Sind Sie Assistenz in der Rechtsabteilung? Das wird von Ihnen erwartet!

Die Rechtsabteilung ist ein wichtiger Teilbereich in jedem größeren Unternehmen. Gleichzeitig sind die Inhalte und Aufgaben sehr komplex und die sich ständig ändernden Gesetze, Vorgaben und Richtlinien bringen immer wieder Herausforderungen mit sich. Das Anforderungsprofil ist dementsprechend für jeden Mitarbeiter in dieser Abteilung sehr umfangreich – auch für Sie als Assistenz. In diesem Beitrag geben wir Ihnen einen Überblick über die wichtigsten Fähigkeiten, die Sie benötigen, um sich als Assistenz in der Rechtsabteilung zu behaupten und sich auf neue Herausforderungen vorzubereiten.

Organisatorisch gesehen hat die Rechtsabteilung eine wichtige beratende Funktion im Unternehmen. Als Assistenz in diesem Bereich kommen Sie deshalb mit vielen verschiedenen Mitarbeitern des Unternehmens in Kontakt. Das allein ist eine schwierige Aufgabe, deren Bewältigung vor allem drei Fähigkeiten benötigt:

Zusätzlich ist die Rechtsabteilung in den meisten Firmen direkt der Geschäftsleitung unterstellt. Schließlich geht es in vielen Fällen um wichtige – ja teilweise überlebenswichtige – Inhalte, die Vertraulichkeit, Loyalität und Seriosität voraussetzen.

Die Aufgaben einer Assistenz innerhalb der Rechtsabteilung haben sich in den letzten Jahren stark gewandelt. Früher gehörten überwiegend klassische Bürotätigkeiten und administrative Aufgaben zum Tätigkeitsbereich. Diese wurden durch einen direkten Auftrag des Chefs eingeleitet und dann abgearbeitet.

Heute gehört weitaus mehr zu den Aufgaben einer professionellen Assistenz in der Rechtsabteilung eines Unternehmens. Sekretariatsaufgaben sind lediglich die Grundvoraussetzung an die Assistenz. Zusätzlich wird von Ihnen erwartet, dass Sie die Arbeit Ihres Chefs inhaltlich verstehen und diese mit Eigeninitiative und Ideen unterstützen. Das Ziel dabei ist es, dass Sie Ihren Vorgesetzten in seinem Daily Business tatkräftig unterstützen, indem Sie eigene juristische Tätigkeiten übernehmen können.

Es ist auch kein Geheimnis mehr, dass die Bürowelt immer digitaler wird. Als Assistenz in der Rechtsabteilung werden elektronische Vergabeverfahren daher für Sie an Bedeutung gewinnen. Zudem wird die Informationsflut zunehmen, da viele Informationen oder Prozesse auf elektronischem Wege übermittelt werden.

Wenn wir die Aufgaben für eine Assistenz in der Rechtsabteilung in einzelne Rollen zusammenfassen, ergeben sich weitaus umfassendere Beschreibungen für Ihre Tätigkeit als die klassische Sekretärin:

Da die Rechtsabteilung, wie bereits eingangs erwähnt, höchst vertrauliche Daten und Fälle bearbeitet, die unternehmensintern bleiben sollten, kommt es neben rechtlichen Grundkenntnissen sowie dem genannten Organisations-, Service- und Kommunikationsgeschick auf weitere persönliche Fähigkeiten, sogenannte Soft Skills, an, damit Sie als Assistenz in der Rechtsabteilung als zuverlässige Größe angesehen werden. Wir haben für Sie die Top 3 dieser Anforderungen zusammengestellt.

1. Loyalität: Man zählt auf Sie!

Hinter diesem Schlagwort verbirgt sich Ihre Verbundenheit mit Ihrem Unternehmen – ja, in gewisser Weise die Solidarität, die Sie freiwillig zu leisten bereit sind. In der Rechtsabteilung ist die Treue zu Ihren Vorgesetzten, der Geschäftsleitung und damit dem gesamten Unternehmen ausschlaggebend. Der Betrieb ist darauf angewiesen, dass er sich zu 100 Prozent auf Sie, Ihre Initiative und Ihre Verschwiegenheit verlassen kann. Und damit kommen wir auch schon zum zweiten Punkt.

2. Verschwiegenheit: Vertrauliche Informationen lauern an jeder Ecke!

In der Rechtsabteilung haben Sie als Assistenz täglich mit brisanten Informationen zu tun. Diese müssen Sie in jedem Fall diskret behandeln – man erwartet aber gleichzeitig von Ihnen, dass Sie sich heraushalten, wenn der Flurfunk sich meldet, auf den Gängen gesprochen wird und Gerüchte gestreut werden. Sie müssen außerdem schnell und sicher entscheiden können, welche Informationen Sie an wen weiterreichen dürfen.

3. Zuverlässigkeit: Im Umgang mit Fristen ist Ihre Gewissenhaftigkeit gefragt!

Stehen Sie unbedingt immer zu Ihren Aussagen und halten Sie sich an getroffene Absprachen. Ihre Vorgesetzten müssen sich darauf verlassen können, denn gerade im Umgang mit Fristen ist Ihre Gewissenhaftigkeit unverzichtbar. Geht Ihnen mal etwas durch die Lappen, dann stehen Sie zu Ihrem Fehler. Überdenken Sie Ihre Arbeitsweise und schlagen Sie Ihrem Chef vor, wie Sie so etwas zukünftig vermeiden wollen.

Diese drei Kompetenzen legen einen wichtigen Grundstein für Ihren Erfolg als Assistenz in der Rechtsabteilung. Versäumen Sie dabei aber nicht, sich ständig über die aktuellen Begriffe und Prozesse zu informieren, um Ihren Chef bestmöglich unterstützen zu können. Dazu gehören beispielsweise der gekonnte Einsatz von fachspezifischem Vokabular, eine effiziente Aktenführung oder auch der professionelle Umgang mit dem Handelsregister.

Quelle:

Seminarunterlagen zur Veranstaltung "Die professionelle Assistenz in der Rechtsabteilung 01/2017" von Dr. Stephanie Kaufmann-Jirsa, Rechtsanwältin, und Elisabeth Quedenfeld, Bayerische Landesbank