus den vorangegangenen Gesprächen in Ihr Konzept mit ein.

Gewähren Sie Ihren Mitarbeitern eine gewisse Zeit, um sich auf die Veränderung einzustellen, bevor Sie diese auch wirklich umsetzen.

Es ist nur natürlich, dass Veränderungen erst einmal mit Vorsicht betrachtet werden. Der Mensch ist und bleibt ein Gewohnheitstier. Wenn Sie jedoch überzeugend argumentieren, jeden Mitarbeiter in den Veränderungsprozess einbeziehen und ihm Zeit gewähren, haben Sie den ersten wichtigen Schritt gemacht, damit Ihre Veränderung akzeptiert wird und sie die gewünschte Wirkung erzielen kann.

Schritt 2: Changing – Führen Sie die Veränderung kontrolliert ein

Wissen alle Beteiligten Bescheid und konnten sich an den Gedanken der Veränderung gewöhnen, geht es ans Eingemachte. Sie führen Ihre Veränderung ein. Doch nur, weil sich die Mitarbeiter mit der Veränderung abgefunden haben oder sich gar darauf freuen, ist diese noch lange kein Selbstläufer. Die erhoffte Wirkung kann Ihre Veränderung nur entfalten, wenn Sie folgende Aspekte beachten:

Begleiten Sie als Verantwortlicher den Veränderungsprozess bei seiner Einführung – schließlich geht es um das Eingreifen in die bisherigen Gewohnheiten Ihrer Mitarbeiter.

Glänzen Sie in dieser Zeit auf keinen Fall durch Abwesenheit, sondern zeigen Sie, dass Sie an den Erfolg der Veränderung glauben, dass Sie für Ihre Mitarbeiter da sind und sich dafür interessieren, ob alles reibungslos verläuft.

Bieten Sie passende Schulungen an, damit sich Ihre Mitarbeiter fehlendes Wissen aneignen und konkrete Fragen in Verbindung mit der Veränderung frühzeitig klären können. Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter, diese Möglichkeiten auch wahrzunehmen und aktiv an der Veränderung teil zu haben.

Überwachen Sie den Change-Prozess kontinuierlich, um rechtzeitig eingreifen zu können, wenn etwas harkt oder Sie merken, dass vielleicht noch nachgearbeitet werden sollte.

Ermöglichen Sie jedem Mitarbeiter, die durch die Veränderung resultierenden neuen Prozesse ausgiebig zu testen, um sich daran zu gewöhnen, bevor dieser beispielsweise im stressigen Arbeitsalltag des Kundenservice an der Tagesordnung ist. So vermeiden Sie unnötige Verzögerungen oder Ausfallzeiten aufgrund von fehlender Routine.

Setzen Sie regelmäßige Teammeetings an, in denen jeder Mitarbeiter zu Wort kommen darf und während der Einführungsphase aufkommende Fragen oder Probleme schildern kann. Halten Sie unbedingt alle Rückmeldungen fest, um diese zu prüfen, zu lösen und Erkenntnisse für zukünftige Veränderungsprozesse zu gewinnen.

Bieten Sie auf Basis der Meeting-Erkenntnisse weiterführende Trainings an, um die Leistungsfähigkeit jedes Mitarbeiters im neuen Prozess schnell sicherstellen zu können.

Stellen Sie erste Erfolge im Team vor. Das stärkt nicht nur das Vertrauen in den Veränderungsprozess, sondern motiviert jeden Einzelnen dazu, selbst positive Ergebnisse zu generieren und seinen Erfolg persönlich vorzustellen.

Wenn Sie sich an diese Aspekte halten, werden Sie es recht schnell schaffen, alte Verhaltensmuster und Prozesse zu verlassen und Ihre Mitarbeiter an die neue Vorgehensweise zu gewöhnen.

Schritt 3: Refreezing – Frieren Sie die Veränderung möglichst schnell ein

Das ist natürlich im übertragenen Sinn gemeint. Ihr Ziel sollte es sein, nach der Einführung der Veränderung dafür zu sorgen, dass die neuen Gewohnheiten auch fest im Alltag verankert werden. Nur dann können Ihre durch die Veränderung beabsichtigten Ziele, wie zum Beispiel eine Beschleunigung von Abläufen und damit das effektivere Arbeiten, auch langfristig erreicht werden. Landen die Vorteile Ihrer Veränderung hingegen nach einigen Tagen gedanklich in der Schublade, wird sich nicht der gewünschte Erfolg einstellen. Beherzigen Sie daher zum Schluss noch diese Tipps:

Überwachen Sie auch nach der Einführungsphase der Veränderung deren Funktion. Erstellen Sie Reports mit den für Sie relevanten KPIs. Befragen Sie in regelmäßigen Abständen Ihre Mitarbeiter, ob der neue Prozess reibungslos läuft. Hinterfragen Sie im Laufe der Zeit auch ruhig mal dessen Aktualität – vielleicht wird es nötig, den Prozess erneut zu verändern, um dessen Wirtschaftlichkeit und Zukunftsfähigkeit zu sichern.

Geben Sie Ihren Mitarbeitern ausreichend Zeit, um den neuen Prozess zu verinnerlichen.

Leisten Sie, wenn nötig, weitere Hilfestellung nach der Einführung, sollten Sie merken, dass einzelne Mitarbeiter noch Probleme mit der Veränderung haben. Bieten Sie zum Beispiel zusätzliche Schulungen an oder holen Sie Erfahrungsberichte anderer Mitarbeiter ein, um dafür zu sorgen, dass der Prozess für alle Mitarbeiter gut leistbar wird.

Präsentieren Sie den neu verankerten Prozess im Unternehmen, sodass andere Bereiche davon lernen und profitieren können. So ebnen Sie den Weg dafür, dass erfolgreiches Change-Management ein Teil Ihrer Unternehmenskultur wird.

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