Die Assistenz 4.0: So transformieren Sie sich zur Assistenz der Zukunft

28. August 2020
Sekretariat & Assistenz
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Wer immer tut, was er schon kann, bleibt immer das, was er schon ist


Henry Ford

Die Industrie, das Banking und auch das Arbeiten werden 4.0. Es scheint, als würde sich jeder Bereich transformieren und ins digitale Zeitalter eintreten. Gehen Sie mit und werden Sie zur Assistenz 4.0:

Halten Sie mit der vierten industriellen Revolution mit und setzen Sie sich mit neuen Arbeitsweisen, -methoden und Tools auseinander.

So furchterregend die Digitalisierung manchmal klingt, so viele neue Möglichkeiten bringt sie auch mit sich. Wir zeigen Ihnen gemeinsam mit unseren Experten in diesem Beitrag, wie Sie den digitalen Wandel für die zeitgemäße Chefentlastung nutzen und zur Assistenz 4.0 werden.

Experten-Tipps von Digital Transformation Managerin Silke Nevermann

Im Interview mit unserer Expertin und Digital Transformation Managerin Silke Nevermann geben wir Ihnen Tipps, wie Sie die Angst vor neuen technischen Möglichkeiten verlieren können. Außerdem gibt Frau Nevermann einen Einblick in ihr digitalisiertes Arbeitsleben und zeigt auf, wie wichtig Professional Webconferencing in Zukunft sein wird.

Haben Sie als Assistenz 4.0 keine Angst vor der Digitalisierung

Liebe Frau Nevermann, was können Sie Assistenzen raten, die etwas ängstlich an neue digitale Möglichkeiten herangehen?

Es ist höchste Zeit, den Job der Assistenz neu zu definieren und neu zu gestalten. Das halte ich für eine tolle Chance, deren Vorteile klar überwiegen und die jeder jetzt ergreifen kann. Natürlich klingt das auch beunruhigend oder ein wenig bedrohlich. Wer sich aber auf das besinnt, was den Assistenzberuf im Grunde ausmacht, nämlich Organisationsstärke, Detailgenauigkeit, sicheres Wissen über Abläufe im Unternehmen und ein gutes Netzwerk – oft auch siloübergreifend in größeren Konstrukten -, der muss ganz sicher keine Angst vor der Zukunft im Job haben.

Das für unser heutiges schnelles und vernetztes Arbeiten notwendige Wissen über den Einsatz und den sinnvollen Gebrauch digitaler Tools kann man lernen. Die zur Gestaltung der Veränderung aber so notwendigen vorgenannten Eigenschaften füllt diese Berufsgruppe als eine der wenigen sowieso schon aus. Das müssen andere erst mühsam lernen. Von daher sehe ich einen klaren Vorteil der Assistenz bei der Einführung neuer, nicht nur digitaler, Arbeitsweisen.

Das Berufsbild der Assistenz wird sich wandeln: Willkommen Assistenz 4.0

Wie stark wird sich der Beruf der Assistenz Ihrer Meinung nach in den nächsten Jahren wandeln?

Ich glaube, das Berufsbild der Assistenz muss und wird sich auf jeden Fall in den nächsten Jahren verändern. Die große Chance für alle, die heute dabei sind, ist, dass sie den Wandel mitgestalten können! Da braucht es Selbstvertrauen, Lernbereitschaft und vor allem den Willen zur Veränderung!

Wir sind mittendrin im digitalen Wandel

Gibt es Möglichkeiten, sich heute schon auf den digitalen Wandel der Zukunft vorzubereiten? Schon heute?

Der Wandel steht uns nicht bevor, wir sind mitten drin. Und wenn Sie sich die private Nutzung digitaler Möglichkeiten anschauen, wandeln wir uns alle auch schon kräftig mit – ganz ohne Ängste und manchmal mit Blick auf den Datenschutz sogar ohne eigentlich notwendige Bedenken.

Vorbereiten müssen wir uns also nicht. Wir müssen das nur professionalisieren, mit offenem Blick die Möglichkeiten digitaler Anwendungen betrachten und bewerten und uns vor allem über die Notwendigkeit des vernetzten Arbeitens bewusst sein.

Wenn man sich die heutige Informationsgeschwindigkeit der Zunahme der weltweiten Datenmengen anschaut, wird klar: Gemütlicher wird es im Job nicht mehr werden. Wir werden diesem Tempo in Zukunft nur dann standhalten, wenn wir uns darauf besinnen, besser und nicht noch schneller zu arbeiten. Schneller werden wir nicht schaffen, besser schon.

Das bedeutet vor allem, bewährte – oft auch noch papiergestützte – Abläufe und Arbeitsroutinen in Frage zu stellen, mit Hilfe der Möglichkeiten digitaler Arbeitsweisen neu zu denken und dann auch zu verändern. Das müssen wir dringend trainieren, für uns, für das Team, für das gesamte Unternehmen! Das ist der eigentliche Wandel, der uns herausfordert – und die Assistenz kann und sollte da eine wichtige Schlüsselrolle übernehmen.

Der Arbeitsalltag der Assistenz 4.0

Als Expertin für das Arbeiten in der Zukunft besitzen Sie doch sicher kein analoges Notizbuch mehr, oder?

Wie digital sieht Ihr Arbeitsalltag eigentlich aus? Mein Arbeitsalltag ist sehr digital. Ich bin örtlich absolut flexibel, kann von überall aus arbeiten und habe meine Daten überall verfügbar – eine stabile Internetverbindung vorausgesetzt. Meine Buchhaltung ist zu fasst 100 Prozent digital organisiert. Ich scanne Belege mit dem Smartphone und stelle sie darüber direkt in ein System ein, das auch mein Steuerberater bedient. Wir arbeiten also papierlos und vernetzt zusammen. Papierbelege sind die absolute Ausnahme. Das spart Zeit und bringt Informationssicherheit und natürlich haben wir dabei den Datenschutz im Blick.

Notizen halte ich in einem digitalen Notizbuch fest und terminiere mir dort auch direkt die Wiedervorlage. So werde ich automatisch zum richtigen Zeitpunkt erinnert, eine Aufgabe zu erledigen. Für ganz kurze Notizen oder Gedanken nutze ich digitale Post it’s. Papier nutze ich regelmäßig nur noch im Kundentelefonat. Da mache ich mir handschriftliche Notizen, die ich allerdings direkt im Anschluss digitalisiere oder in meine digitale To-do-Verwaltung einarbeite.

Vorbesprechungen mit Kunden oder Meetings mit Kooperationspartnern finden oft als Webmeeting statt. Dort teilen wir dann natürlich die Bildschirminhalte oder arbeiten gemeinsam am Whiteboard. Mit einigen Kunden arbeite ich auch gemeinsam im digitalen Arbeitsraum, wie zum Beispiel in MS Teams. Wichtig ist bei allen Vorteilen der digitalen Zusammenarbeit aber natürlich immer, dass der Mix zwischen virtueller und persönlicher Kommunikation ausgewogen ist. Darauf lege ich größten Wert.

Professional Webconferencing wird nicht nur für die Assistenz 4.0 immer wichtiger werden

Welche Tools dürfen Ihrer Meinung nicht fehlen, um effizient und digital zu arbeiten?

Ich bin keine Freundin davon, digitale Tools zu promoten. In erster Linie ist es wichtig, dass wir die digitalen Tools und Anwendungen, die uns im Arbeitsumfeld zur Verfügung stehen möglichst vollumfassend und vor allem im richtigen Rahmen einsetzen. Da ist oft noch Luft nach oben und viele meiner Kunden sind überrascht, dass es nicht das zehnte tolle Tool zur Erfüllung einer Aufgabe braucht, sondern nur eine abgestimmte und sinnvoll entwickelte Gestaltung der vorhandenen Möglichkeiten im Team.

Wenn Sie mich aber nach der größten Bedeutung digitaler Anwendungen fragen, dann wird das Thema „Professional Webconferencing“ in Zukunft immer wichtiger werden. Dabei geht es mir nicht in erster Linie um die heute bereits immer einfacher zu bedienenden Tools wie WebEx oder MS Teams (als Nachfolger von MS Skype, dass von MS zum 31.07.2021 in Rente geschickt wird) und andere. Meetings werden in Zukunft immer öfter digital stattfinden. Virtuelle Meetings allerdings funktionieren nur vordergründig wie gewohnte Präsenzmeetings. Es gibt Umfragen, die bestätigen, dass 80 Prozent der Poweruser virtueller Konferenzen diese deswegen mögen, weil man währenddessen so gut seine E-Mails bearbeiten kann. Das geht natürlich komplett am Sinn, eine konzentrierte und ergebnisorientierte Besprechung zu halten, vorbei. Es ist ineffizient und das kann sich heute kein Unternehmen mehr leisten. Hier müssen wir schnell lernen, virtuelle Zusammenarbeit besser zu gestalten! Wichtig ist dabei, dass wir uns bewusst sind, dass virtuelles Zusammenarbeiten anderen Dynamiken folgt, als wir diese kennen und wir uns entsprechend verhalten. Wir müssen lernen, trotz virtueller Distanz effizient zu arbeiten. Dafür gibt es Methoden, die man lernen kann. Auch hier sehe ich übrigens für das zukünftige Berufsprofil der Assistenz eine große Chance, solche neuen Arbeits- und Denkweisen im Team und im ganzen Unternehmen zu etablieren.

Nutzen Sie die Digitalisierung und werden Sie zur Assistenz 4.0

Trainerin und Fachbuchautorin Claudia Behrens-Schneider verrät ihre Tipps in unserem Video:

Und auch unsere Expertin Diana Brandl verdeutlicht, wie sich das Berufsbild der Assistenz durch digitale Möglichkeiten verändert:

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